Личный опыт Daria Ovsyannikova
815

Кейс Zolla: как снизить затраты на командировки на 30% в год

Арина Блохина из Zolla поделилась своим опытом и рассказала, как компания оптимизировала организацию командировок и смогла снизить затраты на бизнес-поездки.

В закладки
Unsplash

Бренд Zolla существует с 2004 года, в России у нас больше 400 магазинов. Представительства компании покрывают 80% территории страны, при этом у нас есть партнеры за рубежом – например, в Китае и Бангладеш. Поэтому командировки – важная часть наших бизнес-процессов. Сотрудникам приходится совершать десятки поездок для решения самых разных задач: от контроля работы магазинов, до ведения переговоров с партнерами в разных регионах и странах.

Сегодня мы поделимся своим опытом: как мы оптимизировали организацию командировок и тем самым смогли снизить затраты на поездки на 30%, а на проживание в гостиницах – на 20% в год.

Шаг 1. Оптимизация процессов

Изначально процесс организации командировки в компании выглядел так:

Когда возникала необходимость поездки, сотрудник и его начальник согласовывали командировку, а затем запускали процесс подбора отеля и билетов. У нас был список из нескольких агентств, через которые мы бронировали поездки, в каждое из них отправлялись заявки.

То есть каждая командировка организовывалась как бы с чистого листа – сотрудники сами решали, когда подать заявку на командировку, согласовывали список документов для ее оформления, варианты перелета и проживания выбирали на основании предложений нескольких агентств.

На все это уходило немало времени и сил, поэтому мы задумались о том, чтобы формализовать процесс. Для этого создали список правил (их часто называют тревел-политикой). В нем мы прописали сроки подачи заявок (за сколько дней до поездки за исключением внеплановых командировок),какие документы нужно сохранять (чеки и т.п.), ограничения по типам и стоимости билетов. Все это позволило сделать процесс организации поездок более упорядоченным.

Шаг 2. Снижение затрат

Одним из шагов по снижению издержек стало внедрение графика командировок. Он довольно условный, многие поездки из-за специфики ритейл-бизнеса предусмотреть невозможно, но хотя бы иногда мы можем сэкономить – ведь при бронировании билетов и гостиниц заранее можно заплатить меньше. Порой экономия достигает 50% .

Кроме того, от ручной работы с несколькими агентствами мы перешли на онлайн-сервис бронирования – такие продукты существуют и для b2b-сегмента. Даже несколько агентств сразу не помогут составить картину всего рынка, а автоматизированная система видит тысячи предложений сразу, их можно сортировать и находить предложения с более низкими ценами.

Работа с одним поставщиком вместо нескольких упрощает и работу бухгалтерии: документооборот автоматизирован и ведется только с одним контрагентом.

Шаг 3. Аналитика

При работе с офлайн-агентствами проводить аналитику, чтобы выбрать самый выгодный момент для поездки, почти невозможно. При этом, покупка билетов заранее во многих случаях приносит значительную экономию. После перехода на онлайн-сервис бронирования, мы стали активно пользоваться доступными там функциями аналитики.

Например, у наших сотрудников есть любимые отели в Китае, теперь мы можем смотреть, когда заселяться в них выгоднее всего. И конечно, мы сравниваем ценовую политику похожих по уровню отелей, это позволяет подобрать хорошую альтернативу в том случае, если ехать нужно в определенные даты, а у нашего любимого отеля в это время не самая низкая цена.

Шаг 4. Настройка кризис-менеджмента

В поездках довольно часто возникают различные форс-мажорные ситуации: переносы и задержки рейсов, отсутствие забронированных номеров или каких-то данных в системе отеля. В итоге сотрудники могут опаздывать или получить отказ в заселении в отель. Иногда это выясняется глубокой ночью.

Раньше у нас не было отлаженных процедур для реагирования в подобных случаях. Если поездка происходила в день, когда компания не работает, или ночью - иногда сотрудникам приходилось самим пытаться разобраться в ситуации, например, звонить в тревел-агентство.

Эта проблема также решилась с помощью перехода на сервис бронирования. Мы обращаемся в круглосуточную службу поддержки, которая напрямую решает все вопросы. Это очень удобно.

Что в итоге

Перестройка процессов, связанных с командировками, заняла какое-то время, но результат оказался очень хорошим. Создание тревел-политики упростило организацию поездок, теперь у нас есть четкие правила для заявок, ведению отчетности и т.п. Это экономит время сотрудников, которые участвуют в организации командировок.

Отказ от работы с разными поставщиками и переход на автоматизированный сервис бронирования также позволил экономить ресурсы. Теперь у нас есть доступ к большему числу вариантов бронирования, в том числе с более низкой ценой, и возможность попросить помощи в форс-мажорной ситуации. В итоге мы экономим расходы на авиабилеты снизились примерно на 30%, а отелей – на 20% в год!

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Daria Ovsyannikova", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 1, "favorites": 5, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 66062, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 29 Apr 2019 15:48:08 +0300" }
{ "id": 66062, "author_id": 35043, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/66062\/get","add":"\/comments\/66062\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/66062"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
Комментариев нет

Популярные

По порядку

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Голосовой помощник выкупил
компанию-создателя
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }