Почему мы внедрили BPM-систему и рекомендуем другим?

Рассказывает руководитель kt.team Андрей Путин.

Главный тренд в бизнесе на ближайшие 5 лет — цифровизация процессов. Даже самые «традиционные» компании уже поняли: работать с помощью Excel, телефона и факсов — прошлый век. Нужно меняться, чтобы клиенты не ушли к более продвинутым конкурентам.

kt.team много работает над кастомизацией систем для B2B-сектора. Проанализировав и сравнив функционал различных CRM и BPM-систем, мы выбрали для собственного использования последние.

Почему? CRM «закрывала» только отношения с клиентами: такая система подходит отделу продаж, но не всей компании. ERP — «не наш профиль», мы не производство. Концепция BPM — управления бизнес-процессами — наиболее соответствует тому, как устроена работа kt.team.

Нам была нужна прозрачная система постановки и контроля задач, учёта времени и взаимодействия между несколькими офисами по России. BPMS чётко «закрыла» наши потребности. Мы интегрировали систему управления в работу всех подразделений: от продаж до разработки.

Первые итоги уже налицо: жизнь руководства, сотрудников и клиентов после внедрения BPM стала проще. Очевидные преимущества BPM вы найдёте на сайте любого интегратора или разработчика систем управления бизнес-процессами. Для себя мы выделили три неочевидных, но важных плюса, о которых обычно забывают упомянуть.

Это действительно огромный плюс. Вспомните себя: насколько вам нравится взаимодействовать с менеджерами по продажам? Сначала вести с ними переговоры по телефону, потом перебрасываться файлами (договоры, спецификации, счета, акты, накладные и пр.).

Ваш клиент тоже не хочет тратить на всё это время и энергию. Его не надо «водить за руку» по вашему каталогу и заваливать факсами. Он давно привык приобретать в интернет-магазинах нужные товары, вызывать такси и заказывать еду через приложения. Он знает, куда идти и что нажимать.

Лишнее общение с менеджером клиента только раздражает, особенно если процедура заказа повторяется ежемесячно и приходится ходить по кругу. Ему проще зайти на ваш портал, самостоятельно заказать нужную партию товара, передать реквизиты и получить автоматически сформированный пакет документов.

BPM-система даёт ему такую возможность. В результате вы получаете более удовлетворённого клиента и освобождаете сотни человеко-часов в месяц.

Это актуально для B2B-сектора с многофакторным ценообразованием, где цена за единицу товара зависит:

• от размера партии — чем больше клиент покупает, тем ниже цена за единицу товара;
• логистики — сформированы ли нужные грузовые единицы или стоимость доставки целиком возлагается на клиента;
  
• сроков поставки — за «срочно» приходится платить;
  
• срока годности партии — чем он ближе, тем ниже цена;
  
• условий оплаты и наличия кредиторской задолженности…
  

Учесть всё это в «ручных» расчётах непросто. После внедрения BPMS бизнес-процесс каждый раз реализуется по коммерческому предложению для конкретного партнёра. Нужно только ввести в конструктор нужные условия — и документы будут сформированы с учётом всех факторов без участия менеджера.

Если что-то поменяется в условиях, достаточно будет один раз скорректировать значение нужного параметра. Все изменения будут автоматически учитываться в связанных бизнес-процессах.

Когда в компанию приходит новый человек, ему приходится осваивать огромный объём нужной информации. «К кому обратиться, чтобы…», «что нажать, если…», «что сказать клиенту, когда…». Не важно, наняли вы стажёра или человека с опытом, — ему в любом случае придётся изучать ваши бизнес-процессы.

BPM-система полностью заменяет наставника. Если вы прописали бизнес-процессы, вам не придётся каждый раз рассказывать их персоналу и надеяться, что никто ничего не забудет. Все действия и ответственные лица уже есть в системе, каждый шаг понятен.

Даже если какой-то бизнес-процесс меняется — например, закупки стали дополнительно проходить стадию одобрения финансовым директором — вам достаточно внести этот пункт один раз. Сотрудники получат автоматическое уведомление, и с этого момента закупки будут проходить по новому алгоритму без долгого переучивания.

Нет. На этапе стартапа энтузиазма больше, чем системного подхода. Сотрудник может одновременно выполнять несколько функций. Бизнес-процессы в компании только формируются — они ещё гибкие и неотшлифованные. Внедрять на этом этапе BPMS бессмысленно.

Смысл появляется, когда в организации есть чётко определённые роли и функции. И стабильные бизнес-процессы, которыми уже можно управлять. И вот тогда BPM-система поможет вам и вашим сотрудникам экономить время и нервы и повысить лояльность клиентов.