Делать работу видимой

Делать работу видимой — это одно из основных правил которое мы используем в IT-Agency. Давайте расскажу подробнее, что это такое и почему так важно следовать этому принципу.

В своей жизни, я работал на разных сторонах маркетинга. Одна сторона, когда ты находишься в бизнесе и выступаешь как заказчик, вторая — в агентстве, на фрилансе или даже инхаус в бизнесе, но играешь роль исполнителя.

И вот когда ты заказываешь рекламное продвижение для бизнеса в котором работаешь, тебе важно видеть, что делает подрядчик. Основные из вопросов:

• Когда старт?
• Какие из гипотез/кампаний будут запущены в первую очередь? Вторую? И т.д.
• Как посмотреть ключевые слова?
• Как посмотреть объявления и креативы, чтобы согласовать их с руководством;
• Что будет сделано на этой неделе/следующей? Сделано на прошлой?
• Как посмотреть результаты до продаж?

И на самом деле ещё много вопросов, которые должен контролировать исполнитель.

И работа считается видимой, если к большинству информации у контролируещего лица есть доступ. Но текущие реалии таковы, что совершенная норма это получить от подрядчика первичный медиаплан, может семантику с объявлениями на проверку и по готовности кампании в аккаунтах. Всё.

Представьте, если заказчик не специалист, а менеджер, хуже того если топ менеджер, у которого других забот хватает. Как ему контролировать подрядчика — правильно, никак.

Видимая работа — когда любой из команды клиента может в любой момент получить информацию. Поэтому на основных этапах работы, должна осуществляться передача данных.

Центральным документом в таком случае может служить еженедельный план-факт. В нём прописываются все задачи, которые были в плане на прошлой неделе, их факт и задачи на следующую неделю.

Пример план-факта задач на проекте

Причём задачи делятся на несколько блоков, обычно это блок клиента, блок организационных задач, блок рекламы и отдельно блок аналитики. Блоки легко расширяются в зависимости от команд на проекте, например, блок под SEO или блок под редакцию.

Помимо план-факта, из основных, я бы ещё выделил несколько документов:

• Карту ссылок — так называемая Вики проекта, в которой хранятся все основные документы и ссылки на них;

Карта ссылок при ведении проекта или Вики-проекта

• Лог гипотез — особенно актуален когда на проекте идут массовые запуски и тестирование гипотез. Содержит описание каналов, семантики, интересов для тестирования;

Лог рекламных запусков или рекламных гипотез

• Справочник разметки — генератор названий и utm_разметки для стандартизации при запуске гипотез;

• Сквозная отчётность — обычно Excel или Power Bi, где аккумулируются данные из разных источников и выводятся в единые отчёты. Используется для отслеживания эффективности и результатов рекламы;

• Распределение бюджетов — документ с течением денежных средств на проектах. При больших запусках без него, как без рук.

К каждому из перечисленных пунктов клиент имеет полный доступ. Более того, при наличии на стороне клиента специалиста по рекламе мы постепенно погружаем того в наши процессы, обучая работе с инструментами на случай нашего ухода в дальнейшем.

Видимая работа не только та, которая хранится в план-фактах и подобных документах, а и само хранилище данных.

Речь о облачном хранилище, в котором и лежат все документики, описанные в прошлом пункте.

В любой момент клиент может зайти в данное хранилище, взять нужный документ и использовать его по своему назначению. Для общих папок никаких дополнительных разрешений для этого не требуется и онлайн 24/7.

Прочитав статью, подумайте, есть ли у вас ответы на вопросы из её начала. Они отлично отражают открытость и видимость процессов при работе с любым подрядчиком. Если на все из них вы найдёте ответы, при уходе подрядчика вам будет очень легко. Фактически ваша команда уже будет уметь поддерживать процесс.

Если ответов нет, то лучше уже сейчас их получить и запросить всю необходимую информацию и настроить рабочие процессы. Только так, вы сможете оценить эффективность подрядчика и контролировать его работу.

А ещё больше полезных материалов про маркетинг и рекламу читайте в моём блоге и Телеграм. Например, я собрал с десяток шаблонов , которые здорово повышают качество и скорость работы: шаблон медиаплана, шаблон сбора семантики, шаблон учёта рабочего времени → забирайте.