Недовольные клиенты: как сделать так, чтобы их не было

Каждый бизнес хочет, чтобы каждый, кто обратился в его компанию, остался довольным, а потом пользовался бы её товарами и услугами постоянно. Поэтому каждый недовольный клиент — это потеря репутации сейчас и денег в будущем. Мы расскажем, почему это происходит и как можно это исправить.

Главная причина недовольства клиентов — несовпадение ожидания с реальностью. Если на сайте вы рассказываете про обслуживание за 10 минут, а по факту клиент ждёт полчаса — это тоже разочарование. Когда клиент просит прислать коммерческое предложение, а вы вспоминаете про него через неделю — скорее всего, это уже не ваш клиент. Вы не оправдали его ожидания, и он обратился к тем, кто не забыл про него. В итоге, у вас одним недовольным клиентом больше.

Самый простой способ не допустить этой ошибки — вовремя реагировать на обращения клиентов. Когда человек звонит или пишет в вашу компанию, ему неважно, как и кому по регламенту уйдёт его проблема, главное, чтобы она решилась как можно быстрее.

Чем больше компания — тем труднее передать и зафиксировать нужную информацию. Представьте, что задачу нужно отправить в соседний отдел или коллеге за соседним столом. Обычно это происходит так — сотрудники выходят на кофе-брейк, и один другому говорит «Андрей, тут клиент звонил, просил коммерческое сегодня скинуть, сделаешь? — Ага, хорошо». Через три минуты они обсуждают последнюю серию Игры престолов, и про клиента никто уже и не помнит. Завтра у такой компании появится новый недовольный клиент.

В жизни

Ирина — молодой руководитель отдела продаж компании «Экосплит» из Екатеринбурга. Они устанавливают и ремонтируют кондиционеры по городу и области. «Экосплит» — не самые большие игроки на рынке, поэтому и важно сохранить каждого клиента, который к ним обратился.

По работе Ирине нужно работать с другими отделами: закупок, доставки, бухгалтерией и сервисом. Она заметила, что чем больше становится поток клиентов, тем чаще они остаются недовольными. Чтобы выяснить, почему так происходит, Ирина стала записывать каждый случай недовольства, а потом разбираться, что пошло не так.

Один раз её подчинённые передали на ремонт два кондиционера в отдел сервиса. Они на словах договорились, что за неделю сервис за неделю протестирует и исправит всё оборудование. Через неделю оказалось, что «такого пообещать никто не мог», и стандартный срок ремонта — две недели. Из-за этого отдел продаж поругался с сервисом, а клиент не получил вовремя рабочие кондиционеры и оставил негативные отзывы в интернете о работе компании.

Из-за несогласованности в словах появляется несогласованность в делах, летят сроки поставок и установки систем. Отделы злятся друг на друга, клиенты страдают и уходят к конкурентам.

Когда дело доходит до разбора таких ситуаций, говорит Ирина, крайних найти практически невозможно. Одни говорят, что всё передавали, другие уверяют, что ничего не было и быть не могло. В компании появляется недоверие друг к другу, все думают о том, как бы не стать виноватым.

Как быть в этом случае

Чтобы всё работало правильно, нужно делать 2 вещи:

• Каждое поручение давать в письменном виде.
• Все поручения делать в едином для всех месте.

Всё письменно. Если обращение клиента и его проблему не записать, то она забудется к концу рабочего дня. Поэтому первое, что нужно начать делать в таких ситуациях — фиксировать каждый контакт с клиентом, который требует действия.

Клиент попросил прислать КП? Записали. Позвонили из другого отдела и попросили прислать новую смету? Записали. Зашёл начальник и сказал особое внимание уделить новым контрагентам? Сначала записали, а потом только пошли уделять внимание.

Всё в одном месте. Просто записывать — здорово, но не достаточно. Нужно, чтобы все сотрудники вели свои записи в общем для всех месте. Это позволит руководителям видеть картину по работе с клиентами в целом, а сотрудникам — ставить задачи друг другу. И когда нужно будет что-то поручить другому, достаточно указать его как ответственного за поручение. А система сама уже с ним дальше разберётся.

Неправильно

Устно передать просьбу клиента в разговоре на перерыве.

Записать на листочке и приклеить к монитору.

Отправить сообщение в мессенджере.

Правильно

Записать всю информацию в CRM и назначить ответственным нужного сотрудника.

Передаём обращение клиента в работу

Неправильно

Каждые полчаса спрашивать «Ну как, сделал?».

Спрашивать то же самое в мессенджере или почте.

В конце дня ехидно интересоваться «А ты сделал, что я тебя просил?»

Правильно

Зайти в CRM и посмотреть, что было сделано по задаче и в какой срок. Если не делалось ничего, значит, нужно вмешаться и обратить на задачу внимание.

Неправильно

Ждать, пока следующий исполнитель сам не подойдёт и не спросит, что с задачей.

Просто написать комментарий «Готово».

Ждать удобного момента, чтобы не нагружать коллегу работой, а то он, бедный, и так не справляется, а тут ещё и от меня задача прилетит, так с ним и поругаться недолго…

Правильно

Настроить автоматическую передачу задачи следующему сотруднику.

Неправильно

Вызывать постоянно сотрудника к себе и спрашивать «Сделал?».

Забыть про задачу на неделю, потом спохватиться и устроить аврал.

Правильно

Настроить механизм выдачи и контроля исполнения поручений в CRM. Если что-то пойдёт не так — система сама предупредит об этом.

Чтобы система начала работать уже сегодня, нужно сделать следующее:

• Выбрать место и способ фиксации всех контактов с клиентом и поручений сотрудникам.
• Все контакты и поручения — записывать.
• Договориться о том, что всё, что прошло мимо записей в системе — не считается, и в спорных моментах проиграет тот, кто не оформил задачу правильно.
• Настроить правила обработки клиентских обращений и внутренних поручений.