20 способов автоматизировать малый бизнес

1. Настройте автоматические кампании по электронной почте.

Когда вы думаете об автоматизации, в первую очередь на ум может прийти автоматизация почтового маркетинга . Это не только один из самых популярных видов автоматизации, но и один из самых доступных.

Типы автоматизации электронной почты:

Запуск электронных писем на основе действий, таких как подтверждение регистрации на вебинар или уведомления о брошенной корзине.

Рабочие процессы капельной рассылки по электронной почте, которые отправляют контент через заданные промежутки времени

Предоставление контента или запрошенной информации после заполнения формы

A/B-тестирование контента и автоматическая отправка наиболее эффективной версии контента

Персонализация каждого письма, которое вы отправляете

Сегментирование групп на основе данных и автоматическая отправка правильного письма каждой группе

Хороший способ начать автоматизацию почтового маркетинга — взглянуть на возможности автоматизации, которые уже есть в вашей платформе почтового маркетинга, и подумать о том, как вы можете использовать их для реализации своей стратегии.

Все популярные инструменты email-маркетинга имеют встроенные функции автоматизации. Однако, если вы еще не выбрали инструмент для работы с электронной почтой, выберите вариант с достаточным количеством функций автоматизации для удовлетворения потребностей вашего бизнеса.

2. Разработайте стандартные операционные процедуры (СОП).

Сколько процессов в вашем бизнесе задокументировано? Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководите небольшой командой, наличие стандартных операционных процедур (СОП) имеет решающее значение для здорового бизнеса.

СОП — это подробные инструкции, в которых описывается, как выполнять процессы в рамках вашего бизнеса. По мере роста вашей компании наличие СОП значительно упрощает адаптацию новых членов команды и делегирование задач другим. Чем быстрее члены команды смогут приступить к работе, тем большее влияние они могут оказать на ваш бизнес.

3. Загрузить контактные данные в CRM для централизованной базы данных.

Данные ваших клиентов скрыты в различных беспорядочных электронных таблицах? Вашей команде сложно определить статус контакта или время последнего взаимодействия с ним? Если это так, ваш бизнес может выиграть от автоматизации клиентской базы данных .

Чтобы автоматизировать информацию о клиентах, вы можете использовать CRM в качестве централизованной базы данных и синхронизировать контактные данные между приложениями, чтобы автоматически вносить обновления, как только что-либо меняется в учетной записи клиента. Это сокращает ручную работу вашей команды и улучшает отношения с вашими контактами и клиентами.

4. Внедрите систему оценки потенциальных клиентов.

Есть ли в вашей команде процесс определения наиболее жизнеспособных лидов? Если нет, вы можете рассмотреть возможность внедрения системы оценки лидов .

При оценке лидов ключевые атрибуты лидов будут генерировать числовые значения, что упростит вам и вашей команде расстановку приоритетов в работе с лидами, которые с наибольшей вероятностью совершат покупку у вашего бизнеса. Это экономит драгоценное время для вас и вашей команды и позволяет вам взаимодействовать с лидами, которые с большей вероятностью станут платными клиентами.

5. Используйте инструмент планирования в социальных сетях.

Любой менеджер социальных сетей или создатель контента может рассказать вам, насколько трудоемкими могут быть социальные сети, особенно при публикации на лету. Вот почему использование инструмента планирования в социальных сетях меняет правила игры для занятых маркетинговых команд.

С помощью подходящего инструмента планирования в социальных сетях ваша команда может заранее создавать содержательный контент и планировать его автоматическую публикацию на ваших ключевых платформах.

6. Немедленно отвечайте на запросы клиентов.

То, насколько хорошо ваша компания отвечает на запросы клиентов в службу поддержки, может иметь большое значение для того, чтобы клиенты оставались довольными и возвращались снова и снова. Время отклика и скорость разрешения проблем с первым ответом являются ключевыми показателями, влияющими на удовлетворенность клиентов , и командам по обслуживанию клиентов может быть сложно удовлетворить требования, выполняя все обслуживание клиентов вручную.

Автоматизация не сводится к удалению человеческого фактора из индивидуальных взаимодействий. На самом деле, речь идет о том, чтобы уделить им больше времени и обеспечить лучший опыт для ваших клиентов.

Вы можете автоматизировать уведомления, чтобы вы знали, когда пришло время связаться с клиентом, что означает, что вы можете участвовать в целевом охвате для достижения лучших результатов. Опросы удовлетворенности клиентов также могут быть автоматизированы, чтобы предупреждать вас, когда клиенту требуется быстрое внимание, чтобы снизить риск оттока.

Ваша команда также может использовать чат-ботов или базы знаний со встроенным ИИ, которые могут быстро отвечать на простые вопросы или направлять клиента к лучшему представителю службы поддержки для его запроса, если это не помогает.

Автоматизация позволяет вашему персоналу по работе с клиентами более эффективно управлять большим объемом клиентов, не перегорая и не снижая качество индивидуального взаимодействия.

7. Автоматизируйте маркетинговые SMS-сообщения.

Увеличение экранного времени из-за пандемии COVID-19 привело к возрождению SMS-маркетинга .

Ваша маркетинговая команда может рассмотреть возможность добавления автоматизированного SMS-маркетинга в стратегию вашей компании, чтобы восстановить связь с лидами и конвертировать потенциальных клиентов. Потенциальная автоматизация SMS-маркетинга включает в себя:

Напоминания о встречах и мероприятиях

Оповещения о пополнении запасов для продуктов, в которых контакт выразил интерес

Сообщения об отказе от пустой корзины

Рекламные сообщения о специальных предложениях и скидках

8. Пересмотрите и автоматизируйте процесс продаж.

Автоматизация продаж — это более эффективное управление процессом продаж , снижение трения и повышение коэффициента конверсии.

Преимущества автоматизации продаж:

Будьте в курсе загруженного конвейера

Лучшее управление календарем

Определите и сосредоточьтесь на наиболее готовых к продажам лидах

Собирайте данные и действуйте на их основе

Синхронизируйте последние данные во всех приложениях

Создайте прочный мост с маркетингом

Передавайте новых клиентов на онбординг

Не тратьте время на неподходящие лиды

Чтобы приступить к автоматизации продаж, сначала просмотрите все встроенные функции автоматизации, которые предлагает ваша CRM. Затем вы можете рассмотреть возможность внедрения и интеграции других приложений для автоматизации более мощных рабочих процессов .

9. Автоматизируйте повторяющиеся задачи.

Есть ли в вашей команде задачи, которые повторяются, должны выполняться часто или для их выполнения требуется аналогичный набор навыков? Если да, то эти задачи — идеальные кандидаты для автоматизации.

Рассмотрите возможность использования инструмента автоматизации задач, такого как Zapier или Make , чтобы снять часть работы с повторяющихся задач. Допустим, ваша команда вручную отправляет рекламный твит каждый раз, когда ваша компания публикует сообщение в блоге.

Вы можете настроить автоматизацию в выбранном вами инструменте, который будет публиковать твит со ссылкой на ваш новый пост в блоге каждый раз, когда блог вашей компании публикует новый пост.

Аналогичные процессы могут быть реализованы для синхронизации данных между приложениями в вашем техническом стеке, чтобы уменьшить дублирующую работу.

10. Передайте ключевые задачи экспертам.

Когда вы только начинаете свой бизнес, вы обычно несете ответственность за все задачи и обязанности, необходимые для ведения этого бизнеса. Хотя это может быть хорошо для прибыли, это плохо для масштабирования и автоматизации.

Как только вы сможете себе это позволить, аутсорсинг задач новым членам команды, помощникам и специалистам действительно может помочь вашему бизнесу выйти на новый уровень.

Допустим, вы владелец малого бизнеса, который занимался всем своим маркетингом по электронной почте, одновременно совмещая различные другие обязанности. Если вы не являетесь опытным маркетологом по электронной почте, возможно, вы не уделяете этой области должного внимания, и качество может пострадать.

При найме эксперта по маркетингу по электронной почте по контракту он может настроить необходимые рабочие процессы и воронки, которые помогут вашему маркетингу по электронной почте работать на автопилоте, что может привести к увеличению продаж.

Просмотрите задачи, которые вы в настоящее время выполняете для своего бизнеса, и найдите области, которые вы можете передать кому-то другому, чтобы сэкономить время и добиться лучших результатов.

11. Внедрите систему управления задачами.

Ваши списки дел на случайных стикерах или на разных страницах блокнота?

Вы даете своей команде задачи мимоходом и не выполняете их до тех пор, пока не придет срок?

Вам и вашей команде трудно отслеживать, кто чем занимается?

Если да, то пришло время внедрить систему управления задачами с автоматизацией. Использование программного обеспечения для управления задачами, такого как Asana, ClickUp или Trello, может помочь вам и вашей команде оставаться организованными и ответственными. Имея инструмент управления задачами, ваша команда точно знает, где искать следующую задачу и когда она должна быть выполнена. Вы также можете видеть их прогресс, чтобы поддержать их, если они сбиваются с пути.

Автоматизация может помочь вывести вашу систему управления задачами на новый уровень. Вы можете использовать Zapier, чтобы превратить позиции из электронной таблицы в задачу в выбранном вами инструменте или автоматически создавать задачи из сообщений Slack.

Я использую Asana для управления задачами, и мне нравится использовать интеграцию с Gmail, чтобы превращать электронные письма в задачи одним нажатием кнопки.

Благодаря надежному управлению задачами и автоматизации вы и ваша команда сэкономите время на поиске задач и получите больше времени для их фактического выполнения.

12. Используйте прямую доставку, чтобы автоматизировать выполнение заказов для предприятий электронной коммерции.

Ведение бизнеса электронной коммерции может потребовать много работы. Между отслеживанием запасов и управлением выполнением многое должно произойти за кулисами, чтобы доставить продукты вашим клиентам.

Если вы не хотите управлять запасами, рассмотрите возможность прямой доставки. Благодаря дропшиппингу вы можете работать напрямую с поставщиком, который выполнит и отправит ваши заказы, чтобы вы могли сосредоточиться на других областях своего бизнеса, не беспокоясь о рисках и логистике, связанных с наличием всех ваших запасов.

13. Централизуйте свои усилия по внутренней коммуникации.

Автоматизация ваших коммуникационных процессов заключается в оптимизации и уточнении взаимодействия между людьми. Как владелец бизнеса, эти средства автоматизации могут высвободить ваше время, чтобы заботиться о своей команде и поддерживать ее рост.

Виды автоматизации связи:

Автоматизируйте напоминания команде о подготовке к встречам

Автоматически выполнять задачи через установленные интервалы

Обмен адаптационными материалами с новыми сотрудниками

Сбор ежедневных отзывов о победах и блокировках

Самооценка и отслеживание эффективности

Панели отчетности

Синхронизация данных со слайдами встречи

Gmail, Slack и Asana — это инструменты, которые вы, возможно, уже используете, и которые также предлагают отличные функции автоматизации, облегчающие общение с вашей командой.

14. Оптимизируйте свою систему учета и расходов.

Управление финансами малого бизнеса — это отдельная работа. Если вы все еще управляете этим самостоятельно, рассмотрите возможность использования системы учета и расходов с возможностями автоматизации.

Такой инструмент, как QuickBooks Online, может быть полезен для отслеживания финансовых показателей вашего бизнеса. Вы даже можете подключить этот инструмент непосредственно к своей CRM, чтобы ваши записи могли точно отражать, какие контакты купили у вас.

Наличие системы учета и расходов также может помочь в управлении квитанциями, автоматически классифицируя квитанции, которые приходят в ваш почтовый ящик, по соответствующим расходам в ваших финансовых отчетах.

15. Используйте рабочие процессы триггера/действия для публикации данных между приложениями.

Общаются ли платформы внутри вашего технологического стека друг с другом? Использование автоматизации для обмена данными между приложениями может сэкономить часы ручного ввода.

Допустим, у вас есть потенциальный клиент, который заполняет опрос Typeform, чтобы узнать больше о том, что он ищет в продукте. Вместо того, чтобы вручную создавать новую запись контакта в CRM, вы можете настроить рабочий процесс, который создает новый контакт в CRM каждый раз, когда вы получаете ответ на этот конкретный опрос Typeform.

Вы можете использовать рабочий процесс триггера/действия для подключения различных инструментов и сокращения административной работы.

16. Автоматизируйте процессы адаптации.

Онбординговые задачи идеально подходят для автоматизации, потому что они повторяются. В конце концов, многие новые сотрудники в организации проходят такое же обучение и нуждаются в одинаковых напоминаниях.

Примеры того, как вы можете автоматизировать процесс адаптации, включают:

Автоматическое создание и отправка юридических форм и форм соответствия новым сотрудникам для электронной подписи.

Автоматически созданные учетные записи и доступ к ключевым инструментам и системам.

Синхронизируйте данные сотрудников между необходимыми системами, чтобы сократить количество ручного ввода.

Автоматизируя как можно большую часть внутреннего процесса адаптации, вы создаете менее загруженную работу для своей HR-команды и создаете более гладкую работу для новых сотрудников.

17. Задействуйте инструмент, чтобы упростить планирование встреч.

Есть несколько вещей, более разочаровывающих, чем переписка по электронной почте, чтобы определить время встречи. Оптимизируйте этот процесс с помощью инструмента планирования собраний, такого как планировщик собраний HubSpot или Calendly , который автоматически синхронизируется с вашим календарем и позволяет контактам планировать время встречи с вами, когда вы доступны.

Эти инструменты также могут напрямую интегрироваться с вашей CRM , поэтому ваш список контактов всегда будет обновляться с учетом ваших последних взаимодействий.

18. Отправьте электронное письмо контактам, которые бросили свои корзины.

Большинство людей, пользующихся Интернетом, отказались от корзины онлайн-покупок или двух. Отвлекаются ли они при размещении заказа, задумываются ли они после того, как увидят цены на доставку, или хотят потратить немного больше времени на размышления о своей покупке, прежде чем нажать «купить», есть разные причины, по которым клиенты могут отказаться от онлайн-корзины.

Чтобы помочь вашему бизнесу преобразовать этих покупателей, вы можете использовать автоматизацию электронной почты, чтобы отправить сообщение контактам, у которых все еще есть товары, оставшиеся в их корзинах по прошествии определенного периода времени. Поскольку , просматривающих электронные письма о брошенной корзине, возвращаются за покупками, стоит попробовать автоматизацию.

19. Используйте диспетчер паролей, чтобы делиться и защищать учетные данные для входа в вашу команду.

Скорее всего, ваша команда использует самые разные инструменты для ведения бизнеса. Чтобы сохранить информацию вашей компании в большей безопасности и сделать ваш технический стек доступным для членов команды, которые в нем нуждаются, рассмотрите возможность внедрения диспетчера паролей для хранения и простого обмена данными для входа.

Такие инструменты, как LastPass, позволяют пользователям создавать и хранить безопасные пароли и могут использоваться отдельными лицами, небольшими группами и предприятиями.

20. Используйте искусственный интеллект и инструменты машинного обучения.

Ожидается, что в ближайшие годы искусственный интеллект (ИИ) принесет бизнесу 2,6 триллиона долларов . Как владелец бизнеса, вы можете использовать ИИ для оптимизации и автоматизации своих операций множеством способов.

Например, инструменты искусственного интеллекта могут помочь оптимизировать управление данными и отчетность , экономя драгоценное время вашей команды и помогая вам получить доступ к ценным данным.

Если у вас есть маркетинговая команда, которая создает большой объем контента, инструменты искусственного интеллекта, такие как Jasper , могут значительно сократить время, которое маркетологи тратят на создание контента, благодаря возможностям его структурирования, исследования и редактирования.