Прибить или приклеить: семь лайфхаков, как перестать говорить и начать работать

Основатель сети ресторанов Zames Максим Дорофеев, в прошлом топ-менеджер компаний «Тануки» и «Fарш», — о том, как проводить эффективные совещания.

Сейчас в Сети один из самых популярных роликов – видео «Очень важное совещание» от участников Comedy Club.

Сам ролик, если кто еще не видел:

Однажды в течение месяца я работал в одной крупнейшей корпорации (называть не буду) и попал там на совещание. За 3.5 часа обсуждений, как корабли бороздят космические просторы, я успел поиграть в 3 игрушки на телефоне, с одним наушником посмотреть серию сериала и выбрать отель для следующей поездки. А потом вышел и уволился.

Если вы работаете в крупной корпорации, скорее всего изменить такой стиль невозможно. Но все чаще и чаще я слышу от коллег из небольших компаний, как их совещания длятся по 4 часа, и они вдесятером с серьезными лицами обсуждают, прибить или приклеить.

В компаниях, где я работал топ-менеджером, было до 6000 человек, но у нас никогда не было таких бессмысленных совещаний.

Совещание – это «зеркало» структуры вашей компании. Насколько быстро и эффективно проходят совещания зависит от того, насколько четко сформирована штатная структура и насколько много или мало в ней лишних людей. Во всех компаниях, где я работал управляющим, если совещание задерживалось, люди были в панике и постоянно выходили поговорить по телефону и решить задачи. Для них лишние два часа совещания – это катастрофа, а не способ изящно убить время, раз уж все равно пришел на работу.

В известной книге «Rework. Бизнес без предрассудков» есть шикарная фраза: «Помните, каждую минуту, которую вы тратите на совещания, вы можете потратить на реальную работу».

Также важный момент: не надо звать на совещание всех, кто теоретически может понадобиться. Убедитесь, что они находятся в офисе, и подключите их на 5 минут, если возникнет необходимость. Читал кстати, что генеральный директор Amazon Джефф Безос применяет «правило двух пицц»: участников любой встречи должно быть столько, чтобы их можно было угостить всего двумя пиццами, то есть менее 8 человек.

Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)

Если посчитать стоимость лишних совещаний за год в России, думаю, мы смогли бы накормить 3 Африки. Чтобы минимизировать потери, очень важен тайминг. Я обычно придерживаюсь следующих цифр: чтобы совещание было эффективным, оно не должно длиться больше 1,5 часов. Тайминг выступления для каждого человека – не больше 5 минут. Когда начинаешь жить по таким правилам, учишься четко и конкретно формулировать свои мысли, не лить воду и не делать лирические отступления о жизни в СССР и на Луне. Минусы правда тоже есть: в личной жизни начинаешь разговаривать примерно также: «сроки, бюджет, тайминг» и т.д. Здесь важно научиться переключаться.

Есть много неожиданных решений, как соблюдать тайминг совещания. Вот несколько вариантов штрафов, которые применяются в некоторых компаниях, если совещание задерживается больше чем на 30 минут:

1. Отжаться, присесть или сделать какие-то другие физические активности

2. Убрать стулья и продолжить совещание стоя (даже если это не в офисе, а, например, в ресторане)

3. Заплатить денежный штраф

Очень крутой лайфхак. В одной компании, где я работал управляющим директором, на каждом совещании в уголке молча сидел один человек. Помощник акционера. Он внимательно записывал все, что происходит на собрании: кто что говорит, кто как к кому относится, на каких эмоциях идет разговор, кто обсуждает «прибить или приклеить» и так далее и так далее. Он никогда ничего не комментировал и не говорил, но его присутствие всегда держало в тонусе всех. Не пробовал никогда отжимания или приседания, но уверен, они не сравнятся по эффективности с таким простым и в то же время действенным способом как присутствие человека от акционера на совещании.

У любого совещания должна быть повестка. Простое правило, но о нем часто забывают и встречаются, чтобы «поговорить», или потому что по понедельникам принят ритуал под названием «проводить совещания». До совещания должны быть сформулированы все ключевые вопросы, которые нужно обсудить и решить. Еще важный момент: совещание– это про реальные вещи, реальные сроки и реальные действия. Не «обсудить возможности», не «оценить перспективы», не «минимизировать риски», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Если хотите обсудить как сделать мир лучше, соберите креативную сессию.

Очень часто на совещаниях происходят следующие истории: один человек говорит одно, второй другое, а чтобы проверить их слова, нужны вообще другие люди. Часто тогда решается собрать новое собрание, чтобы еще раз обсудить в другом составе. Я категорически против, нужно максимальное количество проблем решать здесь и сейчас. Совещание - это не про поговорить, а решить. Я часто в таких случаях связываюсь с нужными людьми по телефону по громкой связи и устраиваю неожиданные очные ставки, к которым сотрудники не были готовы, так как знали, что на собрании не будет людей, кто может опровергнуть их слова. Кстати, я верю в то, что самые эффективные собрания часто очень эмоциональные и жесткие. Если все проходит на спокойных тонах, скорее всего никому нет дела до происходящего, а возможно, все кроме выступающего спят или играют в игрушки на телефоне.

Можно бесконечно обсуждать, выбрать вариант А или B, чтобы не ошибиться. Но скорее всего самой большой ошибкой будет не вариант А или B, а потраченное время. Читал недавно интересное интервью Мэтью Малина, сооснователя классного нью-йоркского бьюти-бренда Malin+Goetz: «Нас однажды попросила одна корпорация сделать для них бальзам для губ. Полтора года мы ходили на встречи, где присутствовала комиссия из 20 человек, которая обсуждала, в какое место на упаковке поставить название марки. Это 10-минутный разговор, а у них он занял полтора года!»

Если все-таки вопрос чуть более сложный, чем на какое место на упаковке поставить название, а ответа все равно нет, то я искренне верю, что надо выбрать любой вариант и начать его тестировать. Мы живем в новом мире, где нет однозначно верных и безошибочных решений. Если данных недостаточно для ответа на вопрос, бесконечные обсуждения не помогут приблизиться к истине, а только украдут время, а значит, и деньги.

Самое главное, и самое важное правило. Если оно работает, то в принципе все остальные правила соблюдаются сами собой. Я верю в то, что лучшая система мотивации – это мотивация на чистую прибыль. Не бойтесь давать сотрудникам проценты или опционы. Когда они получают дополнительный доход с ростом дохода компании, то им правда выгодно работать, а не болтать.