Как подготовить и провести конференцию с нуля. Кейс 2021 года

В этом кейсе расскажем как определить концепцию, выбрать тему конференции, составить бизнес-план, собрать команду и получить 4000 контактов менее чем за два месяца.

Привет, это UIS!

В марте 2021 года мы небольшой командой организовали и провели большую конференцию. Сегодня поделимся опытом.

Полтора месяца назад мы провели первую конференцию TALKS. Темой конференции стали каналы коммуникации.

Поскольку ограничения в связи с распространением коронавируса в России в начале 2021 года никуда не делись, ставка была сделана в пользу онлайн-конференции гибридного формата.

Это было непросто, поэтому делимся опытом как проводить крупные мероприятия с нуля, абсолютно не имея опыта.

В январе 2021 года прошел первый созвон по будущей конференции. У нее еще не было даты и названия, только понимание, что конференция будет про коммуникации.

На первом совещании договорились, что нужен прототип концепции конференции, список потенциальных спикеров и структура лендинга.

На втором Zoom приняли принципиальное решение, что для зрителей конференция будет проходить в режиме онлайн, а спикеры будут разделены на удаленных и тех, кто будет выступать в студии мероприятия.

По итогам составили бриф, в котором распределили обязанности внутри команды.

План был такой:

• Таймплан подготовки
• Выбрать спикеров и договориться с ними
• Подобрать площадку
• Договориться с партнёрами о бонусах
• Сделать лендинг
• СпикерыБонусыДата - время
• Договориться с партнёрами об анонсах
• Спроектировать прогрев и уведомления
• Подготовить креативы для анонсов и рекламы
• Запустить анонсы у партнёров (серию)
• Запустить онлайн-рекламу
• Создать телеграм-чат
• Запустить цепочки прогревов
• Чек спикеров и их контента
• Финальные уведомления аудитории за день и в день
• Запустить прогревающие цепочки после мероприятия с бонусами
• Провести нетворкинг после мероприятия
• Выложить в чат в течение недели материалы

Синхронизация команды:

• 6-3 недели до ивента — 1 раз / неделю
• 2 недели до ивента — 2 раза / неделю
• 1 неделя до ивента — 1 раз в день

Начали с составления карты проекта. В ней мы разбили все этапы работ на блоки.

Для наглядности перенесли все это в Customer Journey Map, где расписали связи и задачи, распределенные между юнитами.

Параллельно с этим маркетинг начал писать техническое задание для изготовления сайта конференции. Решили не мудрить, воспользоваться конструктором Tilda и добавить в нее необходимые интеграции с CRM, Email и Whatsapp.

Когда структура ивента была определена, а лендинг ушел в работу, настало время более детальной проработки состава спикеров.

С самого начала приняли решение, что не будем приглашать “платных” спикеров и сделали ставку на широкий круг общения организатора и идейного вдохновителя конференции Ольги Грейль.

К концу января у нас был расширенный список спикеров конференции, а к середине февраля количество желающих выступить превысило наши ожидания.

Получив согласие от основных спикеров мы принялись за партнеров. За размещение логотипа на сайте конференции мы просили у партнеров только одно - сделать рассылку о мероприятии по своей базе клиентов.

Решение создать сайт конференции на Tilda имеет одно “но”, чтобы сделать-то не шаблонное используйте Zero-блоки.
Закончив с дизайном посадочной страницы, мы переложили айдентику на креативы для рассылок, анонсов в соцсетях и рекламу.

Следующим шагом было создание видео заставки, сплитов для каждого спикера и фонов самой конференции.

Финальным элементом был монтаж и нарезка видео для его публикации на YT.
Кроме полного метра, мы (предварительно проанализировав и выстроив SEO-запросы) разместили на нашем канале выступления всех спикеров.

Целевая аудитория конференции - бизнесмены, партнеры amoCRM и компании находящиеся в поиске решений для увеличение продаж и повышения конверсии.

С учетом ЦА мы сделали ставку на партнерскую сеть, а локомотивом маркетинга конференции стали Email-рассылки.

В итоге 70% регистраций на конференцию были сделаны после рассылок. В общей сложности мы отправили 243 767 письма и получили с них больше 2 000 регистраций.

Транзакционные триггерные рассылки уходили каждому зарегистрировавшемуся на конференцию, подогревали и напоминали о предстоящем событии.

Большим подспорьем стала огромная база для рассылок предоставленная партнерами конференции. Почти 250 тысяч адресатов получили около 20 различных писем.

Для каждой рассылки делали уникальный дизайн и подстраивали контент и под целевую аудиторию.

Хороший охват дали посты у лидеров мнений, в основном это были спикеры конференции.

С другой стороны не так как мы ожидали сработали видеоприглашения от спикеров. Возможно нужно было запускать их раньше, чем за неделю до ивента.

У нас не было цели "нагнать" огромное количество народа на конференцию, поэтому от масштабной рекламной кампании мы отказались на этапе планирования, но “на будущее” решили проверить насколько платный трафик может быть эффективен.

За две недели до начала конференции мы подготовили креативы и запустили таргет в Facebook и Instagram, в результате получили 470 регистраций в среднем по 200 рублей каждая.

Кроме Tilda CRM регистрации собирались в amoCRM, Sendpulse, Whatsapp и Телеграм. В последнем мы собрали внушительное комьюнити, которое в итоге задавало тон конференции.

В итоге за полтора месяца активной работы на конференцию зарегистрировалось почти 3000 человек, столько же посмотрело прямой эфир.

Так как наше мероприятие было гибридного формата при поиске площадки в первую очередь смотрели:

1. Наличие стационарного оборудования

2. Телекамеры

3. Наличие 2 и более интернет каналов со скоростью не менее 100 мб/с

4. Площадь съёмочной площадки, позволяющая располагать 2 ведущих и 1 спикера достаточной для смены спикеров за кадром

5. Наличие профессиональной команды пультовой

Работать с командой профессионалов в студии одно удовольствие. Всё четко и без накладок, в этом нам сильно помог приглашенный режиссер, который не только контролировал line up, но и подсказывал и решал практически любые вопросы в ходе эфира.

К сожалению подготовка к ивенту не обошлась без ложки дегтя.
Где-то за месяц до конференции в Facebook появился пост, в котором автор обвинял организатора нашей конференции в плагиате слогана.

Через сутки конфликт был исчерпан, а пост удален автором, но осадок остался, хотя никаких репутационных потерь, на наш взгляд, данная ситуация не принесла, к подобному надо быть готовыми.

Если не главный, то один из ключевых факторов успешной конференции команда и распределенные в ней роли.

1. Общение со спикерами
2. Общение с партнёрами и спонсорами
а) для анонсов
б) для бонусов
3. Упаковка и лидген
4. Подрядчики, оборудование и место проведения

• Менеджер проекта ×2
• PPC маркетолог
• Дизайнер/Видеограф
• Интернет-маркетолог
• Ведущий ×2
• Event-менеджер

На всю-всю конференцию мы потратили относительно небольшую сумму - чуть больше полумиллиона рублей.

Удалось сильно сэкономить на рекламе, спикерах и ведущих.

Большая экономия была достигнута благодаря наличию в команде разнопрофильных специалистов, которые закрыли большой объем работы.

Нам относительно повезло, тема нашей конференции, была сосредоточена на коммуникации, и мы в самом начале запланировали для некоторых участников дискуссии удаленное участие. Мы также планировали, что и удаленные спикеры и те, кто будут выступать из студии будут в равных условиях. Для этого мы нашли подходящую студию с профессиональной командой и оборудованием, наняли режиссера и провели репетицию.

Несмотря на тщательную подготовку в ходе прямой трансляции не обошлось без инцидентов. Так у одного из удаленных спикеров разрядились наушники с микрофоном, у другого в офисе отключили свет, а соседи еще одного начали активную фазу ремонта прямо во время выступления.

Несмотря на ряд сложностей, нам удалось меньше чем за два месяца придумать, организовать и провести большое мероприятие.

И вот что можем посоветовать с учетом нашего опыта:

Работайте с профессионалами во всех областях. У нас была обширная поддержка со стороны превосходных ивентщиков, маркетологов, прожектов и дизайнеров, которые помогли упаковать и активно управлять процессом подготовки к конференции.

Необходимо было постоянно иметь на месте как минимум четырех специалистов: один для работы со спикерами и партнерами, другой для поиска и координации работы студии, и третий - для управления лидгеном, четвертый для упаковки контента. Эта установка позволила нам в короткие сроки организовать онлайн-конференцию с широким охватом.

Проведите репетицию по крайней мере, за день до мероприятия. Мы использовали оборудование студии в качестве программного обеспечения для мероприятия, это позволило нам встроить прямой видеопоток на Youtube и избежать проблем в ходе прямого эфира.

Подготовьте визуальное сопровождение конференции. В зависимости от того удаленный или нет спикер находится в эфире мы подготовили видео заставки и анимированные сплиты и в целом постарались разнообразить картинку, чтобы не утомлять зрителей.

Попросите виртуальных докладчиков заранее протестировать свои настройки. Мы заранее разослали инструкции по программному обеспечению и организовали репетицию с удаленными спикерами за день до конференции.

Наймите режиссера-постановщика, особенно если вы координируете работу как с оффлайн, так и с онлайн-докладчиками. В дополнение к обычным инструкциям режиссер объяснит формат выступления в начале, а также форму вопросов и ответов, сведет весь контент, раскадровки, сплиты будущего эфира. В нашем случае также было полезно, когда режиссер имел прямой аудио контакт со спикером и ведущими.

Записывайте потоковые события, чтобы потом их можно было публиковать. Вряд ли вам удастся рекламировать пятичасовое видео на Youtube, зато при наличие мастер-записи, вы сможете смонтировать каждое выступление и продвигать их как отдельные SEO-видео.

Обязательно учтем всё это при организации нашей новой конференции TALKS :)