Как провести онлайн-ивент, который будут смотреть десятки тысяч человек

В начале декабря 2020 года мы провели вторую Всероссийскую премию “Лучший DIY-блогер года”. Мероприятие проходило в онлайн-формате, к которому за период трансляции подключились 37 000 человек, а через неделю видео набрало уже более 160 тыс. просмотров. Анастасия Медведева, руководитель отдела рекламы и маркетинга ВсеИнструменты.ру, делится основными выводами после проведенного онлайн-ивента, выделяет основные ошибки и решения, которые дадут возможность успешно проводить аналогичные мероприятия.

Премия “Лучший DIY-блогер” - первая и единственная премия для авторов лучших YouTube, Instagram и TikTok каналов о DIY-творчестве. Организатором и идеологом премии выступил онлайн-гипермаркет ВсеИнструменты.ру в 2019 году. Отбор участников и победителей проходит путем пользовательского голосования.

В 2019 году компания провела масштабное офлайн мероприятие, на котором впервые наградили DIY-блогеров. Событие было закрытое и на премии присутствовали только номинанты. Тогда приходило много обратной связи от аудитории, которая просила провести мероприятие в онлайн-формате, чтобы увидеть, как все происходит. Через год все сложилось так, чтобы сделать онлайн-премию: пандемия и обратная связь пользователей.

Решив работать онлайн, мы столкнулись с необходимостью выбора способа проведения мероприятия.

Вариант 1. Обычная красивая студия с большим экраном, куда приглашают несколько спикеров. На него по видеосвязи выводятся спикеры и необходимая информация. А напротив – камера, которая все это снимает.

Это недорогой обычный вариант, для которого не нужно никакого специфического оборудования. Примерно так же проводятся различные онлайн-конференции, вебинары и обучения. Формат всем привычный, но порядком поднадоевший. И в этом формате очень тяжело удержать внимание на длительное время: сложно сфокусироваться, когда в кадре нет ничего, кроме говорящих голов.

Вариант 2. Студия с хромакеем, где все, что происходит в кадре, нарисовано в виртуальном пространстве. Это сложнее и гораздо дороже. Кроме того, это труднее организовать: в Москве всего 4 студии, которые располагают большой площадью и внушительным хромакеем. И в декабре они обычно заняты, тем более в 2020 году.

Когда мы сравнили эти 2 варианта, поняли, насколько первый проигрывает. Вспомнили задачи, которые преследовали:

• блогерам должно быть интересно участвовать;
• людям интересно на это смотреть;
  
• картинка должна быть яркой и насыщенной, т.к. это важное праздничное событие года для всех любителей DIY.

Соответственно, мы приняли решение: раз уж мы не можем собрать всех офлайн, сделаем максимально интересное онлайн-шоу.

Этап №1. Выбор подрядчиков, которые помогут организовать процесс. Хороший подрядчик – это около 80% успеха. Мы ориентировались на то, чтобы у него был большой опыт организации онлайн-мероприятий. На рынке работают много агентств, которые всегда занимались офлайн-событиями, и только сейчас из-за высокого спроса резко переквалифицировались на онлайн, но пока не имеют достаточного опыта организации онлайн-мероприятий.

Мы выбрали подрядчика, за плечами которого более 20 проведенных онлайн-ивентов.

Этап №2. Выбор ведущего. Работа в онлайне – это очень сложно. Ты находишься в огромной комнате, в которой стоит абсолютная тишина. За камерой 20 человек технического персонала. В течение 3 часов ты должен делать вид, что с кем-то общаешься и при этом удерживать внимание людей.

Нужен ведущий, который имеет опыт работы на онлайн-мероприятиях. Вести мероприятие со зрителями, получать обратную связь от них и т.д. – совсем другая специфика.

Этап №3. Определение ответственных в каждой зоне. В офлайн-мероприятиях есть пространство с определенными зонами: welcome-зона, где встречают и регистрируют гостей; зона интерактива, где проводятся конкурсы; зона сцены, зона с едой и т.п. И за каждой зоной закреплены ответственные люди.

В онлайне то же самое. Нужно выделить определенные зоны и назначить ответственных. Мы об этом не знали, поэтому у нас был один режиссер, который отвечал за титры, следил за чатом, контролировал выводимую в эфир картинку. Так быть не должно. Сейчас мы понимаем, что:

• Нужен отдельный человек, который будет отвечать за титры. Обязательно погруженный в тему, чтобы он мог сразу увидеть и исправить ошибку.
• Нужен отдельный человек для работы с чатом. У нас в чатах была очень высокая активность, он буквально взрывался. Одного человека не хватало, чтобы отследить победителя, сделать скрины и т.д.
  
• Нужен отдельный человек, который смотрит за ракурсом камеры, транслирующей эфир. Важно, чтобы ведущий строго соблюдал зону видимости. У нас случалось, что в кадр попадало обрезанное изображение, дальний план. Если бы за этим следил отдельный человек, этого удалось бы избежать.
  
• Нужен отдельный человек, который будет готовить людей, выходящих на площадку. Предупреждать их, на какую камеру смотреть, куда идти, как себя вести.
  
• Нужны отдельные люди на работу с подключениями участников к прямому эфиру. Мы использовали ZOOM. У нас было 3 человека, которые заранее звонили блогерам, подключали их в эфир. Но этого мало! Нужно, чтобы ответственных было больше. И всегда среди них должен быть человек от компании, который лично знает блогеров. У нас были такие ситуации, когда блогер долго не подключался, и мы звонили ему на личный телефон и просили срочно выйти в эфир.
  
• Отдельные люди должны следить за выводом в эфир итогов голосования или другой информации. И это должен быть человек, который погружен в тему. У нас была ситуация, когда работающие с нами подрядчики попытались сами восстановить неожиданно слетевшие итоги голосования. В итоге в эфире могли появиться неправильные данные.

Этап №4. Подготовительная работа с людьми, которые будут участвовать в церемонии. У нас вместе с блогерами победителей награждали представители крупных инструментальных брендов. Мы поняли, что стоило заранее попросить их составить текст речи. Это позволило бы избежать каких-то накладок, разночтений, т.к. перед камерой люди часто теряются.

Этап №5. Обустройство зон отдыха для гостей. Наш эфир длился 3 часа, с подготовкой на все ушло 5 часов. Поэтому очень важно было сделать зону, где гости смогли перекусить, отдохнуть, спокойно поговорить.

Интересный визуальный контент. Это относится к выбору формата онлайн-события, о котором мы говорили в начале. Картинка должна быть яркой, с интересными деталями и отражающая суть мероприятия. После обнародования бэкстейдж-видео многие удивились, что съемка велась на хромакее. Люди подумали, что мы отстроили настоящую студию.

Конкурсы. Мы заранее в соцсетях запустили конкурс, итоги которого люди могли узнать на вручении Премии. Также мы запустили конкурс в самом начале трансляции. В течение всего эфира на экране появлялись буквы. Из них нужно было собрать слово. Сделать это можно было, только если посмотреть всю трансляцию целиком.

Перебивки. В студии на фоне пресс-волла мы брали интервью у топовых блогеров-миллионников, получивших премию в прошлом году. Затем перебивки с отрывками этих интервью вставляли в прямую трансляцию, чтобы менялась картинка и локация. Это добавило рефлексию в процессе мероприятия. И был важен сам факт присутствия этих блогеров и вручении ими награды в прямом эфире.

Связь с аудиторией во время мероприятия. Мы постарались повысить активность зрителей, используя формат “Своя игра”. Предложили подписчикам звонить в зум. Дозвонившемуся зрителю давали в пару блогера, и они вместе отвечали на вопросы, чтобы выиграть призы.

1. Соцсети ВсеИнструменты.ру: Instagram, Вконтакте, YouTube, TikTok.

2. Подключили Timepad, взяли их рассылку.
   

3. Реклама в Google и Яндексе.
4. Рассылка по базе клиентов нашей компании.
5. Рекламу премии делали сами блогеры: они рассказывали своим подписчикам, что собираются в ней участвовать.

Запуская рекламу нам было достаточно сложно таргетироваться, т.к. были нужны подписчики блогеров-номинантов. Но в таргете нет фильтра «подписчики определенного блогера», а по другим параметрам их найти сложно. Поэтому именно блогеры стали основными нашими помощниками по привлечению зрителей.

Одновременно на пике нашу трансляцию смотрели более 2000 человек в Youtube. Всего за 2 часа трансляции в совокупности на ней присутствовали 37 000 человек.

Организовать онлайн-ивент оказалось значительно сложнее, чем офлайн-мероприятие, потому что во многом зависишь от компетенции других людей, почти ничего не можешь сделать своими руками, перехватить задачу. Мы сделали выводы и составили для себя чек-лист, который в будущем поможет избежать возникших ошибок и сложностей.

Несмотря на пандемию и все трудности, с которыми компании столкнулись в 2020 году, необходимо находить новые форматы и возможности для поддержки вашего комьюнити, продолжать делать проекты для отрасли и компании.