Подчинить себе дедлайны: тайм-менеджмент в жизни реальных людей из digital-отрасли

Мы не будем перечислять здесь банальные техники. Мы решили спросить реальные лайфхаки по планированию и тайм-менеджменту у разных digital-специалистов — от директора агентства до фрилансера.

Привет, меня зовут Евгений Кузнецов.

Я сооснователь WIM.Agency, мы занимаемся CRM-маркетингом и не только. Если кратко, то к нам приходят клиенты с базой на полмиллиона пользователей (или больше) и просят выявить барьеры, с которыми сталкиваются их потенциальные покупатели.

Мы помогаем: рассматриваем сегменты по отдельности и выстраиваем стратегию коммуникации, чтобы каждый пользователь получал только интересный для него контент.

Но сегодня немного о другом. Я и мои коллеги из Wim решили поговорить с вами о дедлайнах. Они горят. Горят практически всегда, но нужно учиться расставлять приоритеты, находить время и на задачи, и на жизнь.

Десятки книг посвящены тому, как быть эффективным, каждую минуту жизни тратить только на полезные действия и навсегда забыть про прокрастинацию. Коучи зазывают на онлайн- и офлайн-тренинги с красивыми названиями а-ля «Искусство управления временем».

Про них даже часто говорят: «Тренинги по техникам целеполагания и тайм-менеджменту ведут те, кому они всё равно не нужны, для тех, у кого они все равно не сработают». Ну а про закон Парето или матрицу Эйзенхауэра знает каждый, кто хоть когда-нибудь пытался овладеть техниками тайм-менеджмента.

Работают ли эти техники? Наверное, да. Применяем ли мы их в своей жизни? Увы, далеко не всегда.

Дело в том, что техники не универсальны. Кому-то они подходят, а кому-то нет. Кто-то внедряет их в свою повседневную жизнь, а кто-то забивает на них на третий день применения. Иногда техники круто звучат в теории, но на практике вносят в рабочий день ещё большую неразбериху и доводят нас до истерики.

В общем, сегодня мы не про известные и банальные техники, а про реальную жизнь. Мы поговорили с тремя людьми, все они работают в сфере digital, но занимают должности разных эшелонов, соответственно, имеют разное количество рабочих задач и разный уровень ответственности.

Конечно, они тоже порой не успевают сделать за день, неделю или месяц то, что хотелось бы сделать. Но они учатся планировать, ищут новые инструменты, которые помогают им эффективнее решать задачи и не сойти с ума от дедлайнов.

Опытом делятся руководитель агентства, менеджер проектов и дизайнер-фрилансер. Надеемся, что их лайфхаки по тайм-менеджменту будут полезными и для вас.

Я живу спринтами: для меня спринт в среднем составляет семь дней, включая выходные. Каждый понедельник формирую новый спринт на следующую неделю. В этот момент у меня уже есть бэклог задач и кандидаты на следующий спринт.

Использую Trello, «Календарь», заметки в TextMate, заметки на iPhone. В агентстве постоянно пробуем разные платформы, какие-то приживаются хорошо, какие-то по каким-то причинам перестаём использовать.

Разные категории задач отмечаю своим цветом: presale, daily routine, PR, employees, marketing и другие.

Также в каждом инструменте могут быть свои пометки, указывающие на важность и срочность. Например, в почте есть специальная маркировка: красная звезда — важно сделать, восклицательный знак — принять решение в ближайшее время, знак вопроса — подумать. Почту всегда стараюсь держать в чистоте: идеально, когда во входящих нет висящих писем.

Нравится приложение Focus Timer ㅡ это обычный таймер на 25 минут, в это время вы полностью сфокусированы на задаче и не отвлекаетесь на другие запросы и сообщения (лучше перевернуть телефон в беззвучном режиме и отключить все всплывающие окна на компьютере, особенно с сообщениями из мессенджеров).

В народе эту технику называют Pomodoro — в честь старого таймера в виде помидора.

Чтобы выйти из операционки, надо в неё войти. Пока сам не почувствуешь это на себе, делегировать сложно (для меня). В моём случае самый успешный опыт делегирования — выстроенный финансовый отдел, он работает как совершенно самостоятельный орган, на него всегда можно положиться. Но всё это складывалось годами методом проб и ошибок.

Понял, что очень помогает поставить себе установку: «Саня, давай вот пять минут, максимум десять минут поделай, а дальше как пойдёт». Как правило, процесс начинает тебя захватывать, и ты всё больше и больше погружаешься в работу. По завершению классно себя чувствуешь, гордишься этим, нет тяжести на душе от невыполненного дела.

• Соцсети: Facebook, Instagram, Twitter. Всё чаще и чаще ловлю себя на мысли, зачем я это всё так часто проверяю. Также считаю, что нужно потреблять меньше медиа, связанных с политикой, вместо этого больше читать отраслевых профессиональных ресурсов.
• Встречи: их становится всё больше, 30–40% из них не несут ценности ни для бизнеса, ни для меня. Отказаться от них не получится, но уменьшить общее количество вполне реально.
  

Главный фактор, который повлияет на мой следующий день, — здоровый сон. Мне важно спать минимум восемь часов и, более того, за два часа до сна не использовать в квартире яркий свет, использовать функцию на Night Shift на iPhone, а на компьютере ㅡ Flux.

Ложиться спать в 22:00. Если всё сложилось, следующий день будет суперпродуктивным. А ещё по утрам я стараюсь медитировать по Calm. Десять минут концентрации дыхания, тела и ощущений помогают зарядиться энергией.

Все задачи я фиксирую в Trello. Я создаю несколько колонок: «Что нужно сделать», «Срочно!», «Спринт на неделю», «Готово». В понедельник в первую очередь занимаюсь распределением задач на неделю. Удобно, что в каждой задаче можно создать чек-лист и распределить ответственных, так что ни одна мелкая задача не пропадёт.

Отдельно хочу рассказать, как я пришла к такому формату планирования. Раньше мне нравилось выписывать все задачи в ежедневник, а потом их вычёркивать. Но было две проблемы:

1. Я пыталась максимально запихнуть все задачи в один день. Некоторые задачи перетекали изо дня в день, а иногда и вовсе терялись по пути.
2. Я не закладывала, что в рамках одной задачи может быть несколько ответственных, несколько подзадач, соответственно, у меня не было понимания, сколько потребуется времени, чтобы адекватно выставить дедлайн.
   

Затем я анализировала каждый рабочий день в тайм-трекинге Toggle и поняла, какими задачами я чаще всего занимаюсь в течение месяца и сколько у меня времени на них уходит. Так получилось выстроить более эффективную систему постановки задач (и сроков к ним) для самой себя.

Так как я веду несколько клиентов, у меня нет приоритетных или второстепенных задач. Важно всё, и моё внимание нужно всем. Но чтобы всё-таки расставить задачи в какой-то последовательности, я сначала стараюсь оценить финансовую пользу для компании. Например, лучше потратить несколько часов на апсейл текущего клиента: это будет в плюс и для компании, и для клиента.

Такое часто бывает. Важно не потерять свой внутренний баланс. Как бы банально ни звучало, но мне помогают дыхательные техники. Глубокие вдох-выдох, так несколько раз — и вот уже спустя пару минут возвращается трезвость ума, и ты начинаешь спокойно рассуждать, как лучше расставить приоритеты.

У каждой срочной задачи есть свой уровень сложности. Мне проще сделать в первую очередь срочную и несложную задачу и отдать результат клиенту, а затем приступить ко второй срочной, но более трудоёмкой задаче.

Как продакт-менеджеру мне проще, если я постоянно даю промежуточные отчёты клиенту. Он видит, что работа идёт, и не задаёт дополнительных вопросов.

В моём случае речь про тендеры. Обычно они сваливаются как снег на голову и внезапно встраиваются в твоё уже прекрасно составленное расписание.

Но всё-таки они бывают не так часто, поэтому нужно собраться, максимально быстро дать задания креативным специалистам, составить план работ по подготовке тендерных материалов, а затем без замедлений вернуться к текущим задачам.

Бывают такие задачи, которые откладываются месяцами (это не вопросы клиентов, а какие-то внутренние истории). При этом их всё-таки нужно сделать.

Чтобы ничего не оставалось лежать в долгом ящике, для начала необходимо выявить причины, почему задача не выполняется.

Возможно, у меня недостаточно знаний в этой области или не до конца понятно, в чём суть задания. Я задаю себе вопрос: что можно сделать прямо сейчас, чтобы задача сдвинулась с мёртвой точки. Когда разберёшься с этим, становится морально легче приступать к задаче.

Возможно, прозвучит странно, но я обожаю режим многозадачности. Когда занимаешься разными проектами, твой мозг постоянно переключается и генерирует новые классные идеи. Открою такой лайфхак: старайтесь миксовать энергозатратные задачи (у меня это подготовка аналитики, тендеров) с теми, от которых вы максимально кайфуете. Тогда работа будет в радость.

Меня очень отвлекает почта. Из разных планировщиков (Basecamp, Trello) летят бесконечные уведомления, и бывает сложно сфокусироваться на выполнении одной задачи, так как боишься пропустить что-то важное по другим.

Я настроила только личное упоминание меня в задачах: так я понимаю, что это срочное и важное и это сообщение адресовано именно мне. Почту же стараюсь проверять раз в час, не чаще.

Музыка. Когда погружаешься в задачу и на фоне играет твой любимый плейлист, никакие внешний факторы не могут тебя отвлечь.

При выполнении нелюбимых задач я придумываю себе поощрения или меняю обстановку на более приятную: иду работать на веранду в кафе или покупаю любимый кофе.

Я вношу все задачи в Google-таблицу, ставлю напротив каждой дедлайн и помечаю каждую задачу определённым цветом.

• Красный — срочная задача, к которой нужно приступить в первую очередь.
• Жёлтый — задача, которая может подождать, но её всё равно надо сделать в ближайшее время.
  
• Зелёный — готовая задача, по которой ещё могут быть правки и которая ещё не сдана.
  

Затем я убираю выделение с тех задач, которые полностью сданы и согласованы.

Таблицу я открываю с самого утра, как только сажусь за работу. Она отлично отображает весь фронт работ, и я могу держать всё под контролем. Таблицу я веду по принципу «новый месяц — новый лист».

Сначала срочные задачи по клиентам, к которым я прикреплена в агентстве. Затем тендеры, а затем внутренние задачи, по которым обычно нет чёткого дедлайна. Но если одновременно горят два проекта, я уточняю у менеджеров, какой делать первым, потому что они могут связаться с клиентом и всё-таки договориться о переносе сроков.

Для меня оптимально сначала сделать все маленькие задачи и правки (лучше утром), а потом уже спокойно приступать к большой задаче и заниматься ей до конца дня.

Больше всего меня отвлекают мелкие правки, которые обычно нужно делать срочно и которые прилетают в любое время дня и ночи. Как я уже отметила, постоянно переключаться — не вариант, поэтому я стараюсь «подкопить» правки, а затем вносить их все разом.

Когда я чувствую, что совсем нет вдохновения для работы, открываю рассылку от Кирилла Олейченко: он собирает все новости дизайна за неделю: релизы работ, выдержки из книг, графические материалы и многое другое. Там обычно столько всего интересного и креативного, что остаться без вдохновения просто невозможно. Это и мотивирует включиться в работу.

Хорошая музыка и шоколад. Наушники вообще помогают абстрагироваться от всех. А если попалась откровенно скучная задача (например, делаю стандартный макет строго по брендбуку), стоит потом приступить к чему-нибудь более интересному, чтобы расшевелить мозг.

Хотя мы не хотели перечислять известные всем техники по тайм-менеджменту, кое-что из «классики» всё-таки посоветуем. Иногда действительно сложно понять, что же мешает тебе быть эффективным и какие вещи больше всего тормозят рабочие процессы. Порой мы даже боимся признаться самим себе: да, это мешает мне жить, это мой личный пожиратель времени.

Немецкий эксперт по самоорганизации Кордула Нуссбаум не просто написала очередную книгу о тайм-менеджменте, а сделала рабочую тетрадь «Планирование» с упражнениями, вопросами, тестами для грамотного управления временем.

Тетрадь небольшая, но отлично помогает разложить по полочкам свои дела и определить, что мы делаем не так, что откладываем зря, а что не зря. Тетрадь полезно перезаполнять время от времени: предположим, раз в год. Ведь задачи меняются, а что-то забывается.

Далее вы выписываете свои четырёхминутные действия. После этого, как только возникает такая задача, вы делаете её сразу же. Таким образом, дело будет завершено сразу, а не будет откладываться на потом. Мелкие задачи не будут собираться в большой снежный ком.

Книга продаётся на Labirint.

На сегодня о тайм-менеджменте всё. Будьте эффективными и не тратьте время на бессмысленные дела. Спасибо за внимание.

#управление #таймменеджмент