Как сделать сильную и вовлекающую онлайн-конференцию в IT (и где угодно)

По-честному, эту статью надо было написать два месяца назад. Техническую сторону организации онлайн-конференций мы уже тогда представляли себе неплохо, но кое-что нас останавливало: не нравилось, какими получаются конференции у всех вокруг, но не было ясности, почему. Мы наблюдали, анализировали, готовили свои мероприятия, спрашивали коллег и сравнивали их фидбек со своим ощущением. В результате поняли, что было не так — и готовы рассказать вам.

Что не так

В большинстве случаев всё качественно организовано и почти нет технических накладок, но по итогу участники совершенно не получают кайфа. По сравнению с временными затратами, пользы оказывается очень мало — ты весь день сидишь у ноутбука и внимаешь, а потом выясняется, что всю полезную информацию можно было бы рассказать за 30 минут. Выходит долго, утомительно и бессмысленно. Несмотря на это, мы продолжали верить, что онлайн-мероприятия могут и должны быть вдохновляющими и способны стать полноценной альтернативой офлайну, а не грустной заменой на время карантина.

Что мы поняли

Большинство мероприятий просто стараются перенести привычный формат офлайн-события в другой канал коммуникации (онлайн), не учитывая полную смену роли участника и существенное сокращение его возможностей. В онлайне все мы становимся интернет-зрителями — с нашим клиповым мышлением, привычкой к коротким форматам, возможностью ускорить и переключить любое видео или посмотреть его по частям (как часто бывает с любимыми длинными ютуб-интервью).

Было бы слишком громко заявлять, что мы пересобрали формат деловых мероприятий (хотя в контекстной рекламе или презентации, возможно, именно так и напишем), но, проанализировав свой и чужой пользовательский опыт, сделав выводы из некоторого количества своих и чужих онлайн-ошибок, нам удалось найти удачные решения и придумать работающие механики. Они довольно простые.

Вот они:

Сокращайте. Нет никакого смысла в длинных онлайн-событиях. Вспомните, зачем люди посещают конференции. Все любят вылезти из-за рабочего стола, сменить обстановку, завести новые знакомства, послушать харизматичных профессионалов. В онлайне воссоздать всё это ровно так, как бывало раньше, — невозможно. Мы все очень стараемся, но выходит всё равно не то. Давайте просто примем этот факт и потребности своего интернет-зрителя и будем отводить на онлайн-конференции не более 3, а лучше 1,5 часов в день. Если контента много, можно и нужно делать короткие включения несколько дней подряд.

Делайте выступления динамичными. В офлайне вы платите спикеру серьезный гонорар, и, конечно, поглазеть на него хочется подольше. Но в онлайне гонорар и затраты на спикера становятся ниже, а слушать его тяжелее — придите на помощь зрителю, не дайте ему соскучиться. Мы больше не можем позволить себе длинные доклады — возможностей перезагрузиться и поменять обстановку в онлайне куда меньше (даже во время интерактивов участник продолжает сидеть за ноутом), поэтому необходимо не перегружать слушателей и следить за лаконичностью и динамикой докладов. Мы предлагаем отводить на обычный доклад 10 минут, а на супер-хедлайнера — 20 (ок, если у вас Илон Маск — можно 30) минут экранного времени. Вам же нравится TED? Они уже всё давно придумали: 18 минут в среднем достаточно для того, чтобы аргументированно и остроумно высказаться, осветив проблему и удерживая внимание зрителя. Конечно, это потребует более серьезной подготовки спикера. Поэтому переходим к следующему пункту.

Работайте со спикерами. Вам предстоит адаптировать доклад к 10-минутному формату — и мы понимаем, что не каждый лектор легко на это пойдет. Важно чётко обозначить временные рамки и попросить уложиться в них с одной основной мыслью доклада, не отвлекаясь на остальное. Предложите спикеру свою редакторскую помощь в выделении главного и отказе от «воды». Очень важно убедить выступающего создать презентацию специально для выступления — по-прежнему одной из самых распространённых ошибок спикеров остаётся использование уже существующих, базовых презентаций на публичных событиях. Вам нужна чёткая, визуально-понятная презентация, дополняющая и иллюстрирующая тезисы лекции. Наш любимый вариант — когда докладчик соглашается сделать для нас черновик и поручить нам оформить всё это в фирменном стиле мероприятия.

Кроме того, стоит помочь каждому спикеру найти комфортный для него стиль подачи материала. Выступление в прямом эфире в непривычных условиях — из дома или из студии — и для опытного спикера может стать стрессом, а для обычного сотрудника компании, не привыкшего к публичным выступлениям, тем более. Поэтому мы предлагаем использовать разные форматы работы в прямом эфире: одному удобнее доносить мысль в диалоге с интервьюером, другой классно проявляется в баттлах, а третьему, чтобы раскрыться и уверенно вести доклад, нужны живые зрители в студии и возможность перемещаться. Сочетание этих и других жанров и формирование программы в зависимости от особенностей каждого лектора разнообразит событие и не даст зрителям утомиться.

В работе с удалёнными спикерами важно свести к минимуму их участие в технических вопросах и связанную с этим вероятность ошибки, поэтому мы используем «кнопочные» решения, которые позволяют нашему инженеру контролировать все технические параметры от и до. Заранее уточните у спикера, есть ли у него всё необходимое (микрофон, нужная скорость интернета, источник света) для выхода в эфир. Помните, что в день мероприятия вы должны связаться со спикером за несколько минут до начала его доклада — а в эфир он выводится уже полностью готовым, не тратя время на настройку микрофона и прочие мелочи.

Это — наши основные мысли, касающиеся механики событий и пользовательского опыта. Но есть и другие инструменты и общие правила, которые помогут сделать крутое деловое онлайн-событие.

Так, для создания яркого и профессионального контента, основную трансляцию со спикерами-хедлайнерами (главная сцена) мы рекомендуем проводить в студии. Декорации в фирменном стиле, профессиональный свет и звук, многокамерная съемка, возможность для спикера вести доклад в динамике — всё это создает эффект гладкой, простой для восприятия, по-хорошему телевизионной картинки.

Как дополнительно вовлечь аудиторию и интегрировать партнёров

С решениями для развлечения и нетворкинга, которые помогут отдохнуть от постоянного потока информации, небанально представить спонсоров и перезнакомить участников друг с другом сейчас непросто. Любая творческая идея в этой области требует хорошего понимания онлайн-возможностей, разработки специальных технологических решений или адаптации готовых. Весь мир (и мы вместе с ним) активно ищет новые способы. А пока расскажем, что мы уже используем и что работает для наших клиентов:

• Начинаем с концепции. Для офлайн-конференций мы всегда разрабатывали креативные концепции, из которых потом рождался дизайн, интерактивы и развлечения, вся текстовая и визуальная составляющая. Не видим причин не делать этого в онлайн — наоборот, общая креативная идея, яркое название и необычная стилистика поможет вовлечь участников и помочь им отличить ваше событие от десятков вебинаров, курсов и конференций, на которых они побывали.

• Визуализируем тезисы спикера с помощью дополненной реальности. Технологии AR позволяют смоделировать любой объект (вещает ли спикер о системах хранения данных или о котиках) и воплотить его в 3D, что выгодно оттенит и дополнит стандартную презентацию.

• Используем диджитал скрайбинг — технически, это скетч-мультфильм, зарисовка тезисов в режиме реального времени. Этот инструмент тоже дополняет доклад спикера и смотрится стильно и свежо.

• Отправляем гостей в отдельный видео-чат со спикером после доклада — там можно задать вопрос, выразить свой восторг и подискутировать. Каждый спикер на 15-20 минут подключается к чату после своей лекции.

• Конечно, мы предусматриваем отдельный чат (может быть реализован как в Telegram, так и в мобильном приложении конференции) — с фирменными стикерами, флешмобами от партнёров, нетворкинг-активностями и играми.

• Предлагаем проводить баттлы между спикерами вместо классических выступлений — каждый выступает в защиту своего решения и своего видения проблемы. У баттла есть четкие рамки и условия, а исход битвы решат зрители. Сам по себе формат не нов, но в онлайн-форме точно повлияет на динамику и вовлечёт зрителей.

• Устраиваем квизы. Их можно проводить в конце дня, после каждого доклада или во время перерывов. Темой квиза может стать тема конкретного доклада или что угодно (например, квиз про сериалы или коронавирусные мемы). Отвечая на вопросы квиза, зрители набирают баллы — их потом можно обменять на классные призы или на мерч конференции.

• Готовим «лейзи-квест». В любой момент зрителям может попасться фрагмент фразы, картинки или кода. Они рандомно и незаметно интегрированы в презентации спикеров, сайт, могут появиться в чате. Собрав все фрагменты, участник получает информацию для следующего шага в квесте. Финальное действо приводит участника к подарку.
• Просим спикеров предусмотреть возможность коммуникации со слушателями — мы используем сервис Mentimeter, с которым участники могут голосовать за предложенные спикером варианты и выражать своё мнение по тому или иному поводу. Процесс и результаты голосований выводится на общий экран трансляции.
• Если мы приглашаем хедлайнера (музыканта, артиста или звёздного спикера, который выступает с лекцией) — можем попросить его появиться будто случайно, в чате, среди зрителей. Вау-эффект от его появления гарантирован (для этого, конечно, нужно не анонсировать его появление заранее).
• Используем анимацию и видео-контент в качестве заставок между докладами, для анонса выступлений и рассказа о спикерах. Конечно, всё это может сделать и ведущий конференции, но он — это ещё одна «говорящая голова», и мы предлагаем разбавлять его появление красивыми, динамичными и информативными роликам. Будет супер, если в начале конференции вы покажете короткий ролик, который познакомит участников с тем, как тут всё устроено, а в конце дня такой же ролик расскажет о результатах, ключевых событиях и забавных моментах.
  
• Если позволяет бюджет, стоит доставить участникам на дом фирменный мерч мероприятия накануне конференции. Всем приятно получить что-то из реального мира — стикеры и промокоды в качестве призов вполне работают, но приятные стильные мелочи никто не отменял.

Сайт или мобильное приложение конференции тоже должны быть разработаны с учётом необходимости вовлечения:

• У каждого спикера пусть будет отдельная страница с информацией о нём — кто он, какова его тема и почему он в ней авторитетен. Казалось бы, очевидная вещь, о которой легко забыть. Тут же можно предусмотреть возможность задать вопрос спикеру.

• Можно дать участникам возможность ставить лайки любимым спикерам.

• Тема каждого доклада на сайте или в приложении может быть представлена в виде короткого (не более 30 секунд) тизера, где кратко и ёмко даются его основные тезисы.

• Крайне удобная штука интерактивное расписание. На сайте и в мобильном приложении конференции участник может составить своё собственное расписание дня, включив туда только те доклады, сессии и встречи, которые ему интересны. Будет отлично, если система еще и пришлёт пуш-уведомление о том, что интересная участнику сессия как раз началась.

Как выбрать платформу для трансляции

Технических решений на рынке десятки, некоторые отличаются совсем незначительно, но именно эти различия и могут стать важными. При выборе решения для проведения конференции стоит отталкиваться от конечных задач и целей: количества удаленных спикеров, участников, требуемого количества параллельных комнат/сцен/сессий, бюджета, индивидуальных особенностей. Часто необходимо комбинировать 2-3 решения — потому что у каждой параллельной сессии могут быть разные задачи. Мы протестировали самые популярные на сегодня платформы, но, чтобы не проводить полный сравнительный анализ в одной статье, просто расскажем, какие варианты уже подошли нам и нашим клиентам. Важно понимать, что универсальных решений нет — и мы продолжаем искать и тестировать новые сервисы, чтобы иметь возможность манёвра.

Для основной трансляции (главная сцена) и параллельных сессий (малые залы) мы тестировали несколько сервисов, после чего в наш личный топ вышли Fasecast и Etutorium. У последнего нам не угодил дизайн плеера — старомодный и неудобный — поэтому мы используем Facecast. Если у компании уже есть привычная корпоративная платформа для онлайн-встреч — например, многим нравится Webex — ее логично и оправданно применить и для конференции.

Для разговорных комнат с живым общением нам нравится Zoom. Изучив вопрос, мы поняли, что гарантированной защиты и идеальной системы шифрования сквозного видеопотока не предоставляет сейчас никто (вот в этой статье, например, всё прекрасно объяснили) — поэтому просто используем Zoom с соблюдением техники безопасности (например, не выкладываем ссылки на конференцию в открытый доступ, используем функцию «зал ожидания», ставим пароль конференции). Если «нерукопожатность» этого сервиса принципиальна для клиента, мы без проблем переходим на любой из аналогичных сервисов: GoToMeeting, Microsoft Teams, Google Hangouts, всем известный Skype и другие. Подобных решений очень много и с задачей групповой онлайн-беседы они справляются плюс-минус одинаково. Но — забавный факт: 21-22 мая на международной конференции Startup Village от Фонда «Сколково» для параллельной программы мастер-классов использовался именно Zoom, хотя организаторы совершенно точно могли бы позволить себе любое решение.

Переход в онлайн — не неизбежное зло. Это логичный и обоснованный шаг для всех современных и IT-компаний. Онлайн-события с нами надолго — они не вытеснят привычные форматы полностью, но станут полноценной альтернативой, а в некоторых кейсах — и лучшим решением. Мы думаем, что онлайн — это полноценная самодостаточная реальность, у которой есть свои минусы, но и свои инструменты, преимущества, возможности и образный язык, которыми нужно пользоваться!