Личный опыт Ira Apolyar
792

Бардак в режиме многозадачности. Как нам помог Kaiten

Опытом делятся коммерческий директор, менеджер проектов и менеджер партнерских программ компании Print Bar.

В закладки

Представим 8 департаментов, включая собственное производство одежды. Оптимизация ресурсов – жизнеобеспечивающий принцип для нашей компании.

Мы создали print-on-demand платформу одежды и аксессуаров, запускаем производство только после подтверждения заказа.

Это наш центральный офис. Он находится в Москве

Фанатская атрибутика для спорта и концертов, например, ФК ЦСКА и ФК СПАРТАК. Подарки для партнеров Сбербанка. Мерч для бара Crazy Daisy. Мы работаем с самыми разными запросами в b2b и b2c сегментах.

Источник: store.spartak.com
Источник: cskashop.ru

Как мы успеваем все качественно и в срок?

Первоначально тестировали различные инструменты: в Jira работали программисты, в CRM отдел продаж, а маркетинг в Trello. Были и те, кому хватало Slack и почты.

Запуск нового оборудования на производстве заставил мечтать про «ноги осьминога». Дорожную карту процесса вели одновременно в гугл-документах, почте и общались в Slack. Если бы все вопросы решались одним инструментом, запуск случился бы по меньшей мере на 60 дней раньше.

Департаменты находятся в трех городах + удаленные сотрудники. Несогласованность действий и потери информации – тот сопутствующий ущерб, с которым мирятся многие. А мы нашли решение. Простое, как все гениальное.

Аполяр Ирина, менеджер проектов

Выбрать таск-менеджер мне поручили учредители компании.Тестировала сразу несколько, в числе прочих выделила Kaiten.io

Интерфейс понятный, на случай вопросов, и ради экономии времени, я записала 2 видеоурока. Это помогает ускорить процесс внедрения, когда география сотрудников такая широкая. Вот как мы выстроили процесс управления проектами:

Единое пространство

Теперь все (и всё) в одном месте. Итак, с ГЕО вопрос решен.

Для каждого проекта — отдельное пространство. На нем собираем всю команду, которая будет вести работу над проектом. Wiki проектов, прогресс по задачам, достигнутый результат – все прозрачно и с сохранением всех обновлений.

Для руководителя – наглядный план работ, для сотрудников – четкий список задач и форма отчетности.

Для сотрудников, которые ведут несколько проектов параллельно, создаем «командное пространство» — там все доски и задачи

Что с рутиной?

В функциональной области “Мои карточки и активности”, собраны все мои таски на ближайшее время: срочные и бэклог. Таким образом, создали сводную таблицу операционки и всех проектов.

Задачи не теряются и не забываются. Это удобно! Работаешь с разными командами даже в нескольких проектах

Делегирование

На свое пространство руководитель добавляет личные доски подчиненных — это клоны с их пространства. То есть начальник видит сразу все доски сотрудников.

Это пространство руководителя

Такая визуализация помогает:

  • Контролировать статус задачи.
  • Добавлять новые срочные и операционные задачи прямиком на доску сотрудника.
  • Заменить сообщения типа: «привет, а что у нас с этой задачей?».

Иерархия задач

Решение задачи часто порождает новую или целую цепочку из них. Организация «дочерних и родительских» связей выделяет главную задачу и подзадачи. Мы можем вернуться к началу и понять: идем ли в правильном направлении, сколько шагов сделали и какие результаты получили.

Например, при запуске нового продукта нужно проработать: ткани, чернила, дизайн, выдачу на сайте, упаковку и еще кучу всего.

Организация связей между задачами 

( And the WINNER IS…) WIP-лимиты

Суперфункция, которая выявляет узкое звено в процессе. Мы ставим ограничения на количество карточек в колонках «на проверке» или «в работе». Например, «в работе» должны находиться не более 6 задач одновременно.

Если тасков закинули 6 или 7, столбец загорается красным

Зачем: образование затыков тормозит все следующие этапы.

Это осложняет работу как с одним, так и с нескольким параллельными проектами.

Функция «блокировка карточки», позволяет последовательно и четко выполнять задачи, которые в итоге запустят проект. Карточку просто нельзя взять в работу, пока не будет исполнен или изменен статус блокирующего этапа (другой карточки). Мы не допускаем в работу задачи, которые не получили «визу» руководителя или же в них не хватает данных.

Дмитрий Полежака, коммерческий директор, руководитель отдела маркетинга

Я руковожу 5-ю отделами: маркетинга, партнерской программы, контактный центр, B2B и логистика. Появилась единая среда, где я могу коммуницировать со всеми коллегами. Команда перешла на Kaiten с Trello — проблем с этим не было потому, что базовый функционал одинаковый: карточки и столбцы. До этого приходилось постоянно переделывать Trello под свои нужды.

Что понравилось. Я могу в собственное пространство «продублировать» доски с пространства коллег — набрать любой комплект из досок, чтобы была общая картинка. Ежедневно провожу звонки с сотрудниками — встречаемся за доской Kaiten. Во время обсуждения актуализируем задачи, ставим новые — все это мгновенно разлетается по доскам исполнителей. Мне нравится, как легко работает конструктор, с помощью которого создаю рабочее пространство.

Что пошло не так. Отказ от стикеров на мониторе — самый сложный этап при переходе на софт Kaiten. Я сам до сих пор на встречах пишу в блокнот, а потом нужное переношу на доски — мне просто так удобнее. С сотрудниками та же история — стопроцентно этот сервис пока мало кто использует, но результаты проверяю именно там — это дисциплинирует команду.

Чего не хватает. Только одной функции мне недостает. Хочу, чтобы задача автоматически делегировалась нужному сотруднику после того, как я ее создал. Сейчас не могу отправить задачу человеку, если его нет на моем пространстве. Плюс, иногда приходится ждать, пока доски прогрузятся. А так все устраивает — еще на презентации понимали, что получим удовольствие от продукта.

Алёна Перова, старший менеджер отдела партнерских программ

Когда появляется партнер, для него нужно сделать баннер или принты. Пишу об этом в карточке для креативной команды, загружаю исходные файлы. Когда работа сделана, ребята загружают готовые файлы в карточку, я отправляю партнеру и согласую.

Что понравилось. Я могу создать личное пространство, туда перенести нужные доски и работать с ними. Перед глазами ничего лишнего — только то, что нужно для моей работы. Еще помогают блокировка карточек и создание дочерних (господи, какое счастье!). Ну и прикрепить большие файлы — по сравнению с Trello, это намного удобнее.

Что пошло не так. Когда карточки «переехали» из Trello, долго приходилось разбираться, кому принадлежит карточка — там ответственных мы не назначали . Эту работу пришлось проделать вручную, чтобы понять, где чья задача. Когда руководитель предложил новый таск-менеджер, никто не поднимал бунт — просто молча не делали. Таким сотрудникам приходилось чаще напоминать и показывать видеоуроки Ирины.

Чего не хватает. Когда я готовилась к этому разговору, написала в чат руководству предложение: создать для каждого подразделения свою доску. А также не хватает возможности свернуть/развернуть все дорожки одной кнопкой.

Что в итоге

Ирина Аполяр: Print Bar работает с Kaiten уже 4 месяца. До этого, никакого гибкого управления не было. Для нас это инструмент, который помогает вести кросс-функциональные проекты в одной системе, контролировать задачи и отслеживать загрузку сотрудников, оперативно решать вопросы и не терять информацию. Теперь о самом софте и поддержке.

Саппорт устраивает — отвечают быстро и подробно. При внедрении софта вопросов было много, ребята всегда помогали. С интерфейсом проблем не было, интуитивно понятный, похож на привычный всем Trello. Безусловно, ребятам еще есть над чем поработать. Что будет через полгода — посмотрим.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Ira Apolyar", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 13, "favorites": 17, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 78275, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 06 Aug 2019 11:52:51 +0300" }
{"average":28354,"one":95,"ten":76}
Сколько денег вы откладываете в месяц?
Ответьте и узнаете, сколько копят другие.
0 ₽
70 000+ ₽
0 ₽
{ "id": 78275, "author_id": 122948, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/78275\/get","add":"\/comments\/78275\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/78275"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
Комментариев нет

Популярные

По порядку

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }