Self-менеджмент, или как дизайнеру найти время на все задачи — и немного больше

Всем привет. Меня зовут Михаил, я дизайнер, работаю на двух с половиной работах, развиваю полезный сервис для дизайнеров и разработчиков «Календари», веду канал на Youtube.

В закладки

Расскажу вам, как я сумел организовать своё время для выполнения поставленных задач, как научился спать по 5,5 часов и совмещать почти три работы — вдруг кому-то мой опыт покажется полезным.

​Иллюстраторка — Фаина Зайчикова

Двое на одного

Когда-то давно я прочитал в описании «Студии Лебедева» очень хорошее правило: у них 100% рабочего времени сотруднику оплачивает компания, и весь левак на работе запрещён. Это очень коррелирует с моим внутренним ощущением — такое же правило я использую для себя уже более 20 лет.

Когда я работаю в офисе на основной работе, я не занимаюсь ничем, кроме работы. Не читаю мессенджеры, не отвечаю на вопросы других заказчиков, никогда даже не открываю не связанные с основной работой файлы.

На рабочем компьютере у меня не подключён личный «Яндекс.Диск», не залогинена личная почта и прочие способы связи. На работе я занимаюсь работой. А лишнее время, которое у меня иногда появляется в промежутках между задачами, я трачу на общение с коллегами или на прогулки в соседний парк — перезагрузить мозг.

Но заниматься одной лишь работой я не могу: личные проекты позволяют мне реализовываться в сферах дизайна, которые не затрагиваются на основной работе.

Я увлекаюсь прототипированием и дизайном мобильных и десктопных приложений для операционок Apple, участвую в разработке нескольких веб-сервисов, изучаю новые направления и технологии в дизайне, дизайн-системах и алгоритмическом дизайне, пишу видеоролики по лайфхакам из мира дизайна для своего канала на Youtube, занимаюсь репетиторством с дизайнерами — и это не включая семейные дела и хобби.

Все эти занятия требуют времени не меньше, а часто и больше, чем моя основная работа.

Сутки через сутки

Самая сложная задача из всех, что стояли передо мной, — найти время для выполнения всего запланированного. Если я уделял слишком много внимания работе — страдала семья, не получая от меня необходимого общения и участия.

Если всё свободное время уделять семье, то не оставалось времени на свои проекты. Нужно было вырабатывать какую-то определённую схему, поскольку бессистемная трата времени на проекты или семью приводила к провалам по обоим направлениям.

Такая схема в итоге нашлась, я назвал её по аналогии с работой охранников на автостоянке — «Сутки через сутки». Смысл её в следующем. В первый день я прихожу после работы домой, делаю мелкие домашние дела, ужинаю с семьёй — и примерно с 19 часов и до позднего вечера занимаюсь только своими проектами, меня никто не трогает и не мешает работать.

Конечно же, я общаюсь с домашними, я отвлекаюсь на минутку на дочку, если она на руке повисает или мне в лоб прилетает игрушка — куда ж без этого, — но в целом у меня получается полноценный второй «рабочий день». Семья с пониманием относится к этой необходимости и поддерживает меня. Обычно это самый продуктивный вечер в моём графике, именно в эти дни я пишу ролики для канала и делаю глобальную работу по проектам.

На следующий вечер я уделяю время только семье. Я отключаю все уведомления, откладываю на рабочий стол телефон и ноутбук, снимаю часы, чтобы они не вибрировали сообщениями, не включаю домашний комп. Моё время в этот вечер принадлежит только семье — домашние дела, прогулки, общение, фильмы, игры с дочкой и прочие прекрасные вещи.

Но есть небольшая хитрость: когда все ложатся спать, у меня — с учётом моего графика сна — есть ещё как минимум пара часов для работы. Конечно, я пользуюсь этой возможностью для небольших дел: отвечаю на сообщения, делаю предварительную работу по проектам, планирую следующее занятие с учеником, готовлю файлы для роликов — решаю небольшие, но важные задачи по проектам, которые позволяют мне разгрузить от рутины завтрашний, полноценно рабочий вечер.

Это схема работает вот уже больше четырёх лет и показала свою состоятельность в моём случае. Каждый день я могу уделять время работе и каждый день общаюсь с семьёй. 90% на 10%, день через день — это позволяет мне не останавливаться и сохранять хороший ритм работы над проектами и делами.

Я просыпаюсь рано, около шести часов утра (о том, как я научился вставать так рано, — в главе «Путь самурая»), поэтому, помимо вечерних часов, у меня есть ещё один большой период для работы над проектами — утро. С 6 до 9 утра, даже за вычетом времени на водные процедуры и завтрак, можно сделать очень много: подумайте, это практически три часа рабочего времени — половина рабочего дня!

Утром у меня очень высокая продуктивность, поэтому я стараюсь заниматься сложными задачами: вношу финальные правки, дизайню какую-то глобальную часть проекта — делаю всё, что требует концентрации и «свежего» мозга.

Таск-менеджер

Мне всегда казалось, что выбор и использование в работе «правильного» таск-менеджера очень помогает в самоорганизации, логично, что я долгое время искал для себя оптимальный вариант. Перепробовано было очень много разного софта — Evernote, Wunderlist, Todoist, Reminder, Trello, Asana, куча каких-то небольших программ с канбан-досками, Redmine, Jira и ещё с десяток, которые уже и не вспомнить.

В каждом приложении разработчики привносили свою логику в ведение дел, в постановку задач и дедлайнов, у каждого свои особенности прикрепления файлов и установки напоминаний, добавления в задачу или на митинг собеседника.

Для меня часто всё это оказывалось просто непреодолимыми сложностями, мне не хотелось понимать логику авторов софта, и как дизайнера и инженера они меня просто выбешивали :) В общем, попользовавшись софтиной какое-то время, я отказывался от неё и искал новый инструмент.

В целом складывалась какая-то дурацкая система: из-за сложностей, которые дополнительно создавали мне эти приложения, мне приходилось заставлять себя пользоваться этими приложениями. Парадокс: вроде бы они должны мне помогать, но мне дико неудобно и не хочется :)

В итоге у меня остался единственный вариант, которым я пользуюсь тоже уже много лет, — дефолтный календарь iOS и macOS. Календарь, как оказалось, отвечает почти всем моим требованиям для постановки задач самому себе: он всегда доступен, его поведение понятное и простое, он синхронизирован на всех устройствах. Со временем у меня выработалась привычка каждую мысль вроде «Надо завтра заехать в магазин» или «Почему бы не сделать страницу проектов тёмной» записывать как задачу в календарь, на то или иное время, в зависимости от сегодняшнего графика.

Единственное, что нельзя делать в календаре, — вести проекты с более чем одной задачей, прикладывать файлы или какие-то материалы. Для таких проектов раньше я использовал Asana, это простое бесплатное приложение с канбан-досками, очень хорошо подходит для scrum- и agile-методик и позволяет вести личные небольшие проекты.

Но с недавнего времени я перешёл на Notion, мне очень понравился набор функций этого софта — для меня это некий гибрид гуглдоксов, канбан-досок, ту-ду-листов и заметок. Я уже совсем перестал пользоваться гуглдоксами, всё пишу в Notion и все свои личные проекты веду там: очень удобно, что можно давать разным участникам инвайты к разным проектам со своим уровнем доступа — это позволяет совместно работать над задачами.

Если вы испытываете сложности с каким-то софтом для менеджмента задач и времени, если они вам кажутся излишне замороченными, как Jira или Trello; если вы хоть раз ловили себя на мысли, что забыли поставить задачу либо вам просто не хочется это делать — попробуйте пользоваться только календарём. Я и не заметил, как втянулся и забыл про все попытки организовать своё время другими способами.

Путь самурая

Сложным для меня — как в принятии решения, так и в реализации — было выработать определённый график сна. Раньше я, как и многие, считал, что спать нужно по восемь часов, что организм сам лучше знает, сколько ему необходимо отдыхать. Оказалось, что организм действительно это знает, только я к нему не прислушивался.

Не помню точно, где прочитал (или услышал) поговорку про сон самурая: «Самурай спит четыре часа, женщина — шесть, ребёнок — восемь, а дурак — десять». Именно эта поговорка побудила меня задуматься: «Действительно ли я где-то между дураком и ребёнком или всё-таки я самурай?»

Сейчас я сплю по 5,5–6 часов — без ущерба для деятельности в течение дня, но шёл я к этому около 7–8 месяцев, допуская множество ошибок. Существуют разные методики для определения максимальной длительности эффективного сна, но мне показалось, что всё это сродни шарлатанству, так что я пошёл своим, неправильным путём :)

Максимум

Сначала я решил определить, в какое время суток у меня максимальная работоспособность, ведь все «настройки» своей жизни я делаю ради повышения эффективности работы. Это оказалось несложно: в диапазоне с четырёх утра до часу ночи я устраивал двухчасовые спринты, работая над какой-то несложной, быстрой в исполнении задачей, которую можно закончить в это время.

Причём не всегда это были задачи, связанные с дизайном. Напротив, я старался в спринтах задействовать совершенно разноплановые задачи: от сортировки и ответов на электронную почту до изучения каких-либо новых материалов, чтения статей или выполнения домашних дел. Это помогло мне оценить свою эффективность с разных сторон.

Я всегда считал, что «моё» время — вечер: когда всё успокаивается, никто не мешает, я хорошо работаю. Но спринты показали совершенно другое: моё максимально эффективное время — с 6–6:30 до 10–10:30 утра. Затем идёт небольшой спад эффективности, в районе 14–16 часов она минимальна (наверное, у меня сиеста :)), а с 19 до 20–21 — ещё один короткий период отличной эффективности. Ну а потом уже пора расслабляться и байки :)

Открытие было немного удивительным, я проверил полученные результаты ещё несколькими тестами и убедился в правильности выводов. Получается, что смещать время сна и настраивать его график желательно с учётом этого вывода.

Лёгкий ли сон?

Следующий этап — постараться найти время, оптимальное для пробуждения. Мы живём в век кабриолетов на орбите Марса, поэтому я доверился современным технологиям: мне нужно было просыпаться в фазе лёгкого сна, и для её определения я решил воспользоваться «умными» будильниками.

Я понимал, что не смогу всё время пользоваться этими приложениями, держать телефон под подушкой или рядом постоянно на зарядке, поэтому решил для себя так: потестирую, выведу некое среднее время, близкое к 5:30–6 часам утра, а дальше буду просто пользоваться обычным будильником.

Примерно месяц я тестировал свои фазы лёгкого сна, анализировал графики, слушал страшные ночные звуки, записанные приложениями, пробовал сравнивать, как я себя чувствую, вставая в фазе тяжёлого или лёгкого сна, и в итоге вывел для себя оптимальное время пробуждения.

Оказалось, что это 6:15 утра. Пока я знакомился с разными способами «настройки» своего сна, я прочитал где-то, что будильник лучше ставить на «некруглые числа», поэтому я выбрал и с тех пор постоянно использую время для пробуждения 6:13 утра. Глупость, конечно, но внутренне мне так спокойнее :)

Конечно, такое время пробуждения выпадает на самое начало диапазона моей максимальной эффективности, но другое время оказалось либо слишком рано (5:22), либо очень поздно (8:07), а учитывая, что от пробуждения до начала работы меня отделяет 15–20 минут утренних процедур, я могу себе позволить так просыпаться.

Самурайский сон

Такими «простыми» способами у меня получилось найти лучшее время для работы и настроиться на утренний подъём в 6:13. Оставалось сообразить, во сколько нужно ложиться и сколько будет длиться сон, чтобы высыпаться.

Для восьмичасового сна мне нужно было бы ложиться в 22 часа. С моим графиком жизни и работы это было просто нереально. Во-первых, в такое время иногда только возвращаешься с прогулки, тренировки или работы; во-вторых, я честно попытался засыпать в такое время — у меня не получалось. Дело даже не в активности семьи или в том, что летом в это время ещё слишком светло — мозг в это время активно работает и думает думу, вместо того чтобы уложить меня спать.

Пришлось пойти на компромисс с совестью — ложиться спать в привычное для себя время — в полночь или в начале первого, а просыпаться в 6:13. Примерно полгода я привыкал к такому графику, и в конце концов у меня это получилось. Параллельно я приучал себя работать в утреннее время — так я себя морально подстёгивал не останавливаться, искал, так сказать, оправдания издевательствам над собой.

Нашёл несколько полезных советов и применил их в своей жизни: не есть за три часа до сна, перестать работать вечером под бокальчик красного сухого, снизить физическую активность перед сном — для этого даже велотренировки пришлось перенести на утро; меньше работать за компьютером в вечернее время, почти (на самом деле нет) отказаться от чтения книг перед сном.

Книги для меня какая-то страсть, и я вряд ли когда-то откажусь от этого — читать по 4–5 книг в неделю. Наверное, придётся и для чтения искать самурайский путь :)

Советы начинающим самураям

Сейчас у меня получается спать по 5,5–6 часов; совмещать две работы, иногда брать третью для подработки; уделять достаточно времени семье и не бросать свои хобби. В целом, поиск идеального графика работы и ритма жизни занял у меня почти год — интересный и сложный период мучений и адаптации себя к новому графику. Конечно, может оказаться так, что всё, о чём я написал, применимо только ко мне: все люди разные, и нельзя насиловать организм, чтобы соответствовать каким-то правилам или критериям.

Попробуйте найти свой оптимальный график для сна, старайтесь все свои задачи вести в календаре, не надейтесь, что всё запомните, не откладывайте дела на потом, выполняйте в намеченное время, выделяйте в течение дня чёткие часы для работы над проектами и не мешайте личные дела с рабочими.

Мне повезло, у меня, благодаря моему графику, есть много времени для того, чтобы сделать наш мир немного лучше, — ведь дизайнерам это сделать проще всего.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "design invision", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 16, "likes": 6, "favorites": 31, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 90133, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 30 Oct 2019 12:28:24 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 90133, "author_id": 185909, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/90133\/get","add":"\/comments\/90133\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/90133"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199123, "last_count_and_date": null }
16 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

Интересный опыт.
Про некруглые числа для будильника и поговорку про самурая не знал

Ответить
0

Да я и сам не знал, пока не прочитал у кого-то в книге ) 

Ответить
2

Да, опыт и статья огонь. Михаил - просто машина.

Ответить
1

Спасибо, теперь надо научиться читать еще больше — и будет супер. А может, наоборот — меньше читаешь — больше времени на проекты ))

Ответить
1

Очень интересный опыт. Сам тоже использую маковский календарь уже более 7 лет (очень помог структурироваться) + трелло по рабочим задачам.
Я так понимаю, что это рабочая неделя. А в выходной день есть какой-то бонус по сну или все также скупо на телесные радости?

Ответить
1

Дима, я в выходной, конечно, позволяю себе поспать подольше, но все равно просыпаюсь не позже 8-8:30, иначе будет некомфортно — кости ломит и хвост отваливается ))
Часто бывает так, что сам встаю по привычному графику, просто не хочется больше спать. Всё-таки выходной — это такой расслабленный день, все равно отдыхаешь хорошо. 
К календарю я ещё добавил reminders — мак + телефон позволяют хорошо все контролировать и не забывать.

Ответить
1

Михаил, скажите, в каком возрасте вы начали практиковать 5,5 часовый сон? 
И наблюдаете ли вы свое здоровье у врача? 

Ответить
1

Примено в 35-36, здоровье, конечно, наблюдаю, как обычную диспансеризацию прохожу, так и консультируюсь по разным вопросам.

Ответить
1

Спал 5-6 часов на протяжении 20 лет, потом очевидно в связи с возрастом стало не хватать, теперь сплю по 8, иногда даже 10 (редко, но все же)
Пока спал 5-6 часов всегда хватало, удивляло что не у всех так.

Ответить
0

Да, меня тоже это периодически удивляет ) и, как я писал выше, я позволяю организму поспать чуть больше в выходные или в праздники/отпуски.

Ответить
0

То, что вы выиграли какие-то часы это замечательно, но настоящий выигрыш будет только тогда, когда на дистанции показатели вашего здоровья будут соответствовать полноценному сну, но лично я в этом сомневаюсь.
Ваша текущая эффективность на трёх работах в дальнейшем может аукнуться какой-либо хронической проблемой со здоровьем.

Ответить
1

На какой дистанции нужно посмотреть этот выигрыш? 
Суммарно уже больше пяти лет я юзаю такую схему и не жалуюсь. У меня нет хронического недосыпа, я хорошо высыпаюсь и отдыхаю в выходные. У меня есть способ разгрузить мозг и улучшить эмоциональную составляющую — работаю с деревом.
Может быть, бывают люди, которым подходит подобная схема и я как раз из них?
Это же мой личный опыт.

Ответить
2

На более длинной (https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5567876/). Может быть вам это подходит и совершенно никак не затронет ваше здоровье, но если всё-таки затронет ССС, то назад пути не будет. В любом случае, это ваше дело.
Считаю, что подобные статьи должны сопровождаться рассказом и об обратной стороне медали, чтобы неокрепшие умы, гонящиеся за эффективностью и продуктивностью, не подорвали своё здоровье.

Ответить
1

Мне показалось, в статье ясно выражено, что нужно искать свой график, что на поиск своего графика сна автор затратил почти год наблюдений и что каждый должен искать то, что ему подходит. 

Ответить
0

Спасибо, Елена :)

Ответить
0

Алексис, если бы эта статья была, к примеру, не личным опытом, а рекомендациями или представляла какую-то программу — да, ее имело бы смысл сопроводить мнениями специалистов, врезками про то, как важно спать 8 часов и т.д.
Про ССС — всегда занимался и сейчас занимаюсь спортом, не ради достижений — для здоровья, мониторю ежегодно все важное.

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }