Как хакнуть бизнес-процессы и увеличить прибыль в 2 раза

Можно ли строить бизнес без бизнес-процессов? Вполне. Я называю это «хаотический стиль управления». Когда бизнес существует не благодаря, а вопреки. Вопреки логике, здравому смыслу, чувству прекрасного.

Моя практика показала, что такой стиль управления возможен, но мешает бизнесу масштабироваться. Рано или поздно рук перестаёт хватать, и работа превращается в езду на горящем велосипеде с попытками одновременно жонглировать и разговаривать по телефону. И вокруг всё горит. Так себе развлечение.

В таких условиях сложно понять, “куда деньги деваются”, и почему прибыль не растёт пропорционально обороту. Системой сложно управлять, она как “чёрный ящик”.

Расскажу, как выбраться из ситуации хаоса, на примере из моей практики.

Михаил стал моим клиентом потому, что на пятом году ведения бизнеса в стиле «и швец, и жнец, и на дуде игрец», он понял, что скоро сойдёт с ума. Поток клиентов продолжал расти, региональная SEO-оптимизация дала прирост поискового трафика более чем в 2 раза, и соответствующий приток заказов.

Суровая реальность показала, что больше 100 заказов в месяц один человек физически не в состоянии выполнить, являясь и продавцом, и логистом, и бухгалтером. Товар габаритный, демонстрация отнимает много времени и сил, плюс доставкой Михаил часто тоже занимался сам. Сколько заказов “сливалось”, никто не знает, ведь CRM-системы тогда еще не было, но по ощущениям — много.

На первой встрече мне было больно смотреть на его страдания. Телефон звонил, не переставая, в глазах читалась хроническая усталость с оттенком паники.

«Я теряю клиентов. Мне нужен менеджер-помощник и CRM-система. Но я даже не знаю, с какого конца подступиться к этой задаче, я так привык всё делать сам. Как и что я отдам помощнику?»

В итоге сошлись на том, что нужно максимально подробно прописать все процессы и ресурсы его бизнеса, чтобы понять, что из этого и как можно делегировать, нанять для начала хотя бы одного помощника и внедрить CRM, чтобы перестать терять клиентов, и следить за потоками денег и заказов.

Задача осложнялась тем, что все звонки шли на личный номер, и все сервисы были завязаны на личные почты и учётные записи. Пришлось настраивать фильтрацию по номерам телефонов, с которых не надо вести запись, но всё равно было весело при прослушивании звонков периодически натыкаться на звонки родственников и друзей-знакомых.

Разделяйте личные и рабочие телефоны, почты и учётные записи сервисов. Создавайте их сразу, на этапе запуска проекта, даже если хотите «просто попробовать». Нет ничего более постоянного, чем временное.

• Выписали и структурировали ресурсы: сервисы, почтовые учётные записи, рекламные кабинеты, сайт, другие площадки размещения товаров или рекламы,
• Разделили сферы ответственности по ролям: директор, менеджер, логист,
• Определили источники и каналы, откуда могут поступать заказы,
• Описали процесс обработки заказа, собрали всё это в схему:

• Настроили телефонию и запись звонков,
• Прописали инструкции и регламенты,
• Разработали формы отчетности,
• Провели обучение,
• Пару последующих месяцев корректировали систему, оптимизировали ее под “реальность”.

Через три месяца битвы с хаосом, в самый пик сезона, удалось не только нанять двух помощников, но и:

• внедрить CRM,
• научить всех участников процесса ей пользоваться,
• разработать для всех процессов и сервисов инструкции и регламенты,
• получить инструменты наблюдения и контроль над ситуацией,
• увеличить количество успешных сделок до 150 в среднем и до 250 на пике сезона (при среднем чеке ~20 000 р.), валовая прибыль выросла почти в 2 раза.

Отладка процессов отняла еще пару месяцев, но в итоге всё это дело выросло из самозанятости в масштабируемый бизнес. Хоть франшизу продавай.

Звучит довольно сложно, и часто люди думают “Это непонятно и наверняка очень дорого, пока потерплю еще, не так уж и печёт”. Но на самом деле с проблемой хаоса в бизнес-процессах можно справиться и самостоятельно, ведь вся информация в интернете на эту тему лежит в открытом доступе, часто можно точечно решить пару проблем, найти и устранить одно-два “узких места”, и уже станет легче. Основная сложность состоит в том, что информации слишком много, и не понятно, с какого конца за дело браться.

Для тех, кто всё же хочет самостоятельно во всём разобраться, я распишу схему и расскажу, как, что и где искать. Но сделаю это в следующей статье. Подписывайтесь на канал, жмите колокольчик! ^___^