Маркетинг
Olga Frolova
517

Зачем учиться управлять проектами. Личный опыт

Привет, меня зовут Оля. Последние 2 года работаю проджект-менеджером в маркетинговом агентстве и хочу рассказать, как использую навыки управления проектами в работе и личных целях.

В закладки

Осенью 2019 года у меня была сильная и затяжная депрессия. [Спойлер] Выбраться из неё мне помог психолог и использование методов проджект-менеджмента в личной жизни.

Есть множество названий профессии проджекта: проект-менеджер, менеджер проекта, руководитель проекта, PM и так далее. Их названия связаны со спецификой компании и проекта, за которым человек закреплён. Но суть у профессии одна — ответственность за результат проекта.

Результаты нужны и в личной жизни. Отпуск, переезд, подарок на День рождения — всё это личные проекты, которым нужен грамотный и ответственный менеджер для достижения целей.

Функции проджекта в работе и жизни

Планирование

Любой проект начинается с плана, который помогает определить первые шаги на пути к достижению цели. Если не спланировать, нельзя ответить на вопрос «С чего начать?».

Планировать нужно, как рабочие, так и жизненные проекты.

Краткое начало проекта в работе и в жизни

Для составления плана собираем информацию о текущей ситуации и целях проекта, составляем road map, определяем ответственных за этапы и расставляем приоритеты.

Например, на старте продвижения медицинского центра я выделила этапы запуска направлений лечения. Затем распределила задачи между специалистами (с помощью цветных стикеров). В конце марта запланировала акцию. Её реализацию ещё предстоит спланировать.

План старта продвижения медицинского центра

К планированию возвращаемся в течение всего проекта и задаем вопрос: всё ли идёт по плану (нет)?

Можно использовать планирование на маленьких отрезках внутри проекта и оформлять для всей команды.

Планирование проекта по SEO в WorkSection

Планировать можно и в жизни. Например, поход за покупками в виде списка. Также можно планировать и часть большого проекта.

Мои друзья спланировали часть отпуска в удобный таймлайн

Постановка задач

Определили план проекта — затем превращаем его в тактические шаги. Мой мозг, как и мозг большинства людей, боится огромных задач и прокрастинирует. Чтобы его успокоить, я делю задачи на мелкие шаги. Слежу за сроками и принимаю решения, если задача не сделана.

Сформулировала правила постановки задач для команды:

1. Нужна ли вообще эта задача?

2. Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?».

3. Понятен ли вам и ответственному, как выглядит результат выполнения этой задачи?

4. Можно ли декомпозировать задачу, не переусердствуя?

5. Сначала поставить задачу другим, а потом садиться за свои задачи.

Хорошие и плохие формулировки задач в работе и жизни. Я отступаю от этих принципов, если формулирую задачи себе.

Есть ещё два момента в постановке задач:

Последовательность. Если зафакапить покупку билетов на отпуск, то и весь запланированный отпуск не случится. Значит результат проекта не достигнут. Лекции по проджект-менеджменту рекомендуют использовать диаграмму Ганта. По мне, этот подход работает на старте проекта для планирования этапов. В середине длинного пути Гант не даёт информацию о текущей ситуации, результатах, просроченных задачах. А ещё Гант, на мой взгляд, снижает мотивацию работать над проектом.

Начальный план задач по Ганту сдвигается несколько раз в процессе работы над проектом. Затем полностью устаревает и не приносит пользы команде и проджект-менеджеру.

Соблюдать последовательность можно с помощью канбана. Разделите все задачи проекта на «сделать», «делаю» и «сделано». В поле зрения «делаю» держите только самые важные задачи на текущий момент.

Не впритык. Задачи с коротким сроком чаще всего не выполняют вовремя. Рекомендую подход Бюро: первое день уходит на черновое решение. Следующие 2-3 дня на внесение правок и корректировку. Последний промежуток на финальное досогласование результата.

Виденье процесса задачи на 5 дней в Бюро Горбунова

Анализ и поиск решения

Проекты всегда идут не по плану. Принцип – не расстраиваемся, а флексим! Пофлексить — значит придумать, как сделать задачу за отведённое время и без потери качества. Хитрость флекса в упрощении решения. Перенести проект — наихудший сценарий.

Способы и примеры флекса в работе и жизни

Как пофлексить:

  • попросить совета у более профессионального коллеги или человека, которому вы доверяете;
  • провести опрос среди коллег;
  • поискать кейсы в интернете и опыт других людей;
  • провести мозговой штурм с командой.

Коммуникация

Проджект должен уметь общаться — иначе проект не сдвинется с места. В процессе работы нужно находить общий язык с коллегами, заказчиками, заинтересованными лицами — просить больше денег за работу, договариваться о сроках или убеждать в правильности решений.

В жизни мы ежедневно общаемся с коллегами, друзьями, родителями — тут тоже важно уметь коммуницировать, чтобы сохранять хорошие отношения и достигать личных результатов. Без взаимодействия с другими целей не достичь.

✅ Заказчик (клиника пластической хирургии) запросил данные по звонкам за месяц. Я решила сделать выгрузку из системы. Но задала уточняющие вопросы. Выяснилось, что клиент хотел увидеть, сколько звонков совершено за месяц по конкретному пластическому хирургу. Стало понятно, что эти цифры есть в отчёте, который всегда доступен клиенту по ссылке.

Благодаря правильным вопросам, я сэкономила свое время и время клиента.

❌ У нас в агентстве выстроена попроектная оплата: за каждым специалистом и менеджером закреплено число часов и сумма оплаты. В прошлом году коллега попросил помочь с крупным клиентом. Я сразу вписалась, поскольку хотела в нём участвовать. Но не проговорила момент оплаты и выяснила, что не получаю деньги за этот проект только с приходом нового менеджера.

Так как я не обсудила оплату, в течение трёх месяцев делала работу бесплатно.

Система и информация

В универе преподаватель сказал, что я не обязана знать весь предмет, а должна уметь достать информацию. Проджект-менеджер должен организовать рабочее пространство так, чтобы всем участникам было комфортно и никто не терял время на поиск информации.

Быстрый и удобный доступ к информации по рабочему проекту я организовываю на гугл дисках.

Папка проекта содержит все материалы: от стратегии продвижения до дизайна баннеров

Для личных целей использую Trello, куда заношу информацию и ссылки по сферам жизни.

Объединила планирование и информацию в одной доске

Систематизировать нужно так, чтобы у всех заинтересованных лиц был доступ к информации в любое время. Например, для совместных путешествий мои друзья делают список вещей в дорогу.

Все управляют проектами, но не все хорошо. Этому можно научиться.

Я «выросла» в проджекта из маркетолога, до этого занималась таргетингом и PR.

Для проджекта важен весь бэкграунд. Например, таргетолог может вырасти в хорошего проджекта команды. Программист — в менеджера it-проектов. Если бэкграунда нет, будет сложнее.

Расскажу, какие навыки развивала я, чтобы стать проджект-менеджером по рекламным проектам.

Чему и где учиться

Три кита проджекта

  • Решение задач (умение придумать) → знание инструментов.
  • Коммуникация → soft skills.
  • Управление временем, людьми, собой → дисциплина.

Инструменты команды

Чтобы решить задачи в проектах, изучаем инструментарий работы команды. Я в основном работаю с performance-проектами. Вот что было полезным:

Чтобы решить задачи в проектах, изучаем инструментарий работы команды. Я в основном работаю с performance-проектами. Вот что было полезным:

Soft skills

Стрессоустойчивость, терпение, ответственность и решительность — не просто приписка к вакансии. Работа проджекта — реальная прокачка этих навыков.


Требования к руководителю проектов к вакансии на HH.ru

Лучший совет для развития soft skills — больше читать и общаться. Делюсь своим топом книг:

И несколько ресурсов для развития soft skills:

Управление временем, людьми и собой

Прежде чем управлять другими людьми, научитесь управлять собой. Я — человек не очень несобранный. Мне пришлось выработать систему, чтобы всё успевать и наслаждаться жизнью.

Рекомендую «Джедайскую технику пустого инбокса» Максима Дорофеева. Как начать применять:

1. Разобрать входящие. Это все записи в блокнотах, письма, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Собираем всё в одном месте.

Используем следующую схему, чтобы определить, что делать дальше со входящими:

Подсмотрено у Максима Дорофеева

Техника может показаться сложной, пока не разобрать все входящие и расставить задачи.

Так выглядит моя рабочая почта бОльшую часть времени

2. Распределить задачи на день, неделю, месяц; выписать проекты. Я использую Todoist. Вам может понравится любой другой планировщик, хоть блокнот. Главное — иметь доступ к нему в любой время.

Пример задач на день в Todoist

3. Бороться с прокрастинацией. Если задача висит несколько дней, ответить на вопросы:

  • Надо ли вообще её делать?
  • Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл/не передумал)?
  • Как декомпозировать? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут.

Про «Джедайскую технику»:

Как расти

Сейчас у меня очищен инбокс, сформулированы цели по проектам в работе и в жизни, составлен план на день/неделю/месяц.

Для тонуса в развитии использую «осьминожку»: у неё есть голова какого-то размера и щупальца-скилы разной длины. Изучаю то, что мне интересно, ставлю задачи и ращу щупальца по мере их выполнения.

Пример осминожки 

Управление проектами — непростая профессия — скучно не бывает. Мультизадачность, смесь технологий, творчества и драйв. А ещё это помогает управлять собственной жизнью.

Проджектить собственную жизнь полезно, чтобы:

  • ясно формулировать цели и достигать их;
  • не откладывать личные дела на «потом»;
  • быстрее выходить из кризисных и стрессовых состояний;
  • жить осознаннее, опираясь на свои интересы и желания;
  • соблюдать баланс между работой и жизнью.
{ "author_name": "Olga Frolova", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 3, "likes": -1, "favorites": 39, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 148173, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 06 Aug 2020 19:02:16 +0300", "is_special": false }
Трибуна
Кейс «ПолиКап»: как в России появились первые сертифицированные бумажные биоразлагаемые крышки для кофе
Это наш первый продукт на пути к появлению целой линейки биоразлагаемой посуды и другой доступной экоупаковки…
Объявление на vc.ru
0
3 комментария
Популярные
По порядку
1

Молодец )
Серьёзно.

Ответить
1

Личную жизнь по минутам расписывать - зачем нужна такая жизнь? Приехал в отпуске на озеро, понравилось, остаться бы, но нет, у нас же по графику в 16.00 другое озеро. Встретить бы рассвет с бутылкой вина и друзьями - не, у нас подъем в 8 запланирован.

Ответить
1

Мда, интересная форма ОКР...

Ответить

Комментарии

null