Ловушка №1. Скупой платит дважды.
Для начала Вам следует посмотреть Мультфильм по рассказу Михалкова С.В. Жадный Богач https://youtu.be/TQhNNgzTEJ4. Вы посмотрели? Делаем выводы, вы хотели низкую стоимость часа? Вы хотели качество услуги?
Теперь на примере, вы согласовали пять визитов в неделю по конкретной торговой точке, но при этом агентство отчитывается один раз в неделю одним отчетом. Гарантированно вы получаете один визит с отчетом. Итого вы получили один оплаченный вами визит по цене пяти - возможно ваша компания меценат?
Ловушка №2. Двое пашут, а семеро руками машут.
Вы заказываете услугу у агентства, а реальные исполнители - другие компании и при этом не имеющие ничего общего с вашим исполнителем. По факту это компания «прокладка» и никакой функции кроме потребления финансовых средств она не несет. А оно вам надо? Ваша компания меценат?
Ловушка №3. И швец, и жнец, и на дуде игрец.
Очень распространенная ошибка по обещаниям, которые якобы может выполнить мерчандайзер в торговой точке со стороны агентства. Подобную ошибку допускают и сами заказчики, требуя от мерчандайзера (агентства) не только выполнения его непосредственной работы (выкладка товара, ценники и отчетность), но и аналитику представленности продукта, формирование необходимого количества заказа исходя из средневзвешенного показателя продаж, расширение матрицы продукта, изменение планограммы и т.п. и конечно за оплату мерчандайзера. Вспоминается интересная поговорка, которая была актуальна в 80-е годы прошлого века: «Пять, четыре, три, два, один с коммунистическим уклоном», что это означает? Пятилетку за четыре года, в три смены двумя руками, но за одну зарплату. Не следует забывать о том, в розничных сетях работают умные люди и они стараются максимально оптимизировать процесс заказов и OOS, т.к. полочное пространство не должно пустовать. Именно поэтому всеми силами они стараются минимизировать так называемый человеческий фактор.
Ловушка №4. Пока гром не грянет, мужик не перекрестится.
Вы просили и получили низкую стоимость услуги, не надо рано радоваться, а есть ли у выбранного вами агенства персонал для ее выполнения? А может ли агенство подтвердить документально не только для вас, но и для ФНС реальность оказанной услуги? С большой вероятность прозвучит ответ: -«Нет». Никто ничего не докажет, а результат - вам будут доначисления и штрафы со стороны ФНС по НДС и налогу на прибыль. В итоге стоимость услуги может увеличится на 60 и более процентов, это уже зависит от вашего юриста. Ждать не надо, надо получить всю необходимую информацию от агентства и максимально себя обезопасить. Вы считаете, что с вами это не случится? Не надейтесь, г-н Мишустин М.В. и его команда отличные ребята и они делают то, что обещают! Например, 2020 год г-н Мишустин М.В. объявил годом борьбы с «конвертными» зарплатами, а в вашем агенстве, которое вам оказывает услугу мерчандайзинга документально нет персонала, он якобы в других компаниях. А в каких других? Как это можно доказать документально и налоговой отчетностью? Что вы получите в итоге? Штрафы и доначисления. Если вам это надо, то надо просто немного подождать! Или повторюсь - ваша компания меценат?
Ловушка №5. Гляди в оба, да не разбей лоба.
Есть в наше время агентства, которые максимально используют формальный формат работы,
например, отчетность посредством мессенджеров или по электронной почте или когда
оператор в офисе агентства загружает отчеты на сайт в нужном для агентства количестве, есть системы с так называемой модерацией отчетности, когда отчеты полученные от мерчандайзеров множатся в нужном количестве, а заказчик все это смотрит и радуется, но чему непонятно. К сожалению, есть и такие заказчики, которые сами настаивают на предоставлении отчетности в указанных выше формах, возможно, что для таких заказчиков сам факт работы в принципе неинтересен или они так и остались в каменном веке. В данном случае вспоминаются такие высказывания, что к приезду руководства траву красили, вот и здесь также получается.
Выводы:
1.Ориентируйтесь на средний показатель стоимости часа услуг мерчандайзинга. Например, на руки мерчандайзер должен получать 20000 руб. Соответственно ставка часа получается 20000 / 168 (рабочих часов в месяц) = 119,04 руб. + НДФЛ = 136,84 руб. Чтобы компания могла выплатить такую сумму на руки, она должна заплатить страховые взносы в размере 30,2% = 178,16 руб. конечно к этой сумме необходимо добавить супервайзера, координатора возможно дополнительные затраты и конечно комиссию агентства минимум 10% = 195,98 руб. Обязательно на данную сумму надо начислить НДС 20% = 235,17 руб. Это и есть реальная ставка часа работы мерчандайзера. Конечно, необходимо учитывать реальные показатели по времени необходимому для работы именно с вашим продуктом. В среднем этот показатель варьируется от 1 до 10 минут на одну позицию (SKU) и зависит от количества визитов в неделю и категории продукта.
2. Проверьте, есть ли у вашего агентства персонал, и конечно запросите всю необходимую документацию (договора и/или т.п.), что бы можно было определить взаимосвязь между вашей компанией, как заказчика до непосредственно исполнителя (мерчандайзера). Обязательно должны быть и средства его контроля (мерчандайзера), например система on-line отчетности. В противном случае вы выбираете агентство, которое по факту оказывать услугу не будет, а будет передавать услугу другому агентству оставляя себе значительный % моржи, на который вы можете снизить стоимость оказания услуги или увеличить мотивацию реального персонала, который будет работать с вашим продуктом. Вспоминается фраза из кинофильма Девушка без адреса (СССР, 1957 г.) Комедия Реж.: Эльдар Рязанов «- И кому нужна только эта ваша контора? Наша контора - это необходимое связующее звено в сложной цепи взаимоотношений между главком и строительными площадками». Если вам предоставят всю информацию без проблем, то смело подписывайте договор. Если агентство не может предоставить документы подтверждающие наличие персонала, то вам лучше обратить свой взгляд на следующую кандидатуру в вашем тендере (выборе).
3. Будьте реальны в своих требованиях к выполнению данной услуги, не требуйте от агентства (мерчандайзера) невозможного и конечно всегда учитывайте тот факт, что в розничных сетях работают умные люди и вам не получится их обмануть. Всегда помните, что каждый должен выполнять свою работу, а не работу за того парня. Иначе вы не сможете получить реальный и качественный результат! Мерчандайзер должен выполнять работу по выкладке продукта, установке ценников и предоставления вам корректной и своевременной отчетности на основании который вы сможете делать соответствующие анализ ситуации в торговых точках и принимать необходимые меры (шаги). Напрашивается крылатая фраза: «Каждая кухарка должна научиться управлять государством», значения этой фразы можно посмотреть в Wikipedia.
4. Запросите у вашего агентства и/или потенциального исполнителя реальные документы, подтверждающие факт наличия необходимого количества персонала для оказания данной услуги. Здесь вам необходимо считать в среднем 1 человек на 5-10 торговых точек с учетом времени, согласованного вами на визит. Также обратите свое внимание на количество юридических лиц, в которые оформлен этот персонал, их не должно быть более 2-3. В противном случае вы можете получить доначисления от ФНС, т.к. вы не сможете доказать факт оказания услуги, т.к. данную услугу ваш исполнитель физически выполнить не может и возможно будет пользоваться сомнительными схемами с участием сомнительных компаний. Будьте максимально внимательны, т.к. доначисления от ФНС это как минимум 60% штрафных санкций к той сумме, которую вы оплатили агентству за последние три года работы!
5. Обязательно получите от агентства информацию о том, как и в каком виде вам будет предоставляться отчетность о выполненной работе. Конечно, отчет должен быть по каждому согласованному вами визиту, в противном случае вы получите один визит по стоимости пяти визитов. В on-line системе отчетности не должно быть так называемой модерации отчетов, т.е. вы должны видеть отчет одновременно со всеми пользователями системы, как только этот отчет был получен сервером, т.е. без «преукрас» и «размножения». Отчет должен обладать всеми необходимыми атрибутами, координаты, время в торговой точке, адрес (желательно по ФИАС) и т.п. Если агентство пытается навязать вам отдельную оплату системы отчетности, то отнеситесь к этому максимально внимательно. Ведь в любом магазине вам предложат бесплатно пакет для набора продуктов, т.к. это удобно и правильно! Так же и в нашем случае агентство должно отчитаться о выполнении работы без дополнительной оплаты, т.к. это как минимум правильно!
Удачи в делах!