Опытом делятся коммерческий директор, менеджер проектов и менеджер партнерских программ компании Print Bar.
Представим 8 департаментов, включая собственное производство одежды. Оптимизация ресурсов – жизнеобеспечивающий принцип для нашей компании.
Мы создали print-on-demand платформу одежды и аксессуаров, запускаем производство только после подтверждения заказа.
Фанатская атрибутика для спорта и концертов, например, ФК ЦСКА и ФК СПАРТАК. Подарки для партнеров Сбербанка. Мерч для бара Crazy Daisy. Мы работаем с самыми разными запросами в b2b и b2c сегментах.
Как мы успеваем все качественно и в срок?
Первоначально тестировали различные инструменты: в Jira работали программисты, в CRM отдел продаж, а маркетинг в Trello. Были и те, кому хватало Slack и почты.
Запуск нового оборудования на производстве заставил мечтать про «ноги осьминога». Дорожную карту процесса вели одновременно в гугл-документах, почте и общались в Slack. Если бы все вопросы решались одним инструментом, запуск случился бы по меньшей мере на 60 дней раньше.
Департаменты находятся в трех городах + удаленные сотрудники. Несогласованность действий и потери информации – тот сопутствующий ущерб, с которым мирятся многие. А мы нашли решение. Простое, как все гениальное.
Аполяр Ирина, менеджер проектов
Выбрать таск-менеджер мне поручили учредители компании.Тестировала сразу несколько, в числе прочих выделила Kaiten.io
Интерфейс понятный, на случай вопросов, и ради экономии времени, я записала 2 видеоурока. Это помогает ускорить процесс внедрения, когда география сотрудников такая широкая. Вот как мы выстроили процесс управления проектами:
Единое пространство
Теперь все (и всё) в одном месте. Итак, с ГЕО вопрос решен.
Для каждого проекта — отдельное пространство. На нем собираем всю команду, которая будет вести работу над проектом. Wiki проектов, прогресс по задачам, достигнутый результат – все прозрачно и с сохранением всех обновлений.
Для руководителя – наглядный план работ, для сотрудников – четкий список задач и форма отчетности.
Что с рутиной?
В функциональной области “Мои карточки и активности”, собраны все мои таски на ближайшее время: срочные и бэклог. Таким образом, создали сводную таблицу операционки и всех проектов.
Делегирование
На свое пространство руководитель добавляет личные доски подчиненных — это клоны с их пространства. То есть начальник видит сразу все доски сотрудников.
Такая визуализация помогает:
- Контролировать статус задачи.
- Добавлять новые срочные и операционные задачи прямиком на доску сотрудника.
- Заменить сообщения типа: «привет, а что у нас с этой задачей?».
Иерархия задач
Решение задачи часто порождает новую или целую цепочку из них. Организация «дочерних и родительских» связей выделяет главную задачу и подзадачи. Мы можем вернуться к началу и понять: идем ли в правильном направлении, сколько шагов сделали и какие результаты получили.
Например, при запуске нового продукта нужно проработать: ткани, чернила, дизайн, выдачу на сайте, упаковку и еще кучу всего.
( And the WINNER IS…) WIP-лимиты
Суперфункция, которая выявляет узкое звено в процессе. Мы ставим ограничения на количество карточек в колонках «на проверке» или «в работе». Например, «в работе» должны находиться не более 6 задач одновременно.
Если тасков закинули 6 или 7, столбец загорается красным
Зачем: образование затыков тормозит все следующие этапы.
Это осложняет работу как с одним, так и с нескольким параллельными проектами.
Функция «блокировка карточки», позволяет последовательно и четко выполнять задачи, которые в итоге запустят проект. Карточку просто нельзя взять в работу, пока не будет исполнен или изменен статус блокирующего этапа (другой карточки). Мы не допускаем в работу задачи, которые не получили «визу» руководителя или же в них не хватает данных.
Дмитрий Полежака, коммерческий директор, руководитель отдела маркетинга
Я руковожу 5-ю отделами: маркетинга, партнерской программы, контактный центр, B2B и логистика. Появилась единая среда, где я могу коммуницировать со всеми коллегами. Команда перешла на Kaiten с Trello — проблем с этим не было потому, что базовый функционал одинаковый: карточки и столбцы. До этого приходилось постоянно переделывать Trello под свои нужды.
Что понравилось. Я могу в собственное пространство «продублировать» доски с пространства коллег — набрать любой комплект из досок, чтобы была общая картинка. Ежедневно провожу звонки с сотрудниками — встречаемся за доской Kaiten. Во время обсуждения актуализируем задачи, ставим новые — все это мгновенно разлетается по доскам исполнителей. Мне нравится, как легко работает конструктор, с помощью которого создаю рабочее пространство.
Что пошло не так. Отказ от стикеров на мониторе — самый сложный этап при переходе на софт Kaiten. Я сам до сих пор на встречах пишу в блокнот, а потом нужное переношу на доски — мне просто так удобнее. С сотрудниками та же история — стопроцентно этот сервис пока мало кто использует, но результаты проверяю именно там — это дисциплинирует команду.
Чего не хватает. Только одной функции мне недостает. Хочу, чтобы задача автоматически делегировалась нужному сотруднику после того, как я ее создал. Сейчас не могу отправить задачу человеку, если его нет на моем пространстве. Плюс, иногда приходится ждать, пока доски прогрузятся. А так все устраивает — еще на презентации понимали, что получим удовольствие от продукта.
Алёна Перова, старший менеджер отдела партнерских программ
Когда появляется партнер, для него нужно сделать баннер или принты. Пишу об этом в карточке для креативной команды, загружаю исходные файлы. Когда работа сделана, ребята загружают готовые файлы в карточку, я отправляю партнеру и согласую.
Что понравилось. Я могу создать личное пространство, туда перенести нужные доски и работать с ними. Перед глазами ничего лишнего — только то, что нужно для моей работы. Еще помогают блокировка карточек и создание дочерних (господи, какое счастье!). Ну и прикрепить большие файлы — по сравнению с Trello, это намного удобнее.
Что пошло не так. Когда карточки «переехали» из Trello, долго приходилось разбираться, кому принадлежит карточка — там ответственных мы не назначали . Эту работу пришлось проделать вручную, чтобы понять, где чья задача. Когда руководитель предложил новый таск-менеджер, никто не поднимал бунт — просто молча не делали. Таким сотрудникам приходилось чаще напоминать и показывать видеоуроки Ирины.
Чего не хватает. Когда я готовилась к этому разговору, написала в чат руководству предложение: создать для каждого подразделения свою доску. А также не хватает возможности свернуть/развернуть все дорожки одной кнопкой.
Что в итоге
Ирина Аполяр: Print Bar работает с Kaiten уже 4 месяца. До этого, никакого гибкого управления не было. Для нас это инструмент, который помогает вести кросс-функциональные проекты в одной системе, контролировать задачи и отслеживать загрузку сотрудников, оперативно решать вопросы и не терять информацию. Теперь о самом софте и поддержке.
Саппорт устраивает — отвечают быстро и подробно. При внедрении софта вопросов было много, ребята всегда помогали. С интерфейсом проблем не было, интуитивно понятный, похож на привычный всем Trello. Безусловно, ребятам еще есть над чем поработать. Что будет через полгода — посмотрим.