Избегайте ловушек «сделай это завтра», или как обезопасить себя и команду от прокрастинации

Если в Google написать слово «прокрастинация», то выдача англоязычного сегмента показывает почти 55 млн упоминаний.

И это те цифры, в которых не учтено использование слова в постах социальных сетей, так что указанное количество можно смело умножать на три – в результате имеем 165 миллионов упоминаний. Представляете, насколько востребованным за последние 10-15 лет стал этот термин!

Я, Илья Даниленко, СЕО и идейный вдохновитель EdTech проекта TeachMeCash, считаю, что практически у каждого современного человека есть проблемы с прокрастинацией, у одних – в одной сфере деятельности, у других – в другой, у одних – в большей степени, у других – в меньшей. И для этой проблемы существует два пути решения:

• Пустить все на самотек и позволять себе все больше и чаще прокрастинировать;
• Бороться с прокрастинацией, изучая ее причины и успешно исключая их из своей жизни.
  

Приглашая в команду новых специалистов, я всегда обращаю внимание на их позицию касательно этого вопроса. Еще на этапе знакомства наши HRы проводят тесты на склонность к прокрастинации, и 3 из 10 претендентов получают отказ по вакансии именно из-за наличия этой характеристики. Полученный нами опыт показывает, что человек впадает в состояние отложенности и замедления по четырем основным причинам:

• Страх – боязнь, что задача слишком сложная, и с ней будет очень непросто справиться.

  Отсутствие мотивации – задачу нужно выполнить, но не до конца понятно, для чего. Как результат, не формируется внутренний мотив для реализации действий.

• Боязнь не оправдать чьи-то ожидания – это разновидность страха, когда есть опасения выполнить задачу не так, как этого хочет человек, ее поставивший.
• Отсутствие интереса – задача скучная, монотонная или постоянно повторяющаяся, и ее просто неинтересно делать.
  
• 
  

Это причины, они понятны, а теперь – о доступных способах стабилизации ситуации. В компании TeachMeCash мы приветствуем второй путь решения проблемы с прокрастинацией – это борьба или хотя бы значительное снижение ее «градуса».

Как мы ведем борьбу с этим вредным зверем, расскажу далее. А пока – немного информации про негативное влияние прокрастинации на важные бизнес процессы.

Я считаю, что вряд ли можно назвать прокрастинацией один-два редких случая откладывания выполнения дел на потом (в научном мире – все равно прокрастинация, но ситуативная). Этому могут быть самые разнообразные и вполне объяснимые причины: плохое самочувствие, параллельные события и даже метеозависимость. Однако, когда это явление имеет постоянный характер (в научном мире - хроническая прокрастинация), его можно рассматривать как серьезные осложнения в способности саморегуляции, которые приводят к следующим последствиям:

Вот запланировали вы себе на вторник проведение 5-ти встреч и решение 3-х финансовых задач. Одна из финансовых задач становится камнем преткновения из-за кажущейся или объективной сложности своей реализации, и вы откладываете ее на час, потом еще на два часа, а потом – на вечер. Как вы думаете, успеете ли вы вовремя провести 5 встреч и решить остальные 2 финансовые задачи? Правильно, нет. Весь план на день рушится из-за одной задачи, на которую у вас появилась нежелательная реакция.

Предположим, у вас есть план задач на месяц, который равномерно распределен на каждую неделю и день. Состояние прокрастинации стало причиной появления 10 отложенных задач, которые остались на последние три дня месяца, но их обязательно нужно выполнить. Результат – большой стресс. Режим жизни в подобном состоянии в течение трех-четырех месяцев становится причиной выгорания и нежелания что-либо делать.

Например, ваш недельный рабочий план имеет перечень из 23-х задач, больших и маленьких. И если вы прокрастинируете хотя бы одну задачу в день, то из заявленного объема выполните только 16. Существенно, правда? А если перевести эти цифры в месячный объем, то целых 28 задач могут остаться невыполненными. Но потом их все-равно придется нагонять…

Как показывает практика, запущенное состояние прокрастинации набирает обороты как снежный ком. Стресс, который ее вызывает и является ее же результатом, весьма негативно влияет на физическое и психическое здоровье человека. Отсюда – усталость, депрессия, а также иногда переедание и пагубные привычки. Оно вам нужно?

Тимоти Питчел, доктор психологи из Университета Карлтона в Канаде, вот что говорит на эту тему: «Прокрастинация – это когда вы знаете, что вам следует делать, но вы не можете себя заставить это делать. Это – разрыв между намерением и действием». Все верно, и я с этим полностью согласен. Когда я прочитал его слова, я понял, где искать главную причину – в пространстве между намерением и действием.

Итак, каких составляющих здесь не хватает? На мой взгляд, всего двух:

• Личной мотивации – что получите вы, когда выполните эту задачу;

• Командной мотивации – что получит команда/проект, когда вы выполните эту задачу.

И хорошо, когда сотрудник может самостоятельно справиться с этими двумя уровнями мотивации, или хотя бы с одним из них. Но часто для этого нужно активное участие руководителя, особенно в вопросе командной мотивации.

Рекомендую выполнение следующих действий для повышения личной мотивации:

• Поставьте цель. Пусть на начальном этапе это будет лично ваша цель (получить повышение заработной платы, научиться делать что-то новое, вырасти по карьерной лестнице, доказать брату, что вы круче и умнее);
• Придумайте или, еще лучше, визуализируйте, что вы будете делать, когда получите желаемое (купите новый автомобиль, устроите громкую вечеринку до утра, расскажите брату о своих достижениях в присутствии всех родственников и т.д.);
  

• Основательно подготовьтесь к выполнению задачи (автоматизируйте все возможные процессы, получите ценную консультацию у эксперта, делегируйте некоторые обязанности и пр.);

• Запланируйте самые «противные» задачи на начало рабочего дня;
• Придумайте небольшое вознаграждение, которым вы поздравите себя с окончанием той самой «противной» задачи (выпьете чашечку кофе, позвоните старому другу, приобретете любимое пирожное в соседней кондитерской и т.д.).
  

И знаете, самое главное в этом всем – это признать, что вы прокрастинатор. С этого момента начинается период «выздоровления».

А теперь о том, что можно сделать для взращивания командной мотивации с позиции лидера:

• Озвучьте миссию и видение компании каждому члену команды (перед этим миссию и видение нужно создать, и не просто «для галочки», а с серьезным подходом к делу);

• Объясняйте смысл каждого этапа работы – для чего вы это делаете и как проект улучшится после получения результата;

  Мотивируйте финансами – это важный фактор, который творит настоящие чудеса, и речь идет не о процессе балования сотрудников, а про искреннюю благодарность за хорошо выполненную работу;

• Мотивируйте карьерным ростом – многие сотрудники успешно трансформируют это в личную мотивацию и начнут действовать;

• Повышайте командный дух, чтобы каждый сотрудник понимал, что замедление его работы – это серьезный барьер для работы остальных. Как это сделать? Корпоративные мероприятия, совместные путешествия, командные брейнштормы, празднование рабочих побед и т.д.

Не так сложно, правда? Если практиковать все вышеперечисленные советы, то у всех участников процесса появляются ответы на два главных вопроса: «Для чего?» и «Что я получу?». Как только это происходит, пазл складывается, и команда начинает работать как часики, проверено TeachMeCash!

А как вы боретесь с прокрастинацией в вашей компании? А может, у вас есть личный кейс? Делитесь историями в комментариях – мне будет очень интересно услышать, какие еще существуют способы решения проблемы!