Как перевести бизнес в онлайн и увеличить количество консультаций на 57% с помощью WhatsApp: кейс коллегии адвокатов

Как мы в разгар кризиса внедрили CRM и автоворонку в WhatsApp для продаж юридических услуг и что из этого вышло.

Я интернет-маркетолог и предприниматель Андрей Монаков. Расскажу, как запустил автоворонку в мессенджере WhatsApp и увеличил продажи юридических услуг для своего клиента в самый разгар пандемии. Кейс запущен в агентстве Monakov.Studio совместно с платформой рассылок и чат-ботов TextBack.

С таким запросом ко мне обратился Розенберг Евгений Бенционович, президент Московской городской коллегии адвокатов «Розенберг, Хазова и партнёры».

Юридическая компания работает в 12 направлениях права и столкнулась с такой проблемой: 60% лидов не доходят до консультации. Адвокаты загружены на ⅔ и увеличить показатели никак не получалось. При этом было много рутинной работы: обработка первичных запросов, выявление потребностей и прогрев холодных клиентов, фиксирование дат для повторных звонков и напоминаний. Часть времени уходила на нецелевых клиентов.

Услуги юристов востребованы, однако в Москве огромная конкуренция. Клиент считал что нужно еще больше лидов. Причем недорогих, так как стоимость лида иногда доходила до 1400 рублей.

Проводим аудит отдела продаж и разбираемся, что уже есть, а над чем предстоит поработать. Вначале мы всегда выявляем ключевые показатели — зная цифры можно влиять на каждый из них и управлять бизнесом.

Определили ключевой этап воронки продаж (КЭВ — этап, дойдя до которого, клиент купит с вероятностью 80-90%) — это оффлайн консультация, в процессе которой происходит продажа услуг.

Аудит показал такую картину:

У компании уже есть неплохой стабильный поток входящих обращений. На сайт идет SEO-трафик и трафик из контекстной рекламы, также есть обращения из других источников (Яндекс.Услуги, Авито, партнеры, сарафанное радио и т. д. — более 10 каналов).

• 25-35 — количество лидов со всех каналов в день;

• 3,5% — конверсия в заявку с сайта;
  

• 40% — доходимость лидов до офлайн-консультации;
• Загруженность юристов в компании: на 60-70% (⅔), есть потенциал роста.

Также мы выявили ряд проблем:

• каждый потерянный клиент стоил фирме от 30 до 150 тысяч рублей;
  

• обращения клиентов с разных рекламных каналов нигде не фиксировались и часть клиентов терялась еще при первом контакте;
• если клиенту требовалось время для принятия решения, про него могли забыть и не перезвонить вовремя;
  
• менеджеры не понимали, как правильно действовать на разных этапах сделки;
  
• сотрудники были загружены рутинной работой: фиксированием дат для повторных звонков и напоминаний.
  
• были amoCRM и платформа рассылок TextBack, но их не настроили.

Стало понятно: точка роста не в количестве заявок, как полагал клиент, а в доходимости лидов до консультации с юристом.

Мы решили внедрить автоворонку в WhatsApp в процесс лидогенерации и продаж компании, чтобы увеличить конверсию из заявки в консультацию. Почти все клиенты компании пользовались этим мессенджером, при этом 7 из 10 человек, связавшихся с фирмой через WhatsApp, в итоге покупали услуги (но переписка велась с личных аккаунтов менеджеров).

К тому же этот инструмент позволял автоматизировать часть задач отдела продаж: ответы на часто задаваемые вопросы, снятие возражений, прогрев, рассылку автоматических напоминаний и др.

Последний этап подготовки — определение фронта работ, выбор задач и целей.

• Загрузить юристов компании клиентами на 100%;

• Увеличить конверсию в консультацию с юристом;

• Оптимизировать рабочие процессы менеджеров отдела продаж;

• Выстроить бизнес-процессы и аналитику, сделать их простыми и прозрачными для работы.

• внедрить WhatsApp в процесс лидогенерации и продаж юридических услуг;

• автоматизировать первичную обработку лидов с помощью чат-бота;
• внедрить amoCRM и научить менеджеров отдела продаж пользоваться этой системой.

1. Проектируем логику и бизнес-процессы в MIRO
2. Внедряем CRM систему
   
3. Собираем автоворонку
   
4. Встречаем коронавирус
   
5. Запускаем план В
   

Мы не продаем готовые пакеты услуг, а практикуем гибкий подход точно под задачи клиента. Ничего лишнего.

После обсуждения готовим смету и согласовываем ее с клиентом.

Так виден комплекс работ и клиент понимает, что будем делать мы, а что он может сделать самостоятельно, если есть свои ресурсы. В этом проекте заказчик сам оформлял свои соцсети, настраивал рекламу и подключал системы аналитики.

Аудит и звонки проводим в Skype или Zoom (есть функция записи разговоров и демонстрации экрана). Так мы не теряем важную информацию на всех этапах и не беспокоим лишний раз клиента.

План работ составлен и утвержден, приступаем к реализации.

Из 12 направлений юриспруденции, которые практикует коллегия адвокатов, для старта выбрали одно из самых актуальных — семейное право. После успешного теста планировали внедрить автоворонку и для остальных направлений.

Опираясь на подробное интервью с руководителем и результаты аудита, мы разработали несколько вариантов стратегии автоворонки. Целью была запись людей на консультацию без помощи менеджеров, с поэтапным прогревом и введением в курс дела.

В итоге согласовали стратегию, суть которой — сегментировать лидов уже на лендинге, до входа в воронку, по гендеру и запросу. Результат — мужчины и женщины получают персонализированные сообщения, и наша цепочка максимально релевантна их изначальному запросу.

Мы ведем людей сообщениями к цели — запись на консультацию. Делаем это в 3 этапа, при помощи полезной информации, ведя диалог с потенциальным клиентом и располагая к дальнейшей беседе с адвокатом:

Блок приветствия одинаковый для всех — личное обращение президента коллегии адвокатов.

1-й инфоблок

Мужчины и женщины, которые пришли с трех сегментированных лендингов, получают персональные сообщения, соответствующие их запросам. В сообщениях есть информация о возможных решениях проблемы, они дают надежду на благополучный исход.

Оффер 1: предложение записаться на консультацию.

2-й инфоблок

Сообщения уже одинаковые для всех: как юридически решаются конкретные вопросы, какие ошибки совершаются в судах и пр. Далее предлагаем перейти на сайт, посмотреть видео, отзывы и узнать обо всех услугах подробнее.

Оффер №2 + Актуализация: предлагаем консультацию и уточняем, стоит ли продолжать писать клиенту.

3-й инфоблок

Дополнительный прогрев для тех, кто еще думает, обращаться к адвокату или действовать самостоятельно. Рассказываем, как проходит консультация, на что обратить внимание и т.д.

Оффер №3 — консультация для уточнения нюансов или получения плана действий.

Затем годовая цепочка прогрева для напоминания о себе и доп. касаний.

Заказчик принимал участие в подготовке контента. От него мы получили ценную информацию о клиентах: точные запросы и боли, факторы принятия решений и пр.На этой базе наши копирайтеры создают продающие и информационные тексты сообщений, бьющие точно в цель. Это позволило нам говорить с клиентами компании на одном языке о том, что для них важно.

На этапе аудита мы выявили места, где можно автоматизировать продажи и повысить эффективность работы: быстро отвечать на обращения, дифференцировать клиентов, автоматически переводить на следующий этап сделки, вовремя сообщать менеджеру о необходимых действиях и пр. Для реализации этих идей нужна была CRM-система.

У клиента была установлена, но не настроена amoCRM. Мы решили не менять систему, поскольку существующий вариант идеально подошел под наши задачи. Его плюсы для конкретного проекта:

• возможность создать автоворонку в WhatsApp;
• ретаргетинг на любом этапе воронки;
  
• простой и понятный интерфейс (удобно и менеджерам, и руководителю);
  

• захват и фиксация заявок по всем рекламным каналам;

• все в одном окне, включая ответы на сообщения в соцсетях;
  

• интеграция с 200+ сервисами, включая Facebook, ВКонтакте, Telegram, Instagram, Viber, Skype, Avito;
• подключение к сайту и почтовым ящикам;
  
• IP-телефония и пр.
  

Опираясь на ключевые бизнес-процессы компании, мы прописали этапы воронки продаж в amoCRM.

Лайфхак. Рекомендуем использовать формулировки типа:

• Документы по делу получены
• Записан на консультацию
• Проведена консультация и пр.

Название каждого этапа должно звучать как завершенное дело — тогда будет сразу понятно, пройден этап или нет.

Частая ошибка – этапы воронки формулируются как незавершенные, например «запись на консультацию». Так клиент может висеть неделями и непонятно, записан он или нет и в чем там вопрос.

А суть в том, чтобы сразу было понятно – пройден этап или нет.

Тогда все это можно посчитать и проанализировать: если скопилось 50 записей на консультацию, а дошли 20 – разбиваем этап на части, добавляем «консультация подтверждена» и «напоминание отправлено». Так сразу станет видно узкое горлышко воронки – возможно, часть клиентов забывала про консультацию, а другой части не была донесена ее ценность.

При таком подходе узкие места очевидны и можно работать над их решением.

Мы настроили IP-телефонию и интеграцию CRM-системы с мессенджерами, почтой, социальными сетями и т. д. С этого момента система автоматически фиксировала заявки и запросы клиентов по всем каналам и добавляла их в воронку продаж — при таком подходе не потеряется ни один потенциальный клиент!

Помимо WhatsApp aмо поддерживает работу с: Facebook, Вконтакте, Telegram, Instagram, Viber, Skype, Avito.

И снова WhatsApp вне конкуренции:

• 2 млрд человек активно пользуются WhatsApp в России и мире.
• 90% открываемость сообщений, благодаря политике WhatsApp в отношении спама и рекламных рассылок. Для сравнения: e-mail рассылки открываются на 20%.
• Номер телефона — ценный актив для бизнеса. Любой человек, написавший вам хотя бы одно сообщение в WhatsApp, оставляет свой номер телефона. Это то, чего нет в других мессенджерах.

Мы подключили клиенту номер WhatsApp через платформу чат-ботов и рассылок в мессенджерах TextBack.

TextBack выбрали по нескольким причинам:

• у клиента уже был аккаунт на платформе;
• есть интеграция с amoCRM;
• можно общаться с клиентами в WhatsApp прямо из карточки клиента в amoCRM;
• адекватная техподдержка, которая действительно решает возникшие вопросы, — это важно;
• есть готовые виджеты для сбора базы подписчиков в WhatsApp с сайта.

Для подключения перейдите в Настройки — Интеграции. В поиске напишите TextBack и установите виджет. Настройка интеграции TextBack и amoCRM очень простая и занимает всего несколько минут.

Автоворонку мы собрали прямо в amoCRM с помощью встроенного инструмента — Salesbot.

Salesbot — это бот, запрограммированный на выполнение определенных действий. Он может автоматически отвечать клиентам в чатах и позволяет строить воронки и чат-боты любого уровня.

Мы использовали Salesbot для обработки входящих лидов и сообщений из мессенджеров. Цепочки событий настраивали в сервисе Digital Pipeline от amoCRM.

Мы создали и настроили ботов в визуальном редакторе Salesbot. В amoCRM это можно сделать и через код, но тогда клиент не смог бы самостоятельно редактировать контент, логику автоворонки. А это важно для оперативного внесения правок!

Важно! При переходе в код бота вернуться в визуальный редактор невозможно.

Создаем цепочку сообщений

Настраивая бота в визуальном редакторе, выбираем сценарии работы из предложенных действий:

Есть и один минус в конструкторе: чтобы настроить тайминг между сообщениями, приходится создавать отдельные этапы, в которых через определенное время запускается нужный Salesbot. При этом у менеджеров могут появляться лишние этапы в воронке продаж, а в Digital Pipeline — дополнительные боты:

Задачу мы решили созданием нескольких воронок. В одну поместили все этапы с ботами, а в остальные — необходимые этапы для работы менеджеров в отделе продаж.

Определяем источник: лайфхак о тегах!

Чтобы определить мессенджер или канал, по которому пришел лид, создайте бота, выберите «Задать тег для сделки» и разместите в нем этот код:

Тогда в зависимости от источника можно присвоить нужный тег сделке, и это позволит более гибко настраивать триггеры для запуска Salesbot’ов.

Запуск ботов гибко настраивается:

• при переходе или создании в этапе (через N минут/часов);
• при входящем письме/звонке;
• в определенную дату и время;
• если присвоен тег и тд.

Это позволяет реализовать почти любую логику автоворонки, спроектированной в MIRO.

В Digital Pipeline настраиваем бизнес-процессы: чтобы менеджеры не забывали своих клиентов, своевременно будет отправлено напоминание о необходимых действиях по каждому из них.

И вишенка на торте, – дожимаем и прогреваем клиентов прямо из Амо!

Подключаем рекламные кабинеты: Facebook, VK, сервисы Google – для ретаргетинга в Digital-воронке.

Как только сделка перейдет в статус, в котором настроена интеграция с рекламным кабинетом:

1) система берет все данные контакта из сделки (email, телефон);

2) ищет по этим данным пользователя;

3) добавляет его в нужную аудиторию в рекламном кабинете.

Двигаясь по воронке в CRM, клиент видит рекламу, которая соответствует его статусу (этапу, на котором он находится). По мере движения по воронке система перемещает его в другую аудиторию в рекламном кабинете. Результат — клиент всегда в актуальном контексте, а это помогает эффективнее продвигать лидов по воронке, прогревать их и продавать больше без дополнительных настроек и усилий.

Так мы реализуем правило 7 касаний: аккуратно, ненавязчиво и многократно будем напоминать о своем предложении. Продать сразу сейчас практически невозможно, а при каждом последующем касании вероятность покупки значительно возрастает (до 80% после шестого-седьмого).

В коллегии адвокатов пренебрегали online-консультациями, оставляя их на крайние обстоятельства, и всегда приглашали людей в офис. Консультации были платные у адвокатов экспертного уровня, и бесплатные у обычных юристов. При этом сами консультации особо не рассматривались как источник дополнительного дохода.

Но правила игры резко изменились. Карантин, офисы и суды закрыты на неопределенное время. Первоначальный план запуска пришлось ставить на паузу и пересматривать весь подход.

В общем, мы не растерялись и гибко отреагировали на новые условия стремительно меняющегося мира: сделали ставку на платные консультации — по результатам аудита, именно этот этап был ключевым в воронке продаж юридических услуг.

Нам пришлось экстренно решать вопрос по переводу бизнеса в online-формат. CRM уже была настроена, подключены все входы лидов с сайта, и мы сделали дополнительную форму захвата: Pop-Up на сайте с оффером и кнопкой, которая позволяла написать сразу в WhatsApp.

Речь о воронке с минимальным количеством этапов. Ее цель — сделать предложение потенциальному клиенту получить экспертный разбор его ситуации от адвоката онлайн.

Мини-воронка автоматически запускается для всех, кто оставит заявку в любой форме на сайте или кликнет на кнопку WhatsApp во всплывающем Pop-Up окне.

Рассмотрим один из вариантов:

1. Например, потенциальный клиент кликает на кнопку «WhatsApp» на сайте и попадает в диалог с аккаунтом коллегии адвокатов в WA.
2. Отправляет первое сообщение (текст сообщения уже заполнен автоматически, остается только отправить). После этого запускается чат-бот.

3. Бот отправляет сообщение с приветствием и предложением получить консультацию онлайн от имени Евгения Розенберга.

4. Если клиент соглашается, с ним связывается сотрудник компании. Если отказывается, ему приходит сообщение с напоминанием, что в нашей компании ему всегда готовы помочь.

В новых условиях мини-воронка — отличный способ продержаться, а заодно протестировать антикризисные гипотезы и варианты работы. За счет мини-формата можно оперативно вносить изменения и искать эффективные связки.

Переносим и настраиваем работу мини-воронки в aмоСRM и TextBack.

Сразу же интегрировались с актуальным сервисом видеозвонков для online-консультаций. Через виджет Zoom мы настроили автоматическое создание конференции между клиентом и менеджером в amoCRM. Сделали так, чтобы ссылка на Zoom конференцию генерировалась автоматически и сохранялась в карточке сделки. Из этого поля ее можно легко подтягивать в нужные места цепочки сообщений или в SMS.

За 5 минут до предстоящего звонка Salesbot отправит в WhatsApp ссылку на конференц-звонок в Zoom и менеджеру, и клиенту.

Таким образом офисные консультации перешли в формат, который для многих клиентов оказался комфортным и соответствующим сложившимся обстоятельствам. И люди охотно платят за то, чтобы их выслушали, дали компетентный прогноз и предложили варианты решения их вопроса.

После записи на консультацию клиент получает дополнительное SMS-напоминание с датой и временем онлайн-встречи.

В кризис коллегия адвокатов чувствует себя уверенно: лиды хорошо идут с сайта, только теперь их встречает автоворонка в WhatsApp.

• На 57% увеличилось количество консультаций (до кризиса было 12 консультаций в день, стало 19 (при среднем показателе 30 лидов в день).
• На 30% сократились затраты времени на рутинные задачи и обработку новых лидов.
• Адаптировали привычный offline бизнес под online среду, внедрив современные технологии автоматизации маркетинга.
• Все лиды со всех каналов фиксируются и обрабатываются в одном окне, менеджеры автоматически получают задачи, а клиенты всегда на виду.
• С менеджеров снята почти вся первичная обработка.

• Обеспечена безопасность: больше нет необходимости давать менеджерам логины и пароли от почты, соцсетей. Все телефонные переговоры записываются, удалить или скачать базу клиентов невозможно.

• Проведено обучение менеджеров и руководителей работе в amoCRM, подготовлен обучающий видеоматериал для быстрой адаптации новых сотрудников. Налажена техподдержка для персонала компании.
• Сотрудники больше времени уделяют важным юридическим задачам.
  

Дополнительный бонус — возможность работать с клиентами круглосуточно. Бот обрабатывает запросы моментально в режиме 24/7, и даже отрицательный ответ клиента — большой плюс, ведь лиды с SEO-трафика не всегда целевые. В результате ни одно обращение клиента не остается без внимания, но при этом персонал компании не тратит время зря.

Пока я готовил этот кейс к публикации, ситуация изменилась: ограничения, связанные с пандемией, постепенно снимают, и люди возвращаются к привычной жизни.

Коллегия адвокатов включила трафик на большую воронку — лиды идут, все работает!

Евгений Бенционович обратился ко мне за дальнейшей реализацией идей по генерации и прогреву лидов. Сейчас мы работаем по следующим направлениям:

• Расширяем большую автоворонку: в блок годовой рассылки по WhatsApp добавляем email-рассылку. Каждый месяц потенциальные клиенты будут получать сообщение в мессенджере плюс актуальную и полезную информацию по своей теме в электронных письмах.
• Проектируем и запускаем автоворонки еще для двух направлений права.
• На базе аналитических отчетов продумываем работу с «отложенными» и особыми клиентами.
• Сопровождаем и дополнительно обучаем отдел продаж.

Если есть вопросы по кейсу — задавайте, обсудим!