30 дней доступа к подписке бесплатно по промокоду
LETO
Активировать
18+

Почему качественно провести онлайн-конференцию стоит миллионы

«Чтобы устроить онлайн-мероприятие, хватит платной подписки на Zoom — на что тут ещё тратиться-то?»

В закладки

Из-за пандемии и вызванного ей карантина формат мероприятий кардинально поменялся, все пробуют перейти в онлайн. Стандарта проведения онлайн-конференций еще не появилось, поэтому затраты сложно просчитать заранее. И может возникнуть обманчивое ощущение: «да для видеотрансляции докладов бюджет и не требуется».

Мы уже много лет делаем ИТ-конференции в офлайне, этим летом переводим «на удаленку» сразу восемь, и бюджет при этом более чем потребовался. Рассказываем, почему качественная организация потребовала от нас больших расходов — о части которых вы могли даже не задумываться.

Казалось бы, что здесь может требовать бюджета

Для начала посмотрим, что было в офлайне

Чтобы было с чем сравнить, стоит вспомнить, сколько денег и на что требует организация офлайновой конференции. Бюджеты очень сильно различаются в зависимости от конкретного мероприятия, поэтому уточним: в нашем случае речь идет об ИТ-конференциях от 500 до 2500 человек в Москве и Санкт-Петербурге. У таких среди главных статей бюджета можно выделить:

  • Аренду помещений.
  • Аренду оборудования.
  • Оплату работы персонала (инженеры, официанты, охрана).
  • Кейтеринг (обеды, кофебрейки, вечеринки).
  • Полиграфию и подарки для участников.
  • Дорогу и проживание для спикеров и команды.

Аренда и подготовка помещения под мероприятие — самый дорогой пункт, на который требовалось более 10 млн рублей за конференцию. Следом идет кейтеринг — в среднем 10 млн. Оборудование — порядка 3 млн.

Среди основных расходов на докладчиков — перелеты, проживание и визы. На наших конференциях бывают спикеры со всего мира, поэтому в среднем на дорогу и проживание в рамках одного события могло уходить около 2,5–3 млн рублей. Если конференция проводится не в том городе, где мы базируемся, то в статью расходов добавляется выезд команды — он стоит от 500 тысяч до 1 млн рублей.

Еще от 1,5 млн рублей уходит на оплату работы персонала на конкретной конференции. Также заметную статью расходов составляет полиграфия: это и стенды с баннерами, и брошюры, и welcome pack для участников. В случае с JUG Ru Group траты могут доходить до 1 млн рублей на одну конференцию.

Пока что были перечислены расходы, напрямую привязанные к конкретному мероприятию. Но когда организация конференций — основная деятельность компании, есть также ее постоянные расходы: аренда офиса, ФОТ штатным сотрудникам и так далее. Они покрываются доходами от всех конференций суммарно.

А теперь посчитаем, что в онлайне

С первого взгляда кажется, что все расходы ушли. Больше не нужно ни арендовать площадку, ни кормить участников, ни оплачивать авиабилеты, ни изготавливать баннеры. На что тогда тратить-то?

Теоретически действительно возможно обойтись совсем без бюджета, и для каких-то мероприятий это подойдет. Но если речь о крупной конференции, а организовать ее хочется по-настоящему качественно, ситуация сразу меняется. Мы хотим выдержать планку качества, к которой привыкли участники наших офлайновых конференций, и в нашем случае стали актуальны, например, следующие статьи расходов:

  • Оборудование студий.
  • Закупка техники для аппаратных помещений эфира.
  • Обучение сотрудников основам стриминга + работа подрядчиков.
  • Разработка своей онлайн-платформы.

Студия и аппаратная

Хотя можно заставить всех спикеров просто озвучить свои доклады из дома на своём оборудовании и ограничиться этим, этот вариант сложно назвать оптимальным.

Стандартные доклады, привычные по офлайновым конференциям, тяжело воспринимаются в онлайне: зрители перед экранами быстро устают слушать монотонную речь. Чтобы исправить это и сделать все живее, на мероприятиях желательны ведущие, а к докладам есть смысл добавить другие форматы (вроде интервью, ток-шоу, баттлов и тому подобного). А выглядеть всё это должно как можно презентабельнее.

В итоге мы поняли, что нам требуются студии, где можно качественно снимать ведущих и часть спикеров (тех, которые могут приехать лично, а не находятся в других странах, так что при закрытых границах неизбежно будут выступать из дома). Большинство студий расположили в нашем офисе в Петербурге (помещения как раз пустовали с тех пор, как мы перешли на удаленку).

Минимальный набор мебели для студии (cтол и пара стульев) обойдется в 20 тысяч рублей. К этому добавляется стоимость оборудования: нужны свет, штативы, видеокамеры, телевизоры-суфлёры, декорации, микрофоны и звуковые пульты. Точная сумма будет зависеть от того, какое оборудование вы используете, арендуете вы его или покупаете. Стоимость мебели и оборудования умножается на количество студий, которые вам нужны (у нас их четыре).

Если хочется получить не «кухонный вебинар», а плотную трансляцию с приличной картинкой и звуком, разными планами и аккуратным монтажом, то помимо студий, потребуются и аппаратные — технические помещения с оборудованием и командами эфира. Устройству таких помещений мы посвятили отдельный большой пост на «Хабре», где расписаны все технические детали, а ниже будет порядок цен для части технического оборудования.

Например, чтобы подключить докладчика по сети, мы используем профессиональный стриминговый софт — vMix. Он помогает забирать видео и звук от удаленных докладчиков, гибко настраивать эфирную картинку, переключаться между разными планами и точно мониторить все параметры интернет-соединения с удаленными спикерами. Например, если у спикера резко упала скорость интернета, то можно вручную переключить качество изображения.

Для наших задач нужно приобрести четыре лицензии vMix Pro по $1200 за лицензию и ещё четыре лицензии vMix 4K по $700. Итого покупка стримингового софта обошлась нам примерно в 540 тысяч рублей.

В аппаратной требуются мощные компьютеры с платами видеозахвата — наши стоят порядка 200 тысяч рублей за штуку. Помимо них, используем ноутбуки, стоимость каждого из которых приближается к 100 тысячам.

Кроме того, нам понадобились микшерные пульты, MIDI-контроллеры, источники бесперебойного питания, микрофоны, стереогарнитуры и т.д. и т.п. Цифровой микшерный пульт Yamaha TF1, который мы обычно используем на офлайн-конференциях, стоит нынче почти 200 тысяч рублей. Впрочем, если у вас нет сложных задач по звуку в студии, то пульт можно купить и в разы дешевле — тысяч за 20.

Отдельный момент — оборудование спикеров. Если какой-то спикер выступает не из студии, а удаленно, то имеющиеся у него микрофон с камерой (например, встроенные в ноутбук) могут совершенно не подходить вам по качеству. Тогда потребуется решить, закупаете ли вы оборудование для спикеров. Если да — готовьтесь выложить за микрофон и веб-камеру для каждого спикера ещё несколько десятков тысяч рублей.

Подведем промежуточный итог: только на железо и софт для обеспечения качественной трансляции мы потратили более 5 млн рублей.

Дополнительно к этому часть техники мы арендуем, например, видеокамеры. Аренда более-менее приличной камеры может стоить 2000 рублей в день, а наш конференционный сезон из 8 мероприятий продлится около месяца, и в таком сценарии аренда одной камеры за сезон составит уже около 60 тысяч рублей.

Кроме того, мало закупить правильное оборудование: с ним нужно уметь работать. Мы годами проводим конференции, команда у нас опытная, но это в офлайне — а в онлайне роли меняются, и команду необходимо переобучать буквально на лету:

  • Продюсеры заранее делают вёрстку эфиров и ведут эфир как режиссёры трансляции;
  • Ассистенты продюсера полностью отвечают за спикеров и их своевременное появление в эфире.
  • Инженеры эфира подключают спикеров и их слайды, настраивают звук, собирают настройки для последующего монтажа, настраивают экраны, на которых удаленный спикер видит себя (talkback).

Монтажеры выбирают планы и ракурсы, следят за звуком и изображением, чтобы в случае чего скомандовать инженерам их починить. В идеале в студии должны работать две пары инженеров и монтажеров: пока идет один доклад, другие подключают следующего спикера и готовят его к эфиру. То есть, для организации хорошего эфира вам может понадобиться от пяти профессионалов для обеспечения работы аппаратной.

Своя платформа под онлайн

Когда речь о маленьком мероприятии, можно обойтись исключительно стандартными сервисами: Zoom, YouTube, Telegram. Но в случае с крупными конференциями этого становится недостаточно. Если у вас платные билеты, то стрим на YouTube с доступом «по ссылке» не подходит: ссылка моментально утечет в интернет. А если вам необходимо, чтобы на мероприятии у спонсоров были «виртуальные стенды», то встроенные возможности Zoom в этом не помогут.

В итоге напрашивается необходимость разработки своей собственной платформы, где будет воплощена нужная вам функциональность. Это не значит, что популярные сервисы использовать вообще нельзя: например, можно показывать доклады через собственное решение для трансляций, а вот для их обсуждений отправлять всех в Telegram-чат. Но чем больше зритель получает на вашем сайте и чем меньше вынужден прыгать по другим сервисам, тем лучше.

И здесь необходимо понимать, что хорошая разработка — это всегда миллионы рублей. Например, в разработке нашей платформы для онлайн-конференций занято около десяти специалистов (аналитик, программисты и тестировщики), которые потратят на эту задачу два-три месяца. С учетом этого она обошлась более чем в 10 млн рублей.

Хорошая новость в том, что эти расходы не привязаны к одной-единственной конференции: получив платформу, дальше можно использовать ее сколько угодно на разных мероприятиях, дорабатывая по мере необходимости.

Маркетинг

Недостаточно сделать хорошую конференцию — надо еще, чтобы целевая аудитория узнала о ней и о причинах ее посетить. Здесь (в отличие, например, от аренды площадки) нет фиксированной суммы «сколько надо потратить». Какой бюджет установить вашему мероприятию и какие каналы привлечения аудитории использовать — решать вам.

Но есть вполне конкретная метрика «стоимость привлечения клиента». И вот здесь ожидает неприятный сюрприз: для онлайн-мероприятия она может оказаться куда больше, чем для офлайна. Будьте готовы к тому, что для привлечения того же количества участников вы потратитесь сильнее, чем в офлайне.

Помимо всем понятных расходов вроде контекстной рекламы, возможны и менее очевидные. Например, поскольку наша основная аудитория — разработчики, мы используем корпоративный блог на Хабре с максимальным тарифным планом. Это обходится более чем в 300 тысяч рублей в год (без учета того, что от нас требуется еще поработать, чтобы наполнить этот блог интересным контентом). И от переноса мероприятий в онлайн эта сумма никак не уменьшилась.

Постоянные расходы

И при всем этом не исчезают те постоянные расходы компании, о которых говорилось выше.

Из-за карантина мы стали работать удаленно. Но поскольку освободившийся офис переоборудовали из кабинетов в студии и аппаратные помещения, стоимость аренды почти не изменилась.

У нас команда из 70 человек, и переход в онлайн не сократил потребность в людях. Чтобы подготовить несколько крупных онлайн-конференций, идущих одна за другой, требуется много людей: от бухгалтера и аккаунт-менеджера до SMM-щика и дизайнера. А поскольку в каждой аппаратной требуется пять человек, во время самих конференций тоже потребуется много людей. В общем, ФОТ принципиально не меняется.

И так далее. Переход от офлайна к онлайну снижает себестоимость конкретной конференции, но не отменяет множество «постоянных» расходов компании: от налогов до корпоративных лицензий на софт.

Итоги

Безусловно, трансляция может обойтись гораздо дешевле офлайн-мероприятия, но это все равно не означает «дешево». Сделать большой качественный онлайн, на который пользователи захотят вернуться, вряд ли удастся без бюджета в несколько миллионов.

А при этом, помимо расходов, всем платным мероприятиям необходимо учесть еще два важных фактора:

  • В случае с онлайном билеты, как правило, стоят гораздо дешевле офлайновых.
  • И даже с дешевыми билетами люди куда менее хотят платить за что-то, происходящее на их экранах, чем за офлайновое мероприятие.

И все это вместе приводит к следующему. Со стороны может казаться «в онлайне не столкнешься с недостатком средств на проведение мероприятия». Но на самом деле для многих организаторов крупных мероприятий реальность противоположная: дефицит средств острее, чем был в офлайне, экономить требуется жестче, а окупаться сложнее.

Можно ли на таком мрачном фоне закончить чем-то более жизнеутверждающим? Да: если уже вложился в первые онлайн-мероприятия, дальнейшее масштабирование может обходиться гораздо дешевле.

В нашем случае это выглядело так: изначально мы задумали восемь больших конференций для ИТ-специалистов разных профилей, а затем решили провести еще и «фестивальчик» TechTrain для всех айтишников сразу. К моменту принятия этого решения у нас уже было закуплено оборудование, подготовлены студии и аппаратные, вложены ресурсы в платформу — все это делало дополнительные расходы на TechTrain сравнительно невысокими. А в результате участие в нем для зрителей полностью бесплатное.

В офлайне так не работает: там главные расходы вроде аренды площадки каждый раз с нуля, и если задумываешь сделать «еще одно» мероприятие, требуется «еще один» крупный бюджет.

Конференции для программистов.
{ "author_name": "JUG Ru Group", "author_type": "editor", "tags": ["\u043e\u043d\u043b\u0430\u0439\u043d","\u043a\u043e\u043d\u0444\u0435\u0440\u0435\u043d\u0446\u0438\u0438"], "comments": 16, "likes": 3, "favorites": 17, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 65157, "is_wide": false, "is_ugc": false, "date": "Thu, 04 Jun 2020 17:16:38 +0300", "is_special": false }
18+
Отпуск начинается с кино
30 дней подписки бесплатно по промокоду
LETO
Активировать
30 дней подписки КиноПоиск HD бесплатно для новых пользователей, которые ранее не оформляли подписки сервиса КиноПоиск HD, при условии привязки банковской карты. Подписка КиноПоиск HD 99 ₽/месяц. до 31.08.2020 г., далее — автопродление 269 ₽/месяц. Условия: ya.cc/4y4UX
Объявление на vc.ru
0
16 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Вижу utm — ставлю минус.

Ответить
0

utm метка и минус за статью. в чем логика?

Ответить
2

А нахуй она нужна? Маркетологи — подлизы и смотрят вам в рот

Ответить
0

Убрали!

Ответить
2

Кажется, что необходимость разработки собственной платформы надуманная и связана" с тем, что "мы же для ИТ делаем конференции, а они не поймут". Ребята, которые делают Суровый SMM, как-то обходятся стеком из готовых решений. 

чем больше зритель получает на вашем сайте и чем меньше вынужден прыгать по другим сервисам, тем лучше.

 - а лучше для кого? для вас или слушателей? если для него привычны чаты в телеграме, он все равно переключится, не на ваш, так на другой. 

А раньше вы не делали трансляции своих офлайн мероприятий?
И лицензии и оборудование вы покупаете не на одно мероприятие, а на несколько лет, цифры внушительные, но если поделить на срок использования наверняка станут сильно меньше.

Микрофоны и камеры для спикеров, даже если вы их покупаете, вы же не дарите? Да и у востребованных спикеров уже есть все свое, они давно поняли что это важно. 

Ответить
0

Ребята, которые делают Суровый SMM, как-то обходятся стеком из готовых решений.

А можете поделиться ссылкой на то, о чём речь? Зашли в соцсетевые аккаунты «Сурового питерского SMM», там уже месяцами ни одной записи, SMM действительно суровый :)

- а лучше для кого? для вас или слушателей?

Для слушателей. Например, когда надо с сайта переходить в Zoom и вводить там пароль, это создаёт трение: «я уже логинился на само мероприятие, а тут снова вводи, я за конференцию плачу чтобы с паролями возиться штоле». Это не значит «использовать Zoom не надо», но когда можно обходиться без трения — лучше обходиться.

А раньше вы не делали трансляции своих офлайн мероприятий?

Делали, и это сейчас очень помогает. Но разница между «трансляцией офлайна» и полноценным «онлайн-мероприятием» очень большая, в онлайне множество новых вопросов — от работы с удалёнными спикерами до того, как представлены спонсоры.

И лицензии и оборудование вы покупаете не на одно мероприятие, а на несколько лет, цифры внушительные, но если поделить на срок использования наверняка станут сильно меньше.

Это правда, и слова в заключении про масштабирование как раз об этом. Текст не столько про «проведение очередной онлайн-конференции на протяжении многих лет», сколько про «порог входа в хороший онлайн». Но сейчас вся индустрия с разбега столкнулась с этим порогом, и люди чаще думают не «как мы амортизируем затраты за несколько лет», а «как бы нам пережить этот сезон и при этом не подвести зрителей» :) Причём никому не известно, что будет дальше: возможно, следующий сезон уже снова окажется офлайновым, а возможно, мы все в онлайне очень надолго.

Ответить
0

Наталия https://www.facebook.com/nataliya.frankel один из организаторов Сурового smm много пишет про онлайн-мероприятия. Вот например https://www.facebook.com/nataliya.frankel/posts/10222652456119399 

Для слушателей. Например, когда надо с сайта переходить в Zoom и вводить там пароль, это создаёт трение: «я уже логинился на само мероприятие, а тут снова вводи, я за конференцию плачу чтобы с паролями возиться штоле». Это не значит «использовать Zoom не надо», но когда можно обходиться без трения — лучше обходиться.

- вы странный сценарий описываете. На вашу платформу им тоже придется логиниться и делается это один раз. Люди так и так будут скакать между окнами и вкладками, тем более если это какое-то длительное мероприятие.  

Ответить
0

Спасибо за ссылку. Мы там в конце текста как раз упомянуты как «упоротые по техническим решениям» :) Да, мы действительно подходим к техническим решениям особенно тщательно, а наша айтишная аудитория (привыкшая к такому уровню) к ним особенно требовательна. Так что «мы же делаем для ИТ, а они не поймут» отчасти правда. Добавим в наш текст уточнение об этом, спасибо.

Но, как сказано в том же посте, большинство организаторов использует бюджетные решения не из-за их оптимальности, а попросту вынужденно из-за отсутствия выбора.

Вынужденно экономить можно и на офлайн-мероприятиях — например, используя тусклые проекторы с низким разрешением. И при отсутствии альтернатив провести мероприятие так можно. Но это не значит, что потребность в хороших проекторах «надуманная».

Ответить
1

Спасибо за статью, для меня полезная.

Ответить
1

Не очень понял разборок по поводу utm и причём здесь подлизы, ну да ладно. Я о другом.
Сумбурно как-то в статье материал изложен, и видна оправдательная нота "у нас все равно до хрена расходов, поэтому провести мероприятие дорого". Да дорого, но:
1. Все-таки дешевле, и значительно, нежели офлайн. Хотелось бы увидеть итог, насколько? 
2. Формат должен быть другой, не как в офлайн, да и люди придут за другим и в другой обстановке. Поэтому это два разных мероприятия. 

Ответить
0

1. Мы пробовали составить таблицу, дающую предельно конкретный ответ «насколько дешевле», но возникло много сложностей. Во-первых, конференции ещё не прошли, поэтому расходы продолжают добавляться. Во-вторых, методика подсчёта может очень различаться. Например, если что-то из нужного оборудования у нас уже было, то в итоговое «сколько стоит онлайн» это не включать, раз мы при переходе к онлайну не платили, или включать, потому что в себестоимость онлайна это оборудование входит? Поэтому скажем так: онлайн явно в разы дешевле, а вот во сколько именно раз — зависит от многих факторов.

2. Да, конечно, у формата есть заметные отличия. О том, что от простого «набор докладов» необходимо отойти, в тексте уже сказано, а тут добавим, что в онлайне ещё и расписание резко изменили — вместо «два дня с утра до вечера» сделали «4-5 дней, но дозированно» (полный день за экраном сложно высидеть).

Ответить
0

Мне кажется капитальные затраты стоит всегда считать за кадром конференции. 
Либо из расчета цены аренды оборудования на X дней.

Ответить
0

Расходы на аренду определённого оборудования сильно выросли. На офлайн кофнеренции дорогая площадка и аренда оборудования на короткий срок. На онлайн конференции площадка кратно дешевле но аренда оборудования на гораздо дольший срок получилась. Вышло, что какие то вещи оказалось проще купить с переходом в онлайн

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

0

Отличная статья!
И тема статьи - на злобу дня!
"Все в онлайн - шагом марш !"
Со своей стороны могу предложить уважаемому автору снизить затраты на проведение онлайн-конференций самым простым способом.
Вы потратили 10 миллионов рублей на создание собственной платформы, которая позволяет показывать видеоролики после проверки их оплаты?
Супер!
"Дайте две!" (с)
Сделайте вашу платформу облачной и продавайте доступ к ней другим видео-блогерам !
Чур, я первый !
С утра буду звонить в Питерский офис разработчика - предложу им немного денег за доступ к их платформе.
Если смогу с ними договориться - выложу продолжение моего комментария.

Ответить
0

Сурово: своя платформа и железо. А сколько конф в год вы делаете?

Ответить
0

В прошлом году было 16.

Ответить

Комментарии