Рубрика развивается при поддержке

«Яндекс.Недвижимость» и «Авто.ру»: перенести конференцию в онлайн за день и собрать 2000 просмотров вместо 200 зрителей

Коронавирус меняет привычные форматы выступлений: отменяются встречи и конференции, сотрудники эмигрируют в Zoom и другие приложения для видеозвонков. Как адаптироваться к новой реальности и даже получить от нее выгоду вроде новых охватов, рассказал Артем Шалаев, руководитель отдела сейлз-маркетинга.

В закладки
Аудио

Что случилось

Десять дней назад у нас должна была пройти конференция «МарТех.Недвижимость» — это масштабное отраслевое событие, которое мы готовили вместе с CoMagic. Посвящена она была маркетинговым технологиям в недвижимости. Событие масштабное — кроме внутренних спикеров, опытом делились руководители ГК Инград, digital-агентства Adventum и многих других крутых компаний.

Все было готово задолго до самого мероприятия — ждали 200 гостей-клиентов, арендовали большой зал, установили оборудование. Но 11 марта ВОЗ объявила вспышку коронавируса пандемией. Мы восприняли эту новость серьезно — ведь 13 марта мы должны были собрать в одном помещении несколько сотен зрителей.

Безопасность клиентов и сотрудников превыше всего: если есть даже небольшой шанс подхватить вирус, то лучше перестраховаться. За день до объявленного старта конференции мы решили перенести все в онлайн — и не прогадали.

Перенести конференцию в онлайн за сутки: инструкция

Как только мы окончательно решили целиком уйти с докладами в сеть, оперативно разделили обязанности между командой организаторов. До этого полностью виртуальных конференций у Яндекс.Недвижимости не было.

Самой важной и срочной задачей было предупредить всех слушателей конференции о переносе. Сроки горели: на все у нас были всего лишь одни сутки — работать пришлось в экстренном режиме.

Эффективнее всего оказались старые добрые звонки и SMS-уведомления. Мы разослали сообщения по всей базе обещавших прийти людей.

Вот как выглядели наши сообщения о переносе​

Чтобы подстраховаться, решили оставить в зале, где должно было все пройти, парочку организаторов и промоутеров. Они должны были перенаправлять посетителей — устроили небольшой кофе-брейк на случай, если бы кто-то вдруг пришел бы. В итоге эта мера предосторожности не потребовалась. Сообщения сработали эффективно: все гости вовремя узнали о переносе.

Онлайн-трансляцию конференции мы планировали заранее как подспорье для тех, кто не смог бы прийти. Поэтому с вещанием проблем не было: источники света, хорошие камеры и петлички на месте уже были. Площадку выбрали самую привычную для онлайн-аудиторию: транслировали все сразу на YouTube. Там же в чате собирали вопросы от зрителей и быстро передавали из спикерам.

Мы экстренно переоборудовали сцену из места для выступлений перед живой аудиторией на несколько сотен человек в небольшой брендированный корнер. Важно было, чтобы он хорошо смотрелся в кадре и при этом не заглушал звук. С этой задачей справилась наша команда техников, которые должны были помочь с настройкой звука и света для выступлений перед офлайн-зрителями. Мы перестраховались и оставили время на тестирование записи аудио и картинки с корнера.

​Ведущий конференции Алексей Обровец

Мы бы никогда не подумали, что для трансляции конференции большую роль играет ведущий. Но оказалось, что его функции немного меняются — наш конферансье Алексей Обровец стал медиатором беседы. Он озвучивал вопросы, которые «прилетали» от зрителей во время выступлений, подхватывал беседу и разбавлял обстановку.

«Онлайн легче работать с негативом: не смущают недовольные лица в первых рядах, не нужно защищать экспертов от потенциальных вербальных схваток с конкурентами, легче отрезать завуалированный самопиар в вопросах.

У моих коллег-телевизионщиков начинается нервяк при любом косяке в прямом эфире. В интернете же можно пошутить — и идти дальше. Однако моя роль — помогать спикерам почувствовать себя комфортно. И это неизменно и онлайн, и на стадионах».

Алексей Обровец, ведущий онлайн-конференции «МарТех.Недвижимость»

Кроме того, обезопасили выступления спикеров — они сидели друг от друга на дистанции и пользовались индивидуальными санитайзерами. Поработали с системой вентилирования воздуха и включили ее на полную мощность.

Как правило, на конференциях Яндекса всегда есть часовой перерыв на обед. На нашей конференции он был тоже запланирован. Для онлайн-выступлений такая долгая пауза могла бы стать критичной — поток зрителей мог бы упасть. В итоге мы решили заменить его небольшим перерывом на 15 минут.

Предложили зрителям сделать себе кофе, размяться и со свежей головой вернуться к нам. Это тоже было рискованно: аудитория могла разбежаться. Но интерес к выступлениям не упал, и зрители остались с нами. Обед от кейтерингового партнера мы решили не возвращать — 30 кг горячих пирожков не должны были пропасть! Поэтому мы отправили их команде в офис и устроили импровизированный пир во время пандемии.

Что получили

В итоге перенос помог обезопасить клиентов от лишних рисков во время пандемии. Более того, веб-конференция принесла нам новую аудиторию. Всего на встречу должны были приехать порядка 200 гостей. Трансляцию в интернете посмотрело в десять раз больше пользователей: запись собрала около 2 000 просмотров от 1 200 уникальных зрителей.

В чате постоянно шла оживленная дискуссия. Зрители перекидывались вопросами и мнениями, благодарили спикеров и связывались с ними напрямую для общения в будущем. Кроме того, всем зарегистрировавшимся пользователям отправили презентации и дополнительные материалы по выступлениям.

Мы не пожалели, что не перенесли дату конференции и не отменили ее: ситуация с вирусом только усложняется, так что это не помогло бы. Целиком запись трансляции лежит здесь: можете сами оценить выступления и поделиться в комментариях своим мнением.

Следующую конференцию для Авто.ру, которая должна была пройти 20 марта, мы тоже решили перенести в онлайн. Ситуация была другой: сроки не поджимали так сильно, ничего экстренно переносить не нужно было. Поэтому решили поэкспериментировать и устроить целых три точки вещания.

Запись трансляции конференции Авто.ру​

Спикеры делились опытом из офиса Яндекса, специальной площадки в Краснодаре и квартиры одного из спикеров, Натальи Литвиновой из ГК «У Сервис+». В организации конференции помогли инструменты сервиса Slido – там можно вкидывать вопросы, голосовать за них и писать ответ от компании.

Конференция прошла не хуже уровня офлайн-мероприятий отрасли. Всего за сутки ее посмотрело 1 700 человек. Изначально мы рассчитывали сделать мероприятие для краснодарских автодилеров, но в итоге она заинтересовала специалистов из всех регионов, благодаря удаленному доступу. Вы тоже можете оценить трансляцию сами — лежит тут.

«Классно, что вся информация остается, все материалы и комментарии спикеров будут всегда в доступе у пользователей. Что было сказано в онлайне — остается в онлайне) С очными конференциями в этом плане сложнее, запись ведется не всегда, остаются только презентации, а они недостаточно информативны. Огромный плюс подобного формата — оперативная обратная связь от спикеров и модераторов, удалось обработать все поступившие вопросы, в очном формате тайминг не позволяет дать ответы на все вопросы»

Наташа Литвинова, директор департамента рекламы и маркетинга ГК «У Сервис+»

Организовываем онлайн-конференцию: полезные советы

Вот какие уроки мы вынесли из своего опыта создания трансляций:

  • Создайте каналы коммуникации для зрителей: дайте им возможность оперативно делиться мнениями и задавать вопросы. Для этого идеально подойдут комментарии на YouTube
  • Не бойтесь делать небольшие (!) кофе-брейки — зрители не уйдут, если дальше будет интересная секция
  • Ведущий для трансляции становится важным медиатором, организующим беседу. Не уменьшайте его роли и ни в коем случае не отказывайтесь от его услуг
  • Безопасность зрителей — самое главное, даже если сроки сильно поджимают. Не бойтесь экстренно переносить мероприятие в онлайн — при оперативной и сплоченной работе это поможет охватить новую аудиторию.

И самое главное — берегите себя, команду и клиентов, и все будет хорошо. Впереди еще много мероприятий: сейчас мы думаем, как развивать формат дальше. Хотим сделать его еще более интерактивным, интересным и удобным для зрителей — думаем, что так получится завоевать еще больше новой аудитории. Опытом будем продолжать делиться здесь, так что оставайтесь на связи!

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Артем Шалаев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 4, "likes": 16, "favorites": 18, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 115286, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 26 Mar 2020 13:19:55 +0300", "is_special": false }
Простой коллтрекинг
для малого бизнеса
Новый алгоритм с
настройкой в два клика
Узнать больше
Коллтрекинг
без боли
Простые настройки
Умный алгоритм
Чистая аналитика
Подробнее
Простой коллтрекинг
для малого бизнеса
Знание источников продаж
постичь ты сможешь
познать
Простой коллтрекинг
для малого бизнеса
Знание источников продаж
постичь ты сможешь
постичь
(function(d, w) { var analyticsCategory = "CoMagic branding"; var sendEvent = function sendEvent(label) { var action = arguments.length > 1 && arguments[1] !== undefined ? arguments[1] : "Click"; var value = "" .concat(analyticsCategory, " \u2014 ") .concat(label, " \u2014 ") .concat(action); console.log("Analytics: %c".concat(value), "color: #E87E04"); if (window.dataLayer !== undefined && analyticsCategory) { window.dataLayer.push({ event: "data_event", data_description: value }); } }; var rand = function rand(min, max) { min = Math.ceil(min); max = Math.floor(max); return Math.floor(Math.random() * (max - min + 1)) + min; }; var id = rand(1, 4); var head = document.querySelector(".comagic-branding-head"); head.setAttribute("data-comagic", id); sendEvent(id + " — Header", "Init"); head.addEventListener("click", function() { sendEvent(id + " — Header"); }); var branding = document.querySelector( '.comagic-branding[data-comagic="' + id + '"]' ); branding.style.display = "block"; sendEvent(id + " — Footer", "Init"); branding.addEventListener("click", function() { sendEvent(id + " — Footer"); }); })(document, window);
0
4 комментария
Популярные
По порядку
3

Круто, что вы гибкие, хоть кто-то в этой отрасли. Сам из ивентов — сейчас все встало, мероприятия перенеслись или отменились.

Ответить
1

Смотрел трансляцию конференции Недвижимости — харизматичный ведущий, выступления тоже хорошие, отличный кейс

Ответить
1

Как вам удалось в перерыв набирать +500 просмотров каждые 2 минуты? Поделитесь секретом?

Ответить
0

Подъехала служба спасения для простаивающих event-агентств

Ответить

Прямой эфир