Бриф VS личный контакт: какой способ выбрать

Исполнитель собирает вводную информацию перед началом работы над проектом, будь то текст, лендинг или дизайн. Есть два способа собрать информацию:

• попросить заказчика заполнить бриф с табличкой,
• пригласить заказчика на личную встречу или созвон.

Какой из способов выбрать зависит от того, как заказчику проще изъясняться: письменно или устно. Имейте в виду, что ваши приоритетные способы общения могут не совпадать.

Бриф может быть как письменным ответом на вопросы исполнителя, например, в гугл-форме, так и заполнением готовой таблички. Такой вариант коммуникации с заказчиком выбирают люди, которым проще решить вопрос по переписке, чем тратить много энергии на выстраивание коммуникации. В заполнении брифов есть как плюсы, так и минусы.

Выделим основные достоинства заполнения брифов.

• Не нужно подстраивать рабочий график. Заказчик может сесть за бриф в удобное для него время и не вырываться на встречу. Возможно также заполнять перерывами.
• Отсутствует срочность. Необязательно давать ответ на сложный вопрос прямо здесь и сейчас, как на интервью. Можно взять время и письменно изложить свои мысли. Или вернуться к вопросу позже, если что-то упустил.
• Исключается двусмысленность написанного. Бриф заполняется в удобное время. Поэтому у человека есть возможность все обдумать и подобрать слова.
• Не нужно обрабатывать полученные материалы. Все ответы исполнитель получает в письменном виде, не нужно тратить время на транскрибацию.

Техзадание и вводная информация прикладываются в приложение к договору, и на них ставится подпись. С одной стороны, это обезопасит исполнителя: вводные данные он не выдумывал, и они согласованы. С другой — это может сыграть против заказчика, который в процессе работы передумал, но поменять уже ничего не может.

Так мы подобрались к негативным сторонам брифа.

• Трудоемкость. Если бриф большой, то писать придется много. Создается впечатление большой и сложной задачи, которая займет много времени.
• Поверхностность. Чтобы сэкономить свое время, заказчик может давать краткие ответы в 2-3 слова, без раскрытия ценности. Как следствие, подрядчику недостаточно информации для работы. Приходится задавать уточняющие вопросы лично.
• Сложность вопросов. Некоторые моменты могут быть непонятны заказчику, например, термины или формулировки. Во время работы вылезают нюансы, о которых заказчик не подозревал, потому что не обратил на них внимания или не понял из ТЗ. Непонимание приводит к неожиданному результату.
• Просрочка задачи. Может увеличиться количество правок и затянуться срок сдачи проекта, если информации в брифе не хватает. Ее придется добирать или переспрашивать. А если заказчику некогда заполнять бриф, то срок задачи придется сдвигать или сокращать.

Хорошо составленный бриф может быть продуктивнее встречи. Но только в том случае, когда заказчику и исполнителю удобно коммуницировать письменно.

Особенно в личной встрече нас привлекает, что можно:

• Действовать по ситуации. Во время встречи можно обсуждать нюансы и задавать уточняющие вопросы сразу же.
• Уловить язык говорения и невербальные знаки. На встрече можно заметить детали и акценты, которые заказчик выделяет как профессионал. А также особенности и стиль его речи. Это преимущество особенно важно для тех, кто занимается текстом, как и мы.
• Подписывать договоры и обмениваться предметами. Просим у заказчика готовые письменные или раздаточные материалы, которые можно сразу брать в работу. Дизайнеры интерьеров могут показывать образцы дерева или ткани. На месте подписываем договоры, не теряем время на их отправку и доставку.
• Наладить контакт. Из разговора становятся понятны истинные ценности заказчика, его особенности, подход к делу, чем он занимается и как относится к своим клиентам.

• Глубоко погрузиться в продукт и ценности. После интервью нужно делать транскрибацию, на основе которой самостоятельно составлять первичные смыслы и понимание задачи. Таблицу из брифа нужно заполнять самому: плюсы и минусы продукта, основные подходы компании и человека, информацию по архетипам для личного бренда.

Однако у этого подхода тоже есть свои недостатки.

• Ресурсозатратность. Необходимо затратить дополнительные ресурсы на транскрибацию: время, люди, деньги.
• Длительность. На встречу нужно выделить время. Вводное интервью может длиться 2-3 часа, не считая времени на дорогу. Бывает сложно состыковать график с заказчиком, у которого очень плотный рабочий день. А встречаться по рабочим вопросам вечером и в выходные дни не все готовы.
• Нестабильность. Нужно быть готовым к непредвиденным обстоятельствам в день встречи и не исключать человеческий фактор. Если у одного из участников встречи после рабочего дня болит голова, пострадает качество интервью.
• Смещение фокуса. Есть риск не задать часть вопросов, потому что слишком вовлечен в диалог. Но к этому пониманию приходишь, когда встреча уже закончилась, интервью транскрибировали и занесли в таблицу. В случае с брифом сразу видно, какие части таблицы заполнены, а какие — пусты.

К встрече важно подготовиться и прописать все интересующие вопросы, чтобы интервью было максимально продуктивным. А после встречи — выделить ресурсы на транскрибацию интервью.

В студии контента «Соль» мы выбираем личную встречу или созвон по видеосвязи. Потому что мы общительные, и нам легко говорить вживую. Уточняющие вопросы, невербальная реакция и настроение человека, обратная связь, своевременная реакция на недовольство и его проработка — это то, за что мы любим личные встречи.

Этот способ дает понять, насколько заказчик — контактный человек, и насколько мы с ним схожи. На момент разговора становится интуитивно понятно — сработаемся ли мы с ним, по каким параметрам могут возникнуть сложности.

Выбирайте бриф, если написать вам проще, чем встретиться лично. Или ваш заказчик — очень занятой человек, которому сложно выделить несколько часов из графика на встречу.

Когда выбираете этот способ, убедитесь, что в брифе нет непонятных слов. Дайте заказчику возможность обращаться к вам с уточняющими вопросами, чтобы во время работы над проектом возникло меньше «трудностей перевода».