Маркетинг
Jam SMM

Организация работы SMM команды в Trello для «чайников»

Организовать работу всего агентства, чтобы каждый получал задачу с понятным ТЗ и реальным дедлайном – была та еще задача, но мы сделали чуть побольше колонок, стали пользоваться цветными маркировками и как-то дело пошло.

Немного терминов: доска – место, где хранятся все колонки, колонки – место, где хранятся карточки, карточки – место, где хранится задача. Получается, такая сказка, как про Кощея Бессмертного: в сундуке заяц, в зайце сидит утка, в утке яйцо, а в яйце и то, что надо.

Но начнем сначала. Как выглядит вся доска Trello?

Сначала вам может показаться, что так выглядит ад, потом вы присмотритесь и подумаете, что это и есть ад, но нет. Сейчас расскажем про каждую колонку и все станет на места.

Первая колонка «Materials and Links»

Для того, чтобы член команды, приступив к задаче, не искал ту нужную ссылку, которую отправляли три месяца назад, в большой переписке, есть эта колонка.

Здесь весь материал собран по рабочим проектам. Каждая карточка содержит список, кто работает над ним (проектом), кому можно писать по поступившей задаче. Например, копирайтер проекта А – Маша Т., значит, когда клиент попросит написать пост, менеджер поставит задачу Маше Т., а не другому копирайтеру. Также в карточке собраны все полезные ссылки: контент-планы, снимки с фотосессий, пароли, регламенты и другие материалы.

Вторая колонка «TO DO»

Для того чтобы делать задачи заранее, а не в панике сдавать клиенту все в последний срок, мы планируем нагрузку на неделю вперед. Чтобы ничего не потерялось, и не было записано в 100 разных мест, все предстоящие задачи находятся в этой колонке.

Третья колонка «Задачи на сегодня»

Все карточки, которые дождались своего времени, из колонки «ТО DO» переходят сюда. По названию колонки все становится понятно – здесь только те задачи, которые надо сделать сегодня. И тут, стоит познакомить вас с карточками (= задачами) поближе.

Каждая карточка имеет свое название – название задачи. Дальше проект для которого эта карточка, рабочее время в минутах (нужно для того, чтобы понимать сколько на эту задачу тратится времени, что здорово помогает в дальнейшем планировании и расстановке задач), приоритет (срочная задача, которая должна сделаться в ближайшее время или ее надо делать первоочередно; к дедлайну (неважно в какой очередности будут выполняться задачи, главное, чтобы, допустим, к 16 была готова), ответственный, он же участник карточки (тот, кто должен выполнить задачу) и, конечно, срок или дедлайн (тут без объяснений, всем все понятно).

Также в карточках присутствует описание задачи, где может быть написано тз и комментарии, где можно общаться с другими членами команды и задавать вопросы по задаче. В каждую карточку можно вложить изображение, небольшое видео (если у вас не про-версия, с ней можно и большие), ссылки. А также еще полезные штуки, которые могут понадобится, например, чек-лист или обложка карточки.

Наверное, у вас сейчас появляется законный вопрос: “Как среди такого огромного количества карточек найти нужные тебе?”. И ответ очень прост: в поисковике достаточно просто вбить @me, а если вы пользуетесь на компьютере, то нажать клавишу Q, тогда во всех колонках будут только ваши задачи.

Когда с карточками знакомство окончено, продолжаем узнавать колонки.

Четвертая колонка «Review from projects»

Когда участник карточки выполнил свою задачу, он переносит ее в эту колонку, для того, чтобы менеджер проверил выполнение и отправил либо на согласование клиенту, либо вернул на исправление или же передал следующему ответственному лицу.

Так например, текст сначала пишет копирайтер и ставит тз на визуал, потом менеджер проекта проверяет проделанную копирайтером работу и только после этого карточка отправляется к дизайнеру. Эта схема позволяет отследить ошибки на начальных этапах работы, а не исправлять потом в спешке весь готовый контент.

Пятая колонка «Agreement with clients»

Сюда попадают карточки с полной готовность на отправку клиенту или уже отправленный материал.

Но, тут карточки, которые только на согласовании, то есть они всегда могут вернуться в «Задачи на сегодня», чтобы в них внесли правки либо же перенестить в шестую колонку.

Шестая колонка «Approved»

В этой колонке тот контент, который полностью готов и согласован с клиентом. Задачи здесь ждут, когда их опубликуют и будут лайкать, комментировать или просто восхищаться ими.

Седьмая колонка «Done»

В этой колонке выполненные задачи: опубликованные посты и stories, написанные контент-планы, подготовленные визуалы и тексты, в общем, все-все, что сделано командой за месяц.

Есть восьмая колонка, которой мы пользуемся в редких случаях, она называется «Пока на отмене». Это сделанные задачи, которые пока не могут реализоваться в ближайшее время.

На этом, пожалуй, все. Мы показали вам верхушку работы агентства, ведь есть еще регламенты, командный google-календарь, чаты в Telegram и другое. Тем не менее Trello — это тот инструмент, который помогает нам держать под контролем 13 постоянных проектов и команду из 16 человек. Думаем, что уже немного из него выросли, но он однозначно полезен для работы небольших команд и достаточно прост, чтобы освоить в супер короткие сроки.

Если у вас остались вопросы или желание узнать подробнее о нашей работе — маякните в комментариях)

Над материалом работали: Александра Стройновская, Мария Беганская.

0
11 комментариев
Написать комментарий...
Сиреневый кит

Кажется, Трело должен доплатить за такой гайд🙏🏻. Искал что-то похожее для себя, но не знал, что здесь есть все эти настройки

Ответить
Развернуть ветку
Виталий Дуюнов

Добрый день!
Спасибо за статью. Очень полезно. Как раз стоит подобная задача по управлению проектами, но в трафиковом агентстве.

а кроме трелло был еще какой то опыт с другими системами? Почему именно трелло выбрали?

Подскажите, время на задача через что трекаете? Через дополнительные плагины?

Ответить
Развернуть ветку
Jam SMM
Автор

Добрый вечер! Спасибо за вопросы и такой приятный комментарий)

До трелло работали без особой системы и ставили задачи в телеграм, но как только количество человек в компании стало больше 4-х, такая система оказалась абсолютно не рабочей.

Выбрали трелло, потому что там очень простой функционал и подключить/обучить нового человека можно буквально за 20 минут. Для агентства это выигрышно т.к. не все члены команды работают полный рабочий день, у нас есть определенное количество сменяющих друг-друга "фрилансеров", обучение которых чему-то более обширному было бы не релевантным.

Ответить
Развернуть ветку
Виталий Дуюнов

а время как то трекаете на задачи/проекты?

мы https://clockify.me/ нашли. есть плагин для трелло. но вдруг есть альтернативы)

И какими то штуками Батлера (автоматизации Трелло) пользуетесь?

Ответить
Развернуть ветку
Jam SMM
Автор

Да, точно, про время. Пропустили вопрос(

У нас примерно 10% задач должны быть сданы ровно к какому-то времени, поэтому в этом нет необходимости. Обычно ставим дедлайном конец рабочего дня и сотрудник сам распределяет задачи по степени важности.

Из плагинов пользуемся только Hello Epics https://helloepics.com/?utm_source=trello&utm_medium=power-up-desc&utm_campaign=em1. Используем его для создания дочерних задач. Для примера: Есть объемная задача "Создать пост по такой-то теме" и для нее создаем задачи-детей "написать текст", "сделать визуал", "создать сторис" и т.д. Получается, что по мере выполнения задачи, в карточке-родителе виден прогресс + так удобнее контролировать сроки и планировать наперед.

Ответить
Развернуть ветку
Александра Соловей

Классная статья! Trello ❤️

Ответить
Развернуть ветку
Саша Хворостина

Благодарю за такую полезную статью! Давно искала информацию про организацию работы <3

Ответить
Развернуть ветку
Прохожий завод

Картина - "Зумеры изобретают управление проектами" :)

Ответить
Развернуть ветку
Jam SMM
Автор

Достаточно очевидно, что мы пользуемся уже давно до нас придуманным методом канбан, но писали статью для людей, которых пугает знакомство со всей теоретической базой)

Ответить
Развернуть ветку
Прохожий завод

Принято)

Ответить
Развернуть ветку
Jam SMM
Автор

.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 11 комментариев
null