«Яндекс.Недвижимость» и «Авто.ру»: перенести конференцию в онлайн за день и собрать 2000 просмотров вместо 200 зрителей

Коронавирус меняет привычные форматы выступлений: отменяются встречи и конференции, сотрудники эмигрируют в Zoom и другие приложения для видеозвонков. Как адаптироваться к новой реальности и даже получить от нее выгоду вроде новых охватов, рассказал Артем Шалаев, руководитель отдела сейлз-маркетинга.

Что случилось

Десять дней назад у нас должна была пройти конференция «МарТех.Недвижимость» — это масштабное отраслевое событие, которое мы готовили вместе с CoMagic. Посвящена она была маркетинговым технологиям в недвижимости. Событие масштабное — кроме внутренних спикеров, опытом делились руководители ГК Инград, digital-агентства Adventum и многих других крутых компаний.

Все было готово задолго до самого мероприятия — ждали 200 гостей-клиентов, арендовали большой зал, установили оборудование. Но 11 марта ВОЗ объявила вспышку коронавируса пандемией. Мы восприняли эту новость серьезно — ведь 13 марта мы должны были собрать в одном помещении несколько сотен зрителей.

Безопасность клиентов и сотрудников превыше всего: если есть даже небольшой шанс подхватить вирус, то лучше перестраховаться. За день до объявленного старта конференции мы решили перенести все в онлайн — и не прогадали.

Перенести конференцию в онлайн за сутки: инструкция

Как только мы окончательно решили целиком уйти с докладами в сеть, оперативно разделили обязанности между командой организаторов. До этого полностью виртуальных конференций у Яндекс.Недвижимости не было.

Самой важной и срочной задачей было предупредить всех слушателей конференции о переносе. Сроки горели: на все у нас были всего лишь одни сутки — работать пришлось в экстренном режиме.

Эффективнее всего оказались старые добрые звонки и SMS-уведомления. Мы разослали сообщения по всей базе обещавших прийти людей.

Чтобы подстраховаться, решили оставить в зале, где должно было все пройти, парочку организаторов и промоутеров. Они должны были перенаправлять посетителей — устроили небольшой кофе-брейк на случай, если бы кто-то вдруг пришел бы. В итоге эта мера предосторожности не потребовалась. Сообщения сработали эффективно: все гости вовремя узнали о переносе.

Онлайн-трансляцию конференции мы планировали заранее как подспорье для тех, кто не смог бы прийти. Поэтому с вещанием проблем не было: источники света, хорошие камеры и петлички на месте уже были. Площадку выбрали самую привычную для онлайн-аудиторию: транслировали все сразу на YouTube. Там же в чате собирали вопросы от зрителей и быстро передавали из спикерам.

Мы экстренно переоборудовали сцену из места для выступлений перед живой аудиторией на несколько сотен человек в небольшой брендированный корнер. Важно было, чтобы он хорошо смотрелся в кадре и при этом не заглушал звук. С этой задачей справилась наша команда техников, которые должны были помочь с настройкой звука и света для выступлений перед офлайн-зрителями. Мы перестраховались и оставили время на тестирование записи аудио и картинки с корнера.

Мы бы никогда не подумали, что для трансляции конференции большую роль играет ведущий. Но оказалось, что его функции немного меняются — наш конферансье Алексей Обровец стал медиатором беседы. Он озвучивал вопросы, которые «прилетали» от зрителей во время выступлений, подхватывал беседу и разбавлял обстановку.

«Онлайн легче работать с негативом: не смущают недовольные лица в первых рядах, не нужно защищать экспертов от потенциальных вербальных схваток с конкурентами, легче отрезать завуалированный самопиар в вопросах.

У моих коллег-телевизионщиков начинается нервяк при любом косяке в прямом эфире. В интернете же можно пошутить — и идти дальше. Однако моя роль — помогать спикерам почувствовать себя комфортно. И это неизменно и онлайн, и на стадионах».

Алексей Обровец, ведущий онлайн-конференции «МарТех.Недвижимость»

Кроме того, обезопасили выступления спикеров — они сидели друг от друга на дистанции и пользовались индивидуальными санитайзерами. Поработали с системой вентилирования воздуха и включили ее на полную мощность.

Как правило, на конференциях Яндекса всегда есть часовой перерыв на обед. На нашей конференции он был тоже запланирован. Для онлайн-выступлений такая долгая пауза могла бы стать критичной — поток зрителей мог бы упасть. В итоге мы решили заменить его небольшим перерывом на 15 минут.

Предложили зрителям сделать себе кофе, размяться и со свежей головой вернуться к нам. Это тоже было рискованно: аудитория могла разбежаться. Но интерес к выступлениям не упал, и зрители остались с нами. Обед от кейтерингового партнера мы решили не возвращать — 30 кг горячих пирожков не должны были пропасть! Поэтому мы отправили их команде в офис и устроили импровизированный пир во время пандемии.

Что получили

В итоге перенос помог обезопасить клиентов от лишних рисков во время пандемии. Более того, веб-конференция принесла нам новую аудиторию. Всего на встречу должны были приехать порядка 200 гостей. Трансляцию в интернете посмотрело в десять раз больше пользователей: запись собрала около 2 000 просмотров от 1 200 уникальных зрителей.

В чате постоянно шла оживленная дискуссия. Зрители перекидывались вопросами и мнениями, благодарили спикеров и связывались с ними напрямую для общения в будущем. Кроме того, всем зарегистрировавшимся пользователям отправили презентации и дополнительные материалы по выступлениям.

Мы не пожалели, что не перенесли дату конференции и не отменили ее: ситуация с вирусом только усложняется, так что это не помогло бы. Целиком запись трансляции лежит здесь: можете сами оценить выступления и поделиться в комментариях своим мнением.

Следующую конференцию для Авто.ру, которая должна была пройти 20 марта, мы тоже решили перенести в онлайн. Ситуация была другой: сроки не поджимали так сильно, ничего экстренно переносить не нужно было. Поэтому решили поэкспериментировать и устроить целых три точки вещания.

Спикеры делились опытом из офиса Яндекса, специальной площадки в Краснодаре и квартиры одного из спикеров, Натальи Литвиновой из ГК «У Сервис+». В организации конференции помогли инструменты сервиса Slido – там можно вкидывать вопросы, голосовать за них и писать ответ от компании.

Конференция прошла не хуже уровня офлайн-мероприятий отрасли. Всего за сутки ее посмотрело 1 700 человек. Изначально мы рассчитывали сделать мероприятие для краснодарских автодилеров, но в итоге она заинтересовала специалистов из всех регионов, благодаря удаленному доступу. Вы тоже можете оценить трансляцию сами — лежит тут.

«Классно, что вся информация остается, все материалы и комментарии спикеров будут всегда в доступе у пользователей. Что было сказано в онлайне — остается в онлайне) С очными конференциями в этом плане сложнее, запись ведется не всегда, остаются только презентации, а они недостаточно информативны. Огромный плюс подобного формата — оперативная обратная связь от спикеров и модераторов, удалось обработать все поступившие вопросы, в очном формате тайминг не позволяет дать ответы на все вопросы»

Наташа Литвинова, директор департамента рекламы и маркетинга ГК «У Сервис+»

Организовываем онлайн-конференцию: полезные советы

Вот какие уроки мы вынесли из своего опыта создания трансляций:

• Создайте каналы коммуникации для зрителей: дайте им возможность оперативно делиться мнениями и задавать вопросы. Для этого идеально подойдут комментарии на YouTube
• Не бойтесь делать небольшие (!) кофе-брейки — зрители не уйдут, если дальше будет интересная секция
• Ведущий для трансляции становится важным медиатором, организующим беседу. Не уменьшайте его роли и ни в коем случае не отказывайтесь от его услуг
• Безопасность зрителей — самое главное, даже если сроки сильно поджимают. Не бойтесь экстренно переносить мероприятие в онлайн — при оперативной и сплоченной работе это поможет охватить новую аудиторию.

И самое главное — берегите себя, команду и клиентов, и все будет хорошо. Впереди еще много мероприятий: сейчас мы думаем, как развивать формат дальше. Хотим сделать его еще более интерактивным, интересным и удобным для зрителей — думаем, что так получится завоевать еще больше новой аудитории. Опытом будем продолжать делиться здесь, так что оставайтесь на связи!