Инструкция как создать мероприятие для жителей города, сделать его интересным и не сойти с ума. Опытом и лайфхаками поделится с нами Антон Салинка, организатор двух масштабных фестивалей “Пикник Фест” в Кременчуге и многочисленных закрытых вечеринок.
Когда я побывала на фестивале уличной еды Пикник Фест, рассказывала друзьям как было круто. Но не задумывалась сколько сил, времени и энергии вложили туда организаторы, чтобы от события остались хорошие впечатления. Я решила узнать все боли и радости организации мероприятия “Picnic Fest” (Кременчуг) у основателя Антона Салинка.
Оглавление
Антон решил воплотить в нашем городе идею проведения фуд-фестов - всемирную тенденцию, к которой уверенно присоединяется Украина. Одним из первых инициаторов фестивалей такого формата стал Роман Тугашев. Он с 2013 года ежегодно организовывает киевские фестивали Ulichnaya Eda, Kyiv Coffee Festival и Kyiv Beer Festival. А в Одессе есть амфитеатр под открытым небом “Зеленый театр”, где проводятся мероприятия нестандартного формата. Именно такими событиями вдохновился Антон и решил сделать для кременчужан необычный праздник. И знаете, нам понравилось!
Посмотрим, как все начиналось...
Интервью получилось довольно объемным, но информативным, и тех, кто дочитают в конце ждет небольшой сюрприз
Идея мероприятия
Как обычно интересные идеи приходят в легкой и непринужденной обстановке. Вот мысль об организации “Пикник Феста” в Кременчуге возникла в кругу друзей во время посиделок на даче. Антон побывал на Арт-заводе “Платформа”, вдохновился атмосферой места, деталями мероприятия и делился впечатлениями с друзьями. Такие события потом долго еще не отпускают 😄
Многие люди побывали на его крутых закрытых вечеринках, open-air’ах в разных тематиках: “Ретро”, “Новый год в Майами”, “Гавайская вечеринка” и т.д. У друзей не было сомнений, что городское мероприятие Антону по плечу. В таком деле любому человеку важна поддержка близких. А тут друзья сказали, что еще и помогут, и Антон решил попробовать, хотя еще не знал, что его ждет…
Формат мероприятия
Именно в тот вечер родилась идея выбрать интересный формат для нашего города, который будет повышать культуру общества, разнообразит досуг кременчужан и подойдет для всей семьи. Решили, что народу будет интересен фестиваль уличной еды, где смогут расслабиться и молодежь, и семейные люди .
Место для мероприятия
Фестиваль намечался летом, а значит место должно быть на свежем воздухе. Идеальным вариантом стала территория городского парка с летней сценой недалеко от реки Днепр. Это стало отличным местом для “Пикник Феста” - свежий воздух, полутень от больших деревьев и достаточно места для разных локаций. Спасибо местным властям, что поддержали инициативу Антона развивать культуру Кременчуга.
Но все-таки были некоторые нюансы:
- днем на открытых площадках было очень жарко (защищались навесами);
- пространство никак не было защищено от дождя, но его, к счастью, не было.
Эти моменты организаторы обязательно учтут и продумают перед следующим фестом, чтобы быть готовым к форс-мажорам.
Команда организаторов
Для организации закрытого события на 200-300 человек Антон уже знал, что делать. А вот городской фестиваль надо было планировать и продумывать. Он понимал, что самому очень сложно все сделать, по этому обратился к помощи друзей. Александр Сироштан разделил все организаторские задачи до и во время феста.
Друзья помогали с решением юридических вопросов, разрабатывали графические материалы для рекламы и помогали в любых других вопросах. Вместе удалось максимально все продумать и успеть.
Участники фестиваля
Важно понимать, что любой фестиваль мало просто запланировать и продвигать. Его нужно наполнить интересными деталями. А их внесут участники и крутые развлечения.
Для нашего фуд феста мы привлекали кафе и рестораны с оригинальными блюдами и напитками. Придумывали разнообразное меню и, конечно же, искали чем удивить посетителей. Вместе мы создали фудкорт, который 100% запомнился.
Во время второго “Picnic Fest” в Кременчуге участвовали 12 кафе и ресторанов, а также 3 магазина. Всего было 22 торговые точки с экзотическими уличными блюдами разных стран мира и всевозможными алкогольными и безалкогольными напитками, аппетитными десертами и даже натуральное, только приготовленное мороженое (кстати, очень необычно видеть, как делается мороженое).
Но оказалось не все так просто, как представлялось. Не все участники прониклись идеей превратить уличную торговлю в крутую атмосферу. 20% участников всегда остаются чем-то недовольны. И к этому нужно быть готовым!
Спасибо тем, кто потрудился и создал душевную атмосферу. Они стали топом фестиваля. Например, кофейня “Kofan” создала образ передвижного мексиканского кафе и угощала всех блюдами с перчинкой ;). Их энергетика заряжала всех позитивом, а веселая игра “Лимбо” собрала много желающих. У таких заведений от посетителей не было отбоя.
Спонсорами фестиваля выступили компания “Черниговское”, мясокомбинат “Глобино” и сеть секондов “Smart Store”. Расстроило, что другие местные компании не приняли активное участие.
Развлечения
Основной целью Антона было не просто создать фестиваль уличной еды, а наполнить его заботой и теплом как для участников, так и для посетителей. Важным вопросом стала разработка развлекательной программы. Хотелось совместить отдых, вкусную еду и приятную музыку.
Фестиваль предусмотрительно был разделен на несколько локаций по настроению:
- Зона фудкорта со столиками и разнообразными вкусностями, которая вечером превращалась в кинотеатр под открытым небом.
- Танцпол с летней сценой, где выступали артисты, юмористы, а ведущий проводил конкурсы и разыгрывал призы.
- Несколько лаунж зон с кальянами, мягкими креслами и гамаками. Порадовала и удивила игровая локация с приставками “Денди” (back to 90s).
- Детские зоны отдыха и развлечений, где малышей занимали аниматоры, а дети постарше играли в настольные игры.
- Креативные бесплатные фотозоны, где можно было фоткаться сколько угодно. На одной из них даже была инсталляция с ванной. Ты мог отправиться в плаванье в #океанэмоций на позитивном лайнере.
Харизматичный ведущий Сергей Гориславец заряжал энергетикой, создавал дружескую атмосферу на празднике и разыгрывал подарки от спонсоров.
Платный или бесплатный вход
Первый фестиваль “Пикник Фест” в Кременчуге был бесплатным. Но на втором фестивале решили подумать про безопасность и ввести вход по билетам. На все 3 дня фестиваля специально выделенную территорию огородили забором и наняли охрану. Антон убедился, что такие меры на порядок сокращают появление неадекватных людей на мероприятии. Ведь посетители приходит отдыхать и ожидают спокойствия.
Важно отметить, что на первом (бесплатном) “Пикник Фесте” было 5-6 тыс. посетителей, а на втором (платном) - 2,5-3 тыс. Антон не связывает это напрямую с платным входом, а считает, что меньшее число посетителей обусловлено летними отпусками и поездками на дачу и природу.
Кроме того, платный вход позволил помочь деткам из Кременчугского дома ребенка. 10 грн. с каждого входного билета организаторы потратили на одежду, игрушки и бытовые принадлежности для малышей без родителей от 0 до 4 лет.
Это лишь капля в море, как мы можем помочь деткам не разочаровываться в этом мире.
Реклама
Ошибкой организаторов был маленький акцент на социальные сети. В целом откликнулось пользователей:
- в Facebook более 20 тыс.
- в Instagram - около 3 тыс.
Потенциал соцсетей позволял пригласить еще пользователей. А вот раздача листовок, реклама на бордах и остановках в городе, как показала практика, совсем не работает. Еще хорошо сработала реклама на радио в супермаркетах. По словам Антона, расходы на раскрутку второго Пикник Феста составили 10% от всех расходов на фестиваль и эту сумму в следующий раз нужно увеличивать.
Закладывайте бюджет на организацию городского мероприятия в 1,5-2 раза больше, чем ожидаете
Продажа билетов
Реализация входных билетов на городских мероприятиях осуществлялась двумя способами: на месте и online через афишу событий eventssion.com. Антон добавил фестиваль в группу Кременчуга. В приложении Eventssion каждый участник мог узнать расписание фестиваля и купить билет онлайн. Компания-разработчик афиши решила присоединиться к активностям фестиваля. Они запустили промоушен события с акцией: покупаешь билет в приложении и получаешь прохладную баночку пепси на входе - то, что нужно в жаркий летний день.
Организация любого мероприятия требует железных нервов и выдержки. Но замечательно, что есть люди готовые заниматься организацией досуга и создавать крутые фестивали, преодолевать трудности и наслаждаться результатом. Антон Салинка не останавливается и уже готовится к новому осеннему фестивалю пива. Он обещает, что это мероприятие будет еще интересней и оригинальней, чем предыдущие ивенты в нашем городе.
Так что приглашаем 8-9-10 ноября 2019 г. жителей и гостей Кременчуга на яркий и оригинальный пивной фестиваль “Picnic Beer Fest”
Ищите подробности в профиле @picnic_fest_kremenchuk и в афише событий Ивеншн.
А вот небольшой сюрприз для тех, кто дочитал до конца. Посмотрите видео, как это было, на ютуб канале Антона Салинка
#picnicfest #fest #городскойфестиваль #городскойпраздник #фестиваль #организацияпраздника #личныйопыт #пикникфест
Нужно побольше таких мероприятий) Интересно было почитать про внутреннюю кухню.
Спасибо. Вообще в организации таких мероприятий много интересных деталей ;) И да, это увлекательно!
Смелые вы ребята)) Прикольно почитать про земляков.
Спасибо! Главный смельчак у нас Антон ;) Благодаря ему в нашем небольшом городке появился не просто повод выпить пива, а и культурно отдохнуть и пообщаться с друзьями. А вы были на Пикник Фесте?
Крутая статья! Прочла с удовольствием! Описаны такие моменты, на которые начинающий организатор не обратил бы внимания. Всем новичкам в организации подобных мероприятий - рекомендую!
Да, действительно интересны именно детали такого масштабного для Кременчуга мероприятия:)
Спасибо за освещение нюансов!
Подскажите, а где планируется проведение Picnic Beer Fest? В ноябре уже будет холодно, под открытым небом людей уже не соберешь...