Как маркетолог-удалёнщик автоматизировал свою работу, понахватавшись у программистов

С помощью примитивных программ удалось автоматизировать работу маркетолога-удалёнщика, меньше продалбывать задачи и начать жить.

Привет, я работаю контент-маркетологом на удалёнке, одновременно работаю в «Интерлогике» (создаём автоматические отчёты для руководителей, автоматизируем учёт и бизнес-процессы) и в SMMplanner (популярный сервис отложенного постинга), задач много — иногда косячу. Ребята из «Интерлогики» с помощью принципов автоматизации учёта и бизнес-процессов научили косячить меньше, чему я очень рад и хочу поделиться с вами.

Принципы

Озвучу принципы, которые стараюсь придерживаться, эти же принципы работают, когда нужно автоматизировать бизнес.

  • Всё, что может быть автоматизировано, стоит автоматизировать. Пусть потеет робот!
  • Автоматизация должна упрощать жизнь.
  • Помни про цель, скорость и цену внедрения. Глупо внедрять интеграцию между сервисами, если есть готовое решение или если это сэкономит десять минут, а стоит как крыло самолёта.

Поэтому всё держится на простых и понятных программах. Использую:

  • Alfred — заменяет маковский Spotlight, можно настроить сниппеты автозамены и много чего другого (ключевое — сниппеты, их можно поставить в настройках клавиатуры или в Punto Switcher).
  • Todoist — управление задачами.
  • TMetric — трекер времени за компьютером, делит день на проекты и фиксирует, в какой программе я был, какую вкладку открывал. Иногда в довесок использую помодоро-таймер Forest.
  • «Google Документы» — использую форму и таблицы. В форму записываю итоги дня, в таблицах анализирую итоги за месяц.
  • Notion — универсальный блокнот, аналог Evernote (красивый, поддерживает несколько режимов отображения, но медленный и сильно зависит от интернета).

Практически все программы работают контекстно — я имею дело только с Notion и Todoist, ну и с горячими клавишами.

Notion — как дневник и заметочник

Дневники. Я обнаружил, что если описать «как надо делать», то потом буду делать так, как сам написал. Не знаю, как это работает, но работает, а если поделиться этим регламентом с кем-то ещё, то «правильно делание» наступит гораздо быстрее. Именно поэтому я начал использовать цифровые блокноты, чтобы подвести итоги дня, запланировать следующий, написать регламент и так далее.

На Notion перешёл с Evernote, потому что он тоже поддерживал теги, по которым сортируются записи, и из-за кейса «Спинт жизни», о котором рассказал Евгений Егоров. Ежедневник доработал под себя: настроил форму записи, горизонт планирования на полтора месяца, и для каждого дня (вместо чек-листа привычек) подключил Google-форму.

Регламент. В Notion сделал чек-листы и регламенты: «Доведи пост до ума», «Проверь рекламу, прежде чем запускать её». Удобно держать все нужные заметки в одном месте и постоянно к ним обращаться.

Бонусы. Notion универсален. Если постоянно вносить записи и тегировать их, к примеру, каждый раз, когда мне захочется что-то купить, мне нужно создать заметку, прикрепить тег «вишлист», а потом сделать отображение в виде канбан-доски. К примеру, на моей доске я отобразил свои финансовые и не только финансовые цели. По такой доске удобно делать ежемесячный обзор.

​Вишлист, финансовые цели и прочее

Недостатки. Notion — условно бесплатен, ограничение в 1000 блоков. Я не понимаю, как можно не вылезти за пределы бесплатного режима. Notion очень долго открывается на компьютере и на телефоне, хотя в браузере работает довольно быстро.

Google-формы

С 2018 года я использую некий аналог трекер привычек, сделанный через формы. Преимущество моего способа — выведение результата в таблицу и анализ зависимости одной привычки от другой. Как бы я ещё узнал, что айриш-кофе помогает делать более интересные статьи. Подробнее об этом я рассказывал на vc.ru: «Как с помощью Google-формы и таблиц научиться держать фокус внимания, достигать KPI и воспитывать хорошие привычки».

Вкратце. Каждый день, перед тем как закончить работать и закрыть день, я иду в «сегодняшнюю» заметку Notion и подвожу краткие итоги дня, смотрю задачи на месяц, планирую ключевые задачи на завтра и прохожу форму.

​Google-форма интегрирована в блокнот «Дела»

Смотреть форму.

Сниппеты автозамены

Уверен, большая часть читателей vc.ru в курсе, что это такое. Вкратце — настраиваем клавиатуру компьютера или телефона реагировать на ключевые слова и подставлять заготовленный текст. Просят прислать номер карточки, я пишу «сбер ₽» и в сообщение подставляется номер карты сбера. Использую со ссылками на статьи, шаблонны ответы для подписчиков, контакты, почта, адрес и прочее.

​Когда ко мне добавляются в друзья, я пишу этому человеку «првк»

В сниппеты автозамены можно вставлять ссылки и картинки, когда я сам себе формирую типовую задачу «составить контент-план» или «собери отчёт», в заготовленный текст вставляется нужная ссылка.

Планирование задач

Кроме ключевых задач, которые я записываю в Notion, мне нужно записывать и управлять горой мелких задач. Для этого использую Todoist и применяю принципы из методик GTD и книг «Сделай это завтра» и «Джейдайских техник».

Быстрое занесение новых задач. У большинства планировщиков задач есть окно быстрого ввода задач. Зажимаешь клавиши ^ + ⌘ + A и записывай.

Тегирование задач. Удобно задачи сортировать, чтобы заниматься задачами только по одному проекту и не отвлекаться, для этого используются хэштеги проекта. В про-версии добавляются теги: звонки, статьи, задача на 5 минут.

Автоопределение даты и регулярные задачи. Todoist распознаёт фразы «каждый вторник», «12 декабря» или «завтра» и другие. Регулярные задачи помогают не забыть о важной рутине: написать посты, отправить письма, проверить метрику.

Закрытый список задач. Чтобы не умирать от горы несделанных задач — нужно ограничивать себя. С вечера запланировал Х задач на завтра и делаешь только их, если что-то появилось неожиданное — записываешь на завтра. Это называется «закрытый список задач», с его помощью можно избавиться от ощущения «целыми днями работаю, но делаю какую-то ерунду и вроде бы ничего полезного». В Todoist я создал задачу, которую нельзя выполнить и которая выглядит как черта (создаём задачу, в начале пишем *, а затем несколько «-»).

TMetric — контроль дел

Фиксирует «в каких программах сидел» и «чем ты занимался». Перед тем как выполнить задачу, запускаешь таймер назначаешь проект и пишешь описание задачи, когда выполняешь — останавливаешь таймер. Программа анализирует поведение за компьютером, сколько времени был открыт такой-то сайт или такая-то программа, определяет «когда отошёл от компьютера» и «когда работаешь, но не запустил таймер».

Если установить расширение в Гугл Хром, там же открыть Todoist, то из вкладки можно запускать и останавливать таймеры и не нужно вновь описывать задачу и назначать проект.

Проекты должны иметь одинаковое название, чтобы при нажатии «старт» запускался таймер с правильно выбранным проектом.

Недостатки

У моей системы есть несколько недостатков, которые я пока не победил. Я бы очень хотел сводить в одну таблицу данные по сделанным задачам из Todoist, сравнивать с данными из TMetric, не просто понимать «да, здесь у меня было активное окно гугл-документов и фейсбука, отвлёкся.

Если вы знаете, как это победить, буду рад послушать.

0
42 комментария
Написать комментарий...
Nice Man

Есть несколько вопросов:

1. Какие главные потребности вас ведут?

2. Отдыхаете? С какой регулярностью?

3. Не выгораете?

4. Самое важное, есть ощущение счастья (хотя бы в перспективе)?

5. Как было раньше? Как пришли к настоящему устройству дел?

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

1. Я не шибко амбициозный, если вы про это. Меня радуют только некий объём денег, понимание «сейчас 6 месяцев могу жить, не напрягаясь в плане работы» или «могу взять ипотеку и мне дадут хороший процент». Не знаю, ответил на вопрос?

2. Отдыхаю. Каждый день по 6-8 часов (обычно я просто гуляю), плюс обязательные 7 часов сна. Если не спится, то просто сижу в спальне. Медитирую, книгу читаю.  Выходные по-разному, скорее зависят от того, есть чем заняться, чем от факта выходных. Беру два раза в месяц. Но в субботу-воскресенье стараюсь делать вещи, которые связаны со мной: веду личный блог на яндекс-дзене, учусь, пытаюсь продвигать себя а-ля личный бренд. (короче, я стараюсь отслеживать, время работы на каждый проект, так, чтобы мой час не был дешевле моей установленной планки, для этого, на основные проекты хватает 5 рабочих часов с пн-пт). Классических отпусков не брал последние 5 лет, когда на две недели уезжаешь чилить на острова. Вместо этого предпочитаю взять цифровой детокс-выходные. (в прошлом году взял на неделю, предупредил всех и один фиг, через три дня сам делал «задачи отложенные на потом, когда будет время).

3. Не выгораете. Не знаю. Я постоянно читаю про выгорание и не понимаю что это. У меня иногда бывает «ой, сегодня я не в духе и не хочу работать», когда такое бывает, я просто не работаю. Иду в кино. Еду за город в лес. Сплю. Максимум такое было два дня. Гораздо чаще бывает «ой, что-то я плохо поработал, дай ещё поработаю!» — но это ведёт ко краху, проверено. В таких ситуациях стараюсь медитировать, если не помогло и все равно хочется взять бОльше работы, потому что предыдущую сделал плохо — беру выходной. 

4. На прошлых выходных спросили оцени своё состояние счастья по 10бальной шкале, я поставил 8ку =) 

5. Как раньше. Раньше когда был студентом, учился-работал круглыми сутками. В тот момент понял, что ненавижу просыпаться по будильнику, не высыпаться, одеваться «на люди» и всё такое, поэтому определил для себя только фриланс. 
первые 3 года фриланса — бесконтрольный график, непонятный денежный поток (бывало, что неделю жил на оставшиеся 100р), непонятные проекты, часто брал «если не возьму, завтра будет нечего кушать», режим дня сбился — друзей и девушку не видел. 
Сейчас в «дневное время» я с людьми, на первом месте я (сон, ощущение спокойствия, обязательные ежедневные упражнения-зарядки), потом семья-друзья, потом работа. Есть финподушка и могу рулить «не, я в вашей бьюти-сфере ни черта не понимаю, если хотите могу помочь с ..., но наверное, лучше обратиться к специалисту в бьюти-сфере». 

ух, на целый пост хватит =) 

Ответить
Развернуть ветку
Вася Михеев

Ни один здравомыслящий человек, имеющий некое ноу-хау, приносящее ему доход, как и имеющий источник дохода, не будет распространять об этом информацию. В первом случае - он усилит конкурентов и вылетит с рынка. Второй случай - это про "вау, я знаю как взять кредит под 3%, на половину купить машину, вторую положит в банк - и процентами гасить кредит!" Тоже выпнут. 
Отсюда следует вывод: вы либо не очень здраво мыслите, либо решили тут юкки срубить (если вы понимаете, о чем я).

Ответить
Развернуть ветку
Игорь Микенин

В чем радикальное ноу-хау? Автор просто рассказал о том, как он использует определенный инструментарий, которым помимо него пользуются тысячи

Ответить
Развернуть ветку
Вася Михеев

Вы комментарии почитайте: "Лайк за "сниппеты автозамены", крутая штука, о которой я раньше не знал. Внедрю на этой неделе в жизнь" (с) Александр Львов. 

Ответить
Развернуть ветку
Александр Львов

Ну да, этот инструмент конечно же настолько великолепен, что любой, кто его начнет использовать, сразу же станет миллионером и выпнет конкурентов с рынка. Уже выбираю себе остров в океане.

Ответить
Развернуть ветку
Ales Sharaev

Ни один вменяемый специалист не будет закукливаться в себе и скрывать свой опыт. Наоборот при обсуждении своего опыта с другими возникаеи эффект синергии и приходят новые идеи.

Ответить
Развернуть ветку
Вася Михеев

Насидитесь в своих коворкингах, потом синергируете друг с другом :)

Ответить
Развернуть ветку
Ales Sharaev

завидуйте молча

Ответить
Развернуть ветку
Аскер Аскеров

Оу!) Тщеславие побеждает логику, так что не соглашусь)))

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Амарантий

Вы не правы.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Львов

Лайк за "сниппеты автозамены", крутая штука, о которой я раньше не знал. Внедрю на этой неделе в жизнь

По отчету за день, который реализован через форму в гугле — прикольно. Я пробовал вести табличку подобную, просто отмечать плюс/минус в нужной графе в конце дня или ставить от 1 до 10 по баллам, сводка получалась. Меня хватило месяца на полтора → свою задачу табличка выполнила на тот момент, но не прижилась.

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

когда-то тоже была табличка, именно табличка в браузере, надоело вести через три дня, также не зашли обычные приложения трекеры. 
зато полтора месяца вел табличку в бумажном виде, лежал листок с вопросами на столе рядом с местом, где я работаю. Вижу листок → заполняю. Такой системе не хватало аналитики и вот почему-то зашла система через гугл-формы. 

Ответить
Развернуть ветку
Арман Мирзоян

Подскажите, где прочитать про то, как настроить сниппеты автозамены? 

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

максимально подробно описывал здесь гуглится по ключу «сниппетты автозамены» https://vk.com/@open.smmschool-snippety-avtozameny-pishem-bolshe-i-bystree 

Ответить
Развернуть ветку
Евгений Кашуба

Перепробовал много цифровых планировщиков. Результат - разрастание дерева планов до ужасающих размеров, потеря фокуса, уныние от объема предстоящей работы, ничегонеделание. Перешёл на старый, добрый блокнот. Записи только по делу (от руки сочинительством сложнее заниматься). "Открытых" не больше 10 задач. Записал - сделал - вычеркнул - дофамин. Всё-таки есть магия в бумаге и ручке. 

Ответить
Развернуть ветку
Nikita Rogatov

Вот прихожу к тому же. Но я очень не собранный и люблю всякую технику. Поэтому туду в аутлуке, а все остальное на бумаге

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

лайк =) люблю рисовать и писать на бумаге, но за 10 лет, даже дневники в школе, заканчивались на половине и переводились в какой-то другой формат. 
держу пачку бумаги и ручку под рукой, но исключительно для «что-то мулевать» — не хватает деления по тегам, поиска и прочего) 

Ответить
Развернуть ветку
Евгений Кашуба

Каждому свое :)

Ответить
Развернуть ветку
vic buynoff

Даже маркетологи эволюционируют в программистов. Старина Дарвин все-таки был прав

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

это хорошо? или не оч? 
потому что мой следующий левел → освоить создание коннекторов для гугл-даты студии и воркфлоу для альфреда, так как есть пара идей, как избавиться от некоторой рутины. 

Ответить
Развернуть ветку
vic buynoff

Ждете одобрения аудитории? Не хватает уверенности в качестве собственной эволюции? Хотите поговорить об этом?

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

пытаюсь понять конкретно ваш месседж. с этим-то понятно, с эволюцией → ¯\_(ツ)_/¯

Ответить
Развернуть ветку
vic buynoff

Вы же маркетолог, Илья. Вы должны понимать мессиджи на уровне рефлексов, это профессиональное.

Ответить
Развернуть ветку
Аскер Аскеров

Это правда и пример Ильи не единственный. Сам начинаю питон изучать

Ответить
Развернуть ветку
GR

Спасибо за статью. Есть ли у Вас работающее решение для автозамены в Android? Пробовал несколько, но все то зависают, то иногда не подставляют фразы.

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

про сниппеты? так вроде в настройках клавиатур, по умолчанию, есть такой подгон? правда оно там не автозаменой работает, а выскакивает в духе «предлагаем выбрать это»

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Denis Azarenko

Следущий этап, писать ответы через api ВКонтакте и прикрутить бота

Ответить
Развернуть ветку
Whole Rook

Берите вЫше - установить Termux на телефон) Запилить faceid с Алисой и одним взглядом или словом управлять задачами на телефоне)

Ответить
Развернуть ветку
Whole Rook

Базовые навыки набора текста должны быть. Должны быть 120 знаков. В минуту)

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

120 знаков вроде немного? =)

Ответить
Развернуть ветку
Whole Rook

Итого мильон в год, не меньше)

Ответить
Развернуть ветку
Василий Васильевич

В Трелло можно гугл таблицы интегрировать ?

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

а в каком виде? просто в трело есть расширение на доску гугл-доки, не помню что он делает =)

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

вы про функции, которые были в эверноуте а тут нет?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев
Автор

Никак — это ненужная фигня для меня

по-моему 1 или 2 раза ей в эверноуте использовал) 

существенная разница из-за которой долго страдал и иногда страдаю до сих пор:
— общая тормознутость, как я понимаю, ничего не хранится у меня, все в облаке
— общая система тегов, теги в эверноуте связывали все, работали быстро и можно было жить в одном блокноте, просто переключая теги. в ношине это работает но через такую жопу, что можно сказать не работает
— быстрое добавление заметок, в эверноуте можно было из альфреда сделать заметку или из контекстного меню → отправить ссылки, полностьью вебстраницу и прочее, в ношине это работает по другому и криво 

наверное все — а нет, бесплатных возможностей еверноута мне хватало выше крыши, я правда все равно купил, у меня пк, ноутбук и телфон, всюду надо работать. но были только текстовые файлы, так что синхронизации 60мб выше крыши. 

в ношине же по другому идёт расчёт информации и этого не хватает. 

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Денис Мамаев

хочется взять бОльше работы, потому что предыдущую сделал плохо — беру выходной
+100500
1. Ранжировать задачи по важности.
2. Отрезать 80% с конца и выбросить в корзину.
3. Повторить п.2 два раза.
Поздравляю! Вы получили гениальный план!

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
39 комментариев
Раскрывать всегда