Опыт взаимодействия с «Битрикс24»: часть 1

Ровно шесть месяцев назад приступил к внедрению CRM «Битрикс24» в компанию нового клиента. В статье расскажу, как это было и с какими сложностями столкнулся.

Начало

Клиенту необходимо было выбрать CRM-систему и с помощью неё привести в порядок внутреннюю работу сотрудников и сделать её максимально прозрачной.

После первой встречи остановились на «Битрикс24» (aмоCRM, «Мегаплан» и другие системы показались не настолько гибкими).

Обзор «Битрикс24»

Выбрав «Битрикс24», всё же хотелось рассмотреть узкие места системы. Чтобы при выполнении задач сразу понимать, какие могут нас встретить сюрпризы.

Всё перечислять не буду, только самые распространённые:

  1. Неудобное мобильное приложение. Что есть, то есть. Одна надежда, команда разработчиков уделит мобильной версии должное внимание.
  2. Отсутствие расширенной отчётности по задачам. Поясню: отчётность есть, но чтобы посмотреть владельцу бизнеса в одном окне весь перечень задач по всем сотрудникам — такого нет. И отчёты в тех разрезах, которые есть в системе, часто не удовлетворяют запросам клиентов.
  3. Шаг в сторону — сразу нужны коробочная версия и программист. Спустя время могу сказать: отчасти это правда, но сильно зависит от подхода самого интегратора. Есть решения намного проще и эффективнее, которые не требуют программиста, и хватает базовых функций в облачной версии. Достаточно понимать конечную цель.
  4. Обновления в коробочной версии. Сделал программные улучшения в коробочной версии — и после обновления всё слетело.

И так далее. На просторах интернета найдёте множество описанных недочётов системы. Нас это не останавливало, поскольку у клиента была основная цель внедрения — сделать процессы компании прозрачными и управляемыми. А CRM «Битрикс24» решает эту задачу сполна.

Цели интеграции

  1. Повысить прозрачность работы 160 сотрудников компании.
  2. Повысить эффективность коммерческого блока, определив, какой сотрудник даёт наибольший вклад в рост продаж в % выражении и благодаря каким действиям.
  3. Отладить работу с клиентами и автоматизировать рутинные действия менеджеров по продажам.

Этапы работ

  • Описание структуры компании и ролей сотрудников.
  • Импорт базы сделок и контрагентов. Настройка обязательности заполнения полей.
  • Настройка CRM:
    — Настройка сущностей CRM (лиды, контакты, компании, сделки, предложения).
    — Настройка прав доступа к CRM.
    — Настройка CRM на несколько направлений бизнеса (товары, услуги и прочее).
    — Настройка стадий лидов и сделок.
    — Подключение к CRM общего корпоративного электронного адреса.
    — Подключение к CRM электронных адресов менеджеров.
    — Настройка CRM-формы.
  • Настройка бизнес-процессов компании и настройка роботов:
    — Постановка автоматических задач на определённые этапы воронки продаж.
    — Автопланирование следующего действия (звонок, встреча, письмо).
    — Автозадание на контроль лида или сделки.
    — Автозадание «Забытый клиент».
  • Тестирование и отладка.
  • Сопровождение, обучение и внесение правок.

Структура компании

​Структура компании

Всё начинается с ядра — с сотрудников компании. Тех людей, которым будут назначать права доступа к лидам, сделкам, кампаниям, задачам, воронкам продаж и так далее. На структуре также держатся бизнес-процессы «Битрикс24».

Важно понимать, что если кто-то уйдёт в отпуск или уволится, то настроенные автоматические бизнес-процессы могут остановиться. И чтобы этого не было, настраивается ролевая модель.

Например, рассмотрим роль менеджера. Автоматически на эту роль
(а не на конкретного сотрудника) ставятся задачи на втором, третьем и пятом этапах воронки продаж.

Тем самым мы подстраховались от увольнений и большой текучки кадров. Ведь если сотрудник уходит, то система сможет направить задачи на другого (с такой же ролью менеджера).

Бизнес-процессы

После того как мы загрузили контрагентов и все контакты в CRM, приступаем в описанию регламентов и инструкций компании.
Этот этап работ занял у нас около полутора месяцев.

Нам необходимо было разобрать на шестерёнки несколько отделов: отдел маркетинга, отдел продаж, юридического отдел, а также часть производственной группы.

То есть понять, какие роли находятся в этих отделах, расписать основные последовательности действий сотрудников в разных ситуациях.

Например, что делает менеджер, когда новый клиент хочет заключить договор. Отличаются ли его действия, если этот клиент ИП или ООО? Что при этом необходимо запросить у юридического отдела и кому далее передать эстафету, чтобы по этому клиенту договор был заключён.

Также что делает офис-менеджер, когда узнаёт, что юридический отдел подготовил проект-договора. Кому нужно написать и каким образом отправить оригинал договора клиенту на подпись? И так далее.

После того как формализовали регламенты компании, мы приступили к составлению блок-схемы по каждому процессу.

Такая алгоритмизация должна быть гибкой и оставлять пути для манёвра. Мы приезжали в офис и демонстрировали владельцу процесса алгоритмы и регламенты, которые претерпевали множество изменений. Но в итоге удалось согласовать, и мы двинулись дальше.

Дизайнер бизнес-процессов

Так выглядит дизайнер бизнес-процессов внутри «Битрикс24»:

​Дизайнер бизнес-процессов в «Битрикс24»

Каждый блок (далее «активити») совершает определённое действие: задаёт условие (и/или), ставит задачу сотруднику, отправляет уведомление клиенту, изменяет поля документа и многое другое. Таких активити более 50 штук самого разного назначения внутри «Битрикс24».

То есть, как вы понимаете, можно автоматизировать абсолютно любой процесс, протекающий в компании, используя сотни комбинаций активити.

Например, мы реализовали несложный алгоритм «забытый клиент». Клиенту отправили коммерческое предложение, а вестей от него уже нет около недели (таких случаев, как оказалось, было около сотни).

В качестве решения мы поставили активити, который считает время нахождения клиента на определённом шаге (в этом случае на шаге отправки КП). Если время больше недели, то система автоматически высылает уведомление ответственному менеджеру: «[Имя менеджера], напомните о себе, спросите [имя клиента] устраивают ли условия КП».

Сообщение может быть любым.

Но в одном бизнес-процессе могут участвовать несколько сотрудников. От каждого сотрудника, как правило, требуется несколько действий. Владельцу в нашем случае необходимо было понимать, на каком этапе, например, находится процесс по закупке определённого товара и где самое узкое место.

Это мы также реализовали через дизайнер бизнес-процессов в «Битрикс24», откуда уже в Power BI выгружали статистику и строили наглядные гистограммы. Прикрепляю один из примеров:

Отчёт по бизнес-процессу «Закупка товара»

В этом отчёте показаны временные затраты на каждом этапе, а также суммарные временные затраты отделов компании, которые принимали непосредственное участие в этом процессе.

Друзья, на этом пока всё. Заканчиваю первую часть.

Напишите в комментариях, как вам. И если вам понравилась статья, ставьте лайк :) Скоро напишу вторую часть, где поделюсь лайфхаками работы с CRM и туннелями продаж.

0
39 комментариев
Написать комментарий...
Bullshit detector

Битрикс это как нож 9 в 1. Функций куча и ни одна не реализована юзерфрендли. Абсолютно неудобный для  исполнителя продукт, юзабилити никудышное. Отсюда и необходимость обучения персонала, а это время и деньги, когда конкурирующие срм вообще нативны и не требуют обучения. Кастомные решения потребуют кода, который надо ждать и оплачивать. В итоге все занимаются битриксом вместо занятия бизнесом,  особенно сейлзы.

Зато у руководителя красивые циферки на панели.

Не теоретик. Я дважды пытался внедрить битрикс в компании, и оба раза был фейл. Не работало редактирование файлов на планшетах и мобилках, все открывалось, но изменения не сохранялись. Дошел до переписки с поддержкой, итоговый ответ был такой: да, баг есть, но мы его исправлять не планируем:)

Ответить
Развернуть ветку
Vl Al

"баг есть, но мы его исправлять не планируем" - Это же, фактически 1С. А в 1С такой подход - если баг воспроизводимый, сроки исправления не называют и хотфиксы не делают. Можно только надеяться, что в каком-то будущем релизе исправят.

Ответить
Развернуть ветку
Bullshit detector

В 1с понимают ущербность битрикса, не зря они 50% амо срм купили, и при этом не лезут в нее своими лапами)

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Bullshit detector

В амо есть фильтрация сделок по любому параметру, в том числе по кастомным полям, заведенным пользователем, и по тегам сделок. Можно фильтровать как угодно, введя любое, что вам известно, в строку поиска.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Марк Квитко

Если не ошибаюсь, б24 принадлежит 1с уже давно

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Согласен, местами совсем не интуитивен и потребовалось около 2.5 месяцев, чтобы настроить систему и обучить. И при этом все равно остаются небольшие доработки, которые делаем в рамках сопровождения.

сейчас довольны, привыкли.
Есть тот функционал, который нереализуем в других CRM. Например, последовательное согласование документов в отделах компании для отправки клиенту. И это в авто режиме.

Или роботы, которые сообща делают рутинную работу, которую делал до этого менеджер по продажам

Ответить
Развернуть ветку
Bullshit detector

Павел, можете рассказать, какую конкретно рутину теперь делает битрикс вместо людей?

Что касется последовательного согласования между отделами, для организации на 160 сотрудников эта проблема выглядит надуманной. Если ваши менеджеры не могут запомнить коллегу, которому документ передать после выполнения своей работы, то стоит их зарплату и бонусы умножить на ноль. Но зато красиво и с помпой можно сказать, что у нас тут автоматизация. И вы теперь можете видеть, на какой стадии у вас документ повис. Только смотреть будете только тогда, когда есть проблемы. В итоге все равно будете вызывать сотрудника ответственного. Автоматизация ради автоматизации.

Создать автоворонку можно в любой современной срм. Пилите отдельную воронку на согласование документов, вместо стадии сделки ставите стадии согласования, и автоперенос по воронке по выполнению задачи. Все. и никакого программиста и, упаси боже, возни с интерфейсом бизнес процессов битрикса. 

Ну и про то, что все довольны. Ну кто в здравом уме из рядовых сотрудников станет жаловаться руководству на выбранный им софт?))) Таких людей в найме совсем немного, кто готов рискнуть и высунуться со своим мнением ради выгоды всего вашего предприятия.

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Про рутину:
1. Отправляет коммерческие предложения, уведомления
2. Готовит договора, акты, счета под клиента
3. Благодаря модулю задачи и проекты, убирает лишние действия по постановкам задач, трату времени на напоминания о том, что нужно выполнить ту или иную задачу
4. Убирает рутину связанную с поиском добавочных номеров, обмену информацией между сотрудниками, определением какой сотрудник сейчас на совещании, кто находится на встрече у клиента, а кто ведет обучение. 
5. Подсказывает менеджеру, какие дела в приоритете, ему не нужно тратить время на рутину, связанную с доп записями по клиенту - какие письма отправить, кому нужно позвонить, а кому написать через пару месяцев. И многое другое

Создать автоворонку можно, если процесс линейный. В компании был процесс из 11 блоков и несколькими условиями возврата из одного блока в другой. И какие-то блоки требовали параллельного выполнения. При этом надо было понимать, что мы делаем, если человек уходит в отпуск, кого ставить вместо него (заложить особые правила под эту ситуацию), чтобы процесс не стопорился. Да как вариант добавлять на каждую стадию робота, но также написанного в дизайнере бизнес процессов. Но, поверьте, когда в отделе продаж и так несколько воронок продаж, и здесь же добавлять воронки, которые связаны с внутренними работами - не очень удобно. 

Ответить
Развернуть ветку
Bullshit detector

Все, что вы по пунктам 1-5 перечислили умеет любая современная СРМ :)

Про множество воронок знаю не понаслышке, у самого их несколько. К счастью есть права доступа, и можно настроить, чтобы сейзлы видели то, что нужно им, а юристы то, что нужно им.

Про нелинейные процессы согласен, такого функционала пока в других срмках из коробки нет. Но это и не задача СРМ, это уже ERP-системы.

В любом случае, спасибо за ответ :)

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

И вам;)

Ответить
Развернуть ветку
NiceBuh

Я пытался внедрить с момента выпуска Битрикс 24. Несколько раз. Все не то. А месяц назад опять вернулся, попробовал и... вроде стало получше. CRM стало более удобна и функциональна. Прикрутил телефонию. Пока внедряю потихоньку. Переношу все контакты.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Чёсов

может быть битрикс это не то что надо было внедрять? я постоянно сталкиваюсь с компаниями, которые пытаются идти от системы, а не от процесса. Выбирают систему по не понятным критериям, а потом едят кактусы. Нужно идти от обратного сначала разобраться, как все работает, а потом уже выбираться систему. Система в первую очередь должны быть инструментом для работы. А не очередной обузой. Я думаю битрикс берет своей дешевизной, 10 тыс. рублей в месяц за не ограниченное количество пользователей. когда salesforce примерно столько же берет за 1 пользователя. почувствуйте разницу :)

Ответить
Развернуть ветку
Nanokassa_ru

«Это» лучше вообще не внедрять. Выберите любое аналогичное решение. Если конечно задача не просто «отработать» бюджет

Ответить
Развернуть ветку
Олег Савченко

1. Вы внедрили Битрикс, запустили рекламу, человек заинтересовался, заполнил форму, создался лид. Вы отработали этот лид, он оказался холодным, ушел в "отказ". Через неделю этот же человек видит другой ваш рекламный креатив, оставляет заявку повторно, создается новый лид, вы назначаете его другому менеджеру, клиент говорит "а, так это вы, отлично у вас отстроена система, придурки" и снова уходит в "отказ". Никаких предупреждений, никаких уведомлений о том, что это дубликат, нет. Зато есть отдельная функция (реализованная через известное место), которая ищет эти же дубликаты.

2. Вы вручную создаете лид, вносите номер телефона, добрый Битрикс говорит Вам "слушай, дорогой, я тут нашел лид с таким же телефоном, подозреваю дубликат". Проверяешь - и правда. То же самое проделываешь со старым лидом - добрый Битрикс молчит, потому что нафиг надо, дублирующую информацию же можно только при создании нового лида вносить, а старые лиды никто никогда не редактирует, правда?

Это два простых примера о том, как гениально работает Битрикс, нанося прямой ущерб бизнесу. По второму пункту они даже создали заявку на доработку.

Развейте мой скепсис, скажите, что на рынке существуют решения, которые не собраны из говна и палок на коленке, при этом имея Х-летнюю историю и миллионы страдающих клиентов. Буду очень благодарен.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Andrey Shevtsov

По мне так из попсовых CRM, Битрикс24 ничего так... Сам на ней сижу, не жалуюсь.

Ответить
Развернуть ветку
Klonin DevApp

Отлично! Ждём продолжение.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Устюжанин

Каков бюджет этого внедрения?

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Напишите в ВК, пришлю подробную смету

Ответить
Развернуть ветку
Олег Волков

Павел, напишите просто порядок, пожалуйста. И любопытство удовлетворите и стесняющимся поможете.

А то многие устали сейчас звонить/писать, т.к. цены никто не пишет. А позвонишь, - полгода - год будут звонками мучать «как ваши дела/ какие планы?»

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Средняя стоимость проекта 100тр

Вкратце: Внедрение, обучение и демонстрации, доведение до результата (выраженного в повышении выручки или росте эффективности, снижении % потерянных клиентов и тд)

Цель определяем с каждым клиентом индивидуально, фиксируем в показателях (сравнение до и после).

Цель Зависит сильно от того, на какой стадии находится бизнес компании.

Ответить
Развернуть ветку
Evgeniy B

Вопрос выше тогда не актуален, спасибо. Учту.

Ответить
Развернуть ветку
Evgeniy B

Вот интересно, за что в моем предложении можно было влепить минус) Некто Алексею Абрамову в нем что-то не по нраву.

Ответить
Развернуть ветку
Evgeniy B

Павел, присоединюсь к вопросу выше. Пока не приму конкретного решения, не вижу необходимость выходить на личный контакт. Пришел в проект, в котором уже был б24 и нравится- не нравится...
Нет масштабов уровня и 100 человек на сегодня, проект не очень большой, но стопицот мелких недочетов иногда вызывают  яростное желание сжечь криворучек в адском котле, но кто мы при их объемах.
Остается только запросить у вашего брата хотя бы ориентировочную цену, чтобы понять статью расходов. +/- для услышать будет достаточно, чтобы принять решение - обращаться или об стену. Буду благодарен.
  

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Yurovskih

Присоединяюсь с вопросом. Нарисуйте порядок  цифр (с укрупненной разбивкой по этапам) это  сложного  но вместе с тем интересного внедренческого процесса ) 

Ответить
Развернуть ветку
Phantom of Liberty

Доходчиво, продолжайте!

Ответить
Развернуть ветку
Azm Svet

Ждём продолжения

Ответить
Развернуть ветку
Станислав Савчук

Отличный кейс. Любые продукты имеют сильные и слабые места, нужно их знать и уметь интегрировать. Связка с power bi   хороший пример интеграции. 

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Klimov

"После того, как мы загрузили контрагентов и все контакты в CRM." а если массово потом потребуется изменять инфу о контрагентах, там как и раньше все ручками? Если подгрузить все также нельзя, больше вопросов не имеется...

Ответить
Развернуть ветку
Zloy Marketolog

Сколько стоили эти работы по внедрению без учета стоимости Битрикса?

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Как и писал в комментарии выше, около 100тр + оплата сопровождения и обучения сотрудников

Ответить
Развернуть ветку
Евгений

Павел, другие CRM внедряете?
Планирую в компанию, нужны толковые и инициативные специалисты этого дела.

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Да, напишите лично, расскажу подробнее

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Grachov

А можно подробнее про выгрузку в Power BI?

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Настроили бизнес процесс таким образом, что можно просматривать статусы в одном окне, а также загруженную информацию в процессе, кто ответственный и тд

И напротив каждого статуса система выставляет время. То есть мы видим когда был переход от шага 1 до шага 2 и тд

Данные статусы через специальный протокол автоматически каждые 30 минут выгружаются по всем бизнес процессам в Power Bi и строится отчётность. Как приведено на рисунке в статье.

Это позволяет увидеть наглядно на графике какой этап занимает больше всего времени у сотрудников

Ответить
Развернуть ветку
Alexandr Grachov

Данные статусы через специальный протокол автоматически каждые 30 минут выгружаются по всем бизнес процессам в Power Bi  - а можно про вот эту выгрузку подробнее

Ответить
Развернуть ветку
Pasha Kiselev
Автор

Конечно, в сущности Список в битрикс24 создан бизнес процесс, который запускается после заполнения формы списка.

В форме редактирования списка, есть вкладка статусы, куда записываются наименования статусов по мере прохождения этапов бизнес процесса. Напротив данных статусов фиксируем время.

Также в 1с битрикс: корпоративный портал имеется сущность агенты. Агент отвечает за отложенные действия системы. В том числе он у нас отвечает и за реализацию выгрузки статусов в таблицы PowerBI. Написан агент с использованием языка PHP и SQL

Где далее мы демонстрируем визуализацию воронки.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
36 комментариев
Раскрывать всегда