Первый в онлайне!

Как мультиформатный оффлайн фестиваль Event-Прорыв смог успешно переформатироваться в онлайн прямо в процессе проведения.

В закладки

Вот уже девятый год подряд в середине апреля в Нижнем Новгороде проходит Межрегиональный фестиваль индустрии событий Event-Прорыв. Проекты на конкурс подаются с середины октября до конца февраля. В марте их оценивает компетентное и независимое жюри, состоящее из корифеев event-индустрии и представителей крупнейших компаний страны, являющихся заказчиками мероприятий.
К апрелю формируется шорт-лист, и только после этого конкурсанты и эксперты ивента собираются в Нижнем, где проводятся открытые защиты, крутая образовательная программа, торжественная церемония награждения победителей, after-party, экскурсия по Нижнему Новгороду и трогательное расставание участников, которые за эти несколько дней успевают не просто сдружиться, а практически сродниться.
И тут наступил март 2020 года. Ровно за месяц до фестиваля Event-Прорыв, а именно 11 марта, ВОЗ объявила вспышку, вызванную коронавирусной инфекцией COVID-19, пандемией. Мир попал под завесу карантина.
Event-Прорыв, меж тем, вплотную приблизился к финишной прямой – эксперты в значительной мере оценили в предварительном этапе проекты, представленные на конкурс, участники отрепетировали свои выступления для защит проектов, а мы, организаторы фестиваля, оказались в полном ступоре.

Во-первых, возникли обоснованные сомнения, что многие конкурсанты и члены жюри в принципе откажутся куда-либо ехать в столь нестабильной ситуации.
Во-вторых, не было ни малейшего желания провоцировать распространение вируса скоплением людей из разных городов. В-третьих, но это было уже чуть позже, перемещение людей между городами вообще ограничилось до минимума на законодательном уровне.

Перед нами, как организаторами, встал вопрос:

Переносить Нельзя Проводить – где поставить запятую?

Переносить на более благоприятное время? Но, как и перед любым конкурсом, градус накала страстей участников достиг практически максимального уровня, тем более, что абсолютно неизвестно, а когда будет лучше? Вирус гуляет по миру совершенно непредсказуемо, рынок рушится, и ивенту в этой ситуации достается в первую очередь. Что будет, допустим, через полгода с отелями, транспортом, кейтерингом? Как изменятся цены, кто из игроков того или иного рынка вообще останется на плаву?

При столько туманных перспективах было принято то единственное решение, которое показалось нам очень смелым, но все-таки наиболее адекватным и реальным – проводить фестиваль Event-Прорыв в объявленные даты, но в онлайн-формате. Да, мы были первыми, кто на это решился. И мы оказались первыми, кто это реализовал! Реализовал в кратчайший срок – менее, чем за четыре недели!

К 15-му марта была выбрана платформа, на которой должен был проводиться фестиваль, включающий в себя открытые защиты и образовательную программу. К тому моменту мы еще надеялись организовать церемонию награждения победителей в студии со специально приглашенными ведущими, с соответствующей событию атмосферой и антуражем, я даже забронировал подходящую площадку…
Но увы, уже через несколько дней всех нас отправили в самоизоляцию, и подобный формат проведения церемонии награждения победителей оказался недоступным. Поэтому награждали лучших из лучших мы тоже в онлайн-формате, чтобы каждый из них, даже сидя дома или в своем офисе, смог испытать тот восторг, который приносит заслуженная победа.

А теперь перейдем к подробностям:
как менее, чем за месяц организовать трехдневное онлайн-событие с количеством участников более 200 человек, с несколькими потоками вещания, а также с возможностью нетворкинга, общения между конкурсантами и экспертами и сохранением неповторимой живой атмосферы фестиваля.

Пришлось столкнуться с массой логистических сложностей. Нужно было организовать потоки защит, отработать их механику, довести необходимую информацию до конкурсантов и членов жюри, зарегистрировать их на платформе, проинструктировать, дать им возможность эту платформу протестировать, отрепетировать свое выступление в непривычных условиях.
Представляете, перед вами ответственная задача – максимально качественно и эффективно защитить свое детище, свой проект, а тут какие-то непонятные кнопочки, рычажки, окошки… Конечно, с этим нужно разбираться заранее! Организация всей этой логистики, наверное, и была одним из наиболее сложных моментов подготовки. Благо, здесь в полной мере к нам подключилась команда платформы.

В целом же процесс выглядел следующим образом. В первый день открытые защиты проходили в четырех параллельных потоках. В каждом потоке конкурсанты в видеорежиме представляли членам жюри свои проекты в форме презентации и видеоролика. На это им отводилось ровно 5 минут.

Во время защит вопросы к конкурсантам члены жюри могли писать на стикерах или задавать их голосом. Кстати, обсуждение проекта также занимало не более 5 минут.

При необходимости и участники, и эксперты могли легко перемещаться между потоками. А по завершении конкурсной программы члены жюри смогли обсудить проекты в отдельной виртуальной комнате, в которую доступ для конкурсантов был полностью закрыт.

Во второй день было три параллельных потока плюс комнаты для обратной связи, в которых конкурсанты могли назначить встречу с членами жюри. В первом потоке проходила конференция с участием пяти спикеров, каждому из которых можно было задавать вопросы.
Во втором потоке происходил мозговой штурм и разбор кейсов на тему тимбилдинга сразу тремя спикерами. А в третьем потоке аудитория могла погрузиться в мастер-класс с активным вовлечением в дискуссию.

Финальный день был ознаменован церемонией награждений победителей, которую вели двое ведущих в специально оформленном под это событие веб-зале. Они предоставляли микрофон экспертам для награждения призеров, а счастливые обладатели наград могли, в свою очередь, сказать ответное слово.

Стоит отметить, что в каждый из трех дней были успешно интегрированы партнеры фестиваля. Одно из подтверждений успешности партнерской интеграции – многочисленные посты участников и членов жюри с фотографиями экранов мероприятия, на которых был запечатлен генеральный партнер. Соответственно, количество визуальных касаний с партнером не ограничилось участниками фестиваля, а увеличилось за счет аудитории в лентах соц. сетей.

Таким образом, в ходе проведения онлайн фестиваля Event-Прорыв, были использованы следующие инструменты:

- Возможность проведения мероприятия в параллельных потоках с перемещением участников из одного потока в другой;

- Видео и аудио вещание нескольких спикеров одновременно во всех потоках;

- Встраивание контента (презентации, видеоролики, изображения, гуглдоки);

- Брендирование пространства в фирменном стиле фестиваля.

- Голосование, комментарии, общение в чате и в приватных комнатах.

Нам удалось совместить удобство онлайн-формата с эффективностью реальной встречи. Да, конечно, некоторые участники и из числа конкурсантов, и из числа экспертов сетовали на то, что им не хватило живого общения, нетворкинга, но те, кто действительно стремился получить свою долю взаимодействия с экспертами, смогли добиться желаемого результата.
Наш опыт оказался не только необходимым в данных, довольно нетипичных условиях, но и открыл возможности на перспективу для проведения и онлайн, и гибридных мероприятий, что для фестиваля Event-Прорыв весьма значимо, учитывая его обширную географию.

Главный итог, который хотелось бы подвести, фестиваль несмотря ни на что состоялся! Мы не побоялись быть первыми, и у нас получилось. И это не просто голословные утверждения организаторов.
Социальные сети пестрят позитивными отзывами на Event-Прорыв в онлайне и от участников конкурса, и от членов жюри. Кроме того, Экспертный Совет премии принял решение присудить награду за вклад в развитие event-индустрии Команде первой онлайн-премии Event-Прорыв. А значит нам действительно удалось реализовать поставленную задачу.
Ну а в следующем году надеемся на встречу в более привычном офлайн-формате, хотя будет рады и тем, кто присоединится к нам в онлайне!

Дмитрий Кикеев, организатор фестиваля Event-Прорыв,
руководитель портала EventNN.ru

{ "author_name": "Дмитрий Кикеев", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": -1, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 131678, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 03 Jun 2020 15:12:36 +0300", "is_special": false }
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Комментарии