Автоматизация от калькулятора до BI

Для агентства важной задачей является соблюдение KPI. Но чем больше становится клиентов, тем сложнее уследить, насколько качественно ведётся каждый из них.

Наш кейс - это история, как модифицировалась агентская отчётность от калькулятора (буквально) до автоматизированной отчётности, собранной в K50:BI.

Наши основные клиенты - автодилеры. Это сегмент, в котором очень много стандартов, один из них – транслирование рекламной кампании на протяжении установленного рекламного периода, а для этого необходимо равномерное распределение бюджета в рамках рекламного периода. Чтобы расход был примерно одинаковым, специалисты проверяют рекламные кампании каждый день и, при необходимости, корректируют ставки.

Конечно же, когда у одного специалиста целый пул проектов, это занимает очень много времени, которое можно задействовать на повышение эффективности этих же РК.

В связи с этим данную задачу было решено автоматизировать.

На самом старте работы, когда было ещё немного проектов, первым инструментом был калькулятор:) Загружая каждый аккаунт, специалист считал плановый ежедневный расход вручную.

С ростом количества проектов такой мониторинг занимал всё больше и больше времени. Тогда мы стали автоматизироваться подручными средствами, а именно с помощью MS Excel. Создавали файл со списком проектов, для каждого из них задавали формулы расчёта расхода за текущий день на основе введённых данных, а именно: количество дней до конца РК, остаток бюджета, расход бюджета за текущий день (день проверки).

Выглядело это примерно так:

Отчёт, разработанный партнёрами, выглядит следующим образом:

• Если РК запущена на постоянной основе, то для контроля просматриваются данные за последние 1-2 дня. Если плановый расход отклоняется от фактического менее, чем на 50 рублей, то ставки не корректируются.

Также на этом шаге во внимание берутся кол-во трафика и CPC.

Если всё в норме - просматривается следующий клиент.

Если, например, расход примерно равен плановому, а CPC резко вырос на фоне снижения трафика - это является сигналом для более глубокой проверки РК.

• Если специалист видит скачки расхода изо дня в день, то увеличивает интервал до недели, чтобы понять, стоит ли корректировать ставки или вносить изменения в РК.
• Бывают ситуации, когда средний дневной расход в течение недели примерно равен плановому расходу в текущий день, в таком случае никаких изменений вносить не стоит.

Источники данных:

• Статистика Яндекс.Директ из 91-го аккаунта
• Остатки бюджетов по аккаунтам
• CSV-файл с датами окончания РК и именами специалистов

Между собой все источники связаны и содержат информацию по расходам и аккаунтам, о менеджерах и дате окончания РК.

Расчёт планового расхода осуществляется следующим образом:

• Сначала мы считаем, сколько осталось дней до окончания РК.
• В случае, если значение больше нуля, то мы производим расчёт на основе следующих данных:

Почему именно так?

Так как при расчёте мы учитываем текущий день (день проверки РК), то необходимо брать в расчёт как остаток средств на аккаунте, так и расход за этот день.

• На текущий момент в K50:BI нельзя получить дату окончания РК, именно поэтому пришлось завести гугл-таблицу и подгрузить её в качестве источника данных. Однако такой подход добавляет человеческий фактор, из-за чего данные в таблице могут терять свою актуальность.
• Из-за большого количества аккаунтов визуализация данных занимает продолжительное время. Чтобы решить данную проблему мы создали отдельные листы для каждого специалиста. Количество одновременно загружаемых данных уменьшилось, что позволило сократить и время загрузки виджетов.
• Когда мы только начинали создавать визуальную часть отчётности, то было невозможно задать двойную сортировку. Для нас было важно, чтобы названия клиентов были сгруппированы и отсортированы по порядку, а дата при этом сортировалась по возрастанию. Из-за этого приходилось загружать каждого клиента в отдельности, а это снова упиралось во время. Однако через некоторое время К50 реализовали возможность двойной сортировки, что упростило нам жизнь:)

Все данные о клиентах собраны в одном месте, что позволяет строить отчёты в нужных срезах.

Менеджеры в любое время суток могут быстро проконтролировать расход по клиентам, а освободившееся время использовать для оптимизации рекламных кампаний.

После полноценного внедрения BI-мониторинга в работу, каждый из специалистов стал экономить около 7-8 часов в месяц, а это целый рабочий день! А таких специалистов 7. Таким образом, ежемесячная экономия для агентства составляет не менее 49 человеко-часов.

Дарья Тарасенко - Специалист по автоматизации и развитию Hiclick

Вячеслав Макаров - Эксперт К50

Павел Мрыкин - Евангелист К50