Как мы автоматизировали работу с коммерческими предложениями и увеличили число успешных сделок на 20%

А ещё тратим на 50% меньше времени на отправку КП, увеличили число открытых КП на 20% и закрываем сделки на 30% быстрее.

Привет. Мы, Никита Суховский и Владимир Давыдов - основатели SalesPilot. В этом кейсе расскажем, как мы повысили продажи за счёт автоматизации КП (коммерческих предложений), и как удачное решение трансформировалось в конструктор высоко конверсионных коммерческих предложений.

Если кратко — мы превратили стандартное коммерческое предложение в веб-страницу, подключили аналитику и автоматизировали большую часть процессов. Это сделало работу с КП максимально прозрачной, контролируемой и эффективной. Но обо всём по порядку…

• В чём мы видели проблему
• Какое решение придумали
  
• Какие сложности возникли и как мы их победили
  
• Что получилось в итоге
  
• Интеграция с CRM (AmoCRM, Bitrix)
• Использование вебвизора и тепловой карты
  
• Подключение виджетов и аналитических систем
  
• Оценка работы менеджеров
  
• Что дало нам внедрение SalesPilot
  
• Планы на будущее
  

За многие годы в бизнесе мы научились по максимуму автоматизировать продажи. Мы оцифровали почти все этапы продаж и контролируем весь путь клиента от момента привлечения до заключения сделки.

Но один этап продолжал оставаться «слепой зоной». Это процесс изучения клиентом коммерческого предложения. С момента отправки КП потенциальному клиенту мы теряли контроль над сделкой. Оставалось только гадать, насколько мы попали с содержанием и когда клиент изучит предложение.

На данном этапе работа менеджера по продажам превращалась в «сеанс телепатии»:

• Позвонил рано — клиент ещё не успел прочитать.
• Позвонил повторно, но снова рано — клиент всё ещё не прочитал, но его начинает раздражать назойливость менеджера.
• Позвонил поздно — адресат давно прочёл КП, благополучно забыл о нём и ушёл к конкурентам.

А ещё менеджер может забыть прозвонить отдельных клиентов, а те в свою очередь забудут про КП. В общем, надежда оставалась лишь на счастливое совпадение звонка менеджера и открытия клиентом коммерческого предложения. Такой вариант нас не устраивал.

Решение придумал Андрей Гавриков (совладелец Комплето). Он предложил оформить коммерческое предложение в виде посадочной страницы и подключить к ней системы аналитики.

Такой формат обеспечивал сразу несколько преимуществ. В частности, с помощью аналитики мы отслеживали:

• Момент открытия КП и длительность его изучения. Менеджер звонит клиенту сразу после ознакомления с предложением и обсуждает сделку по горячим следам.
• Глубину изучения предложения. Мы видим, до какого раздела клиент дочитал компред, какие блоки пролистал, на что обратил особое внимание. Это позволяет доработать предложение.

Реализация решения принесла ощутимые плоды — конверсия в продажи выросла. Но оказалось, что отдельные моменты мы проглядели.

Продумав технические нюансы, мы недооценили человеческий фактор. А именно — поведение клиента и действия менеджера.

Кроме того, что клиент может прочитать КП в любой момент, он может его и вовсе проигнорить или забыть о нём в повседневной суете. Упс. А менеджер ждёт, мониторит аналитику и готовится к разговору. Для решения проблемы мы настроили оповещения для клиентов о непрочитанном предложении. Если адресат долго не открывает КП, он получает напоминание на email. Такой подход увеличил число открытых предложений и избавил менеджеров от необходимости регулярных обзвонов с напоминаниями.

Ещё одной проблемой стало несвоевременное отслеживание открытий КП. Представьте, что менеджер разослал 10-20 предложений и чтобы узнать точное время открытия, ему нужно мониторить аналитику по каждому из них. Сложно и времязатратно. В качестве решения мы прикрутили к системе уведомления об открытии. Теперь каждый раз, когда клиент открывает коммерческое предложение, менеджер получает соответствующее оповещение.

У нас получилось устранить основные слабые места. Но поскольку автоматизация и цифровизация — наше всё, мы задумались над оптимизацией рутинных процессов. На тот момент по-прежнему много времени уходило на подготовку предложений. Каждое КП приходилось создавать с нуля. И вот что мы сделали:

• Разработали шаблоны коммерческих предложений с возможностью редактирования.
• Обеспечили использование разных форматов: текст, иллюстрации, видео, аудио, слайдеры.
• Дополнили КП веб-формами для быстрой обратной связи и функцией сохранения документа в PDF.
• Добавили функционал загрузки в систему уже готовых коммерческих предложений.
• Создали библиотеку для хранения КП, шаблонов, черновиков и понравившихся блоков.
• Наладили интеграцию с CRM для автоматического извлечения или подтягивания данных.

Вот так выглядит раздел редактирования КП по шаблону — интерфейс интуитивно понятен и не требует навыков вёрстки или большого опыта в создании посадочных страниц:

А в итоге получилась система SalesPilot — конструктор умных коммерческих предложений. Мы получили возможность полноценного управления продажами. Никаких больше скрытых процессов и интуитивного планирования действий.

В целом процесс работы в SalesPilot выглядит так:

• Сразу после регистрации пользователь получает доступ к личному кабинету, внутри которого и осуществляется весь процесс работы над коммерческим предложением.
• Для создания КП можно использовать готовый редактируемый шаблон. Есть возможность добавления или удаления различных блоков и элементов, в том числе вставка нестандартных элементов через код. Также можно загрузить уже готовое предложение в формате PDF.
• Готовое КП можно сразу из редактора отправить на email клиента либо скопировать ссылку и переслать её по любому каналу коммуникации.
• Когда клиент открывает предложение, менеджер получает соответствующее уведомление и может сразу связаться с клиентом.
• Чтобы адресат не забыл о КП, можно настроить до 3 напоминаний от менеджера. При этом текст напоминания можно редактировать и персонализировать.

Само коммерческое предложение представляет собой веб-страницу с формой заказа обратной связи, формой отправки вопросов, блоком с контактными данными менеджера. Есть возможность сохранения страницы в PDF.

Интеграция с CRM (AmoCRM, Bitrix). Можно подтягивать данные клиента из сделки в CRM и вся информация по работе с КП сохраняется в CRM. Это экономит время менеджера.

Использование вебвизора и тепловой карты. Можно посмотреть, как клиенты изучают предложения и на что обращают особое внимание. Благодаря этому можно оптимизировать предложение.

Подключение виджетов и аналитических систем. Подключив онлайн-чат или иной сервис, мы даём клиенту возможность пообщаться с менеджером в момент изучения КП.

Редактирование данных отправителя. Можно отправлять КП с домена SalesPilot или настроить отправку с домена компании. Менеджер может отправлять напоминания прямо из системы либо подключить почту, личную или корпоративную.

Вся информация по работе с коммерческими предложениями сохраняется в личном кабинете. Можно создавать отдельные проекты и кампании. С помощью аналитики удобно оценивать работу менеджеров, всех вместе или по отдельности.

После внедрения системы SalesPilot на своих проектах мы наконец-то получили возможность управлять всеми этапами воронки продаж. Нам больше не нужно гадать, что происходит с КП после его отправки. Мы видим, когда клиент открывает предложение, как он его изучает, сколько человек просматривает коммерческое предложение.

Менеджер связывается с клиентом непосредственно после открытия КП и знает, на что клиент обратил большее внимание. Это позволяет нам закрывать больше сделок. В среднем число успешных сделок увеличилось на 20%.

Кроме того:

• Деятельность отдела продаж полностью автоматизирована.
• Статистика отображает точное количество отправленных и обработанных КП.
• Есть возможность оценить реальную работу каждого менеджера.

Самое главное — длительность прохождения сделки сокращается почти вдвое.

Несмотря на все преимущества, которые обеспечило нам внедрение SalesPilot, мы продолжаем работать над усовершенствованием системы.

В ближайшем будущем мы планируем добавить такие функции:

• Возможность загрузки номенклатуры товаров, чтобы пользователи могли загружать множество своих товаров с изображениями, описанием и ценой.
• Выбор услуг и количества товаров клиентами прямо в КП.
• Возможность оплаты напрямую из коммерческого предложения.
• Формирование счета и договора на основе КП.
• Электронная подпись документов в коммерческом предложение.
• Перевод на иностранные языки для отправки КП иностранным клиентам.
• Индивидуальные элементы конструктора КП для уникализации коммерческих предложений.

Мы долгое время применяли SalesPilot в отделах продаж наших компаний. Потом систему начали активно внедрять клиенты нашего агентства «Комплето». И теперь, когда мы абсолютно уверены в эффективности конструктора, мы решили сделать общедоступный сервис. Тарифы системы ограничены лишь числом менеджеров. Можно создавать неограниченное количество КП и работать с любым числом клиентов.

Если после прочтения статьи у вас появилось вопросы по коммерческим предложениям, пишите Никите в телеграм @Suhovskiynik. Будем рады помочь.