Маркетинг
Katya Moskalyova
6607

Как привозить иностранных спикеров на конференции в Россию

В статье поделюсь советами по хантингу иностранных экспертов: где и как искать, как убеждать, на что обращать внимание. Материал будет полезен тем, кто тоже хочет видеть у себя на конференции ребят из таких компаний, как Netflix, Uber, Shazam, Facebook.

В закладки
Аудио

Лайнап решает. Аудитория идёт за контентом и нетворкингом. И если с нетворкингом всё вполне понятно, то вот контент — одна из самых сложных задач продюсера ивента.

Я провожу мероприятия девять лет. Последние три года работаю в e-Legion и организовываю конференции для мобильного сообщества — MBLT и MBLT DEV. Когда-то мы решили, что статус наших конференций будет международным. Это значит, что нужно привозить крутых экспертов со всего мира. В этом году мы везём спикеров из Google, Coca-Cola, Huawei и других компаний на MBLT19.

Выступление Ромейна Рида на MBLT17 e-legion

Где искать спикеров

Для начала определитесь с темами. Изучите конкурирующие мероприятия, соберите отзывы от тех, кто их посещал, — какие спикеры и темы понравились. Составьте список.

  • Посмотрите на международный рынок: начните с масштабных ивентов по вашей тематике — изучив их, сможете определиться с основными трендами. Посмотрите видеозаписи докладов и презентации, если они есть в открытом доступе. Составьте список киноутов, которые релевантны вам.

  • Наверняка будут встречаться спикеры, которые выступают на многих конференциях. Если у вас нет бюджетов на оплату дорогостоящих гонораров за выступления, то вероятно, это не ваш вариант. Обращайте внимание на тех экспертов, которые выступают раз в полгода, таких киноутов проще привезти и без оплаты гонорара: скорее всего, у потенциального спикера не такой загруженный календарь выступлений, больше шансов, что у него есть энергия, чтобы добраться до России.
  • Изучите узкие отраслевые мероприятия: как правило, там выступают хорошо подготовленные докладчики. Менее известные, но более уникальные — их доклады и подход к выступлениям могут стать очень ценными в вашем лайнапе.
  • Изучите локальные ивенты. Там вы можете отыскать совсем неизвестных спикеров, но прокаченных профессионалов. Они ещё не дошли до регионального или международного уровня, но такие амбиции у них явно есть. Поэтому участие в вашем ивенте может стать отличной возможностью для них.
  • Ведите базу ивентов, в будущем будет проще и быстрее мониторить. Составьте график международных конференций — вы сможете сориентироваться, в какие даты будет сложнее привезти крутанов.
  • Подпишитесь на тематические Telegram-каналы и рассылки, российские и международные. Вы сможете определиться, кто сейчас лидеры мнений. Узнать, кто чаще всего пишет или выступает на актуальную для вас тему. Важно — вы постоянно будете в курсе новостей отрасли, и разные инфоповоды смогут стать хорошей отправной точкой для начала общения с интересным экспертом.

Как вести базу спикеров

Сейчас есть много полезных инструментов — от CRM и Notion до миллионов вариаций планировщиков. Я пользуюсь простой Google-таблицей, потому что это самый наглядный инструмент, если работаешь один или в небольшой команде. Даже в команде, где поиском спикеров занимались восемь человек, таблица оказалась самым удобным вариантом.

Неважно, где вы будете собирать информацию. Важно помнить, что стоит зафиксировать помимо имён и почты:

  • Текущая компания и предыдущие компании, где работал спикер.

  • Позиция.

  • Ключевые экспертизы.
  • Линки на соцсети: Facebook, Twitter, Linkedin.
  • Аккаунты в тематических сообществах: GitHub, Moz, Hubspot и так далее.

  • Линки на публикации.

  • Линки на предыдущие выступления.

  • Блок с историей вашей коммуникации — фиксируем даты и главные поинты.
  • Город проживания и часовой пояс.

Как общаться со спикерами

К каждому нужен индивидуальный подход, но есть несколько общих советов, которые сделают вашу жизнь проще.

С кем общаемся

Изучите профили вашего спикера. Посмотрите его выступления, прочитайте тексты. Так вы сможете составить портрет человека. Это нужно не только для того, чтобы понять, подходит вам эксперт или нет в контексте тематики и уровня экспертизы. Вы сможете увидеть, чем живёт спикер, что его волнует, интересует и радует. Это поможет писать живые письма, а не бездушные инвайты. Пригодится всё — информация о любимой собаке, путешествиях, сериалах, технологиях, недавно прочитанной книжке и так далее.

Вся эта информация должна быть под рукой, когда вы начнёте общение.

Где начать общение

Не всегда получается сразу достать электронный адрес спикера. Проще всего спросить напрямую у самого человека. Сделать это можно в Linkedin или в Twitter, в Facebook чаще всего не отвечают. Напишите короткое сообщение и установите первый контакт. Важно заполнить и свой профиль в соцсети, чтобы сразу было понятно, чем вы занимаетесь.

Пример интро в Linkedin
Пример интро в Twitter

Тема письма и стиль общения

Скорее всего, вы будете не первым и даже не пятым за неделю, кто позвал крутана выступить у себя на ивенте. Возможно, такие инвайты пачками падают в его ящик. Важно выделиться, и начать стоит с темы письма. “Please join us as a speaker :)” работает гораздо лучше, чем “Invitation to give a talk at our amazing conference”. Можно креативить, главное — не сильно выпендриваться, но и не быть скучным.

Само письмо должно быть адресным. Эксперт не должен видеть, что вы просто скопировали кусок текста из заранее приготовленного шаблона.

Добавляйте детали. Я всегда в начале рассказываю о нашем мероприятии и его целях, а затем приглашаю у нас выступить, аргументируя это разными пойнтами:

  • Экспертиза.
  • Недавний доклад, с которым спикер выступал — кажется, это то, что нам нужно!
  • Статья: видно, что знания глубинные, и наш русский рынок будет рад, если ими с ними поделятся.
  • Ваш продукт обожают в нашей стране: мы все смотрим Netflix, было бы классно узнать о ваших процессах.

Если у вашего мероприятия уже есть история — делитесь ей. Кидайте линки на фотоотчёты, скидывайте видеозаписи прошлых докладов, которые могут быть интересны потенциальному спикеру.

Let’s improve our world

В приглашении должна быть великая цель. Звучит пафосно, но это так.

Я работаю с очень небольшими бюджетами на привоз иностранных гостей. Поэтому важно объяснить себе и спикеру, в чём ценность его выступления и приезда в Россию для него самого, для аудитории и комьюнити в целом.

На самом деле всё просто — обмен опытом. Мы хотим делиться своими знаниями, кейсами, успехами и фэйлами, а также узнавать о том, что происходит в мире — не из статей и новостей, а в живом общении.

Digital и ИТ хороши тем, что эту ценность разделяют многие. Поэтому она зачастую понятна и близка человеку из любой точки мира. Опираясь на неё, добавляем конкретики: спикер познакомится с ребятами из таких-то компаний и городов, сможет узнать, как работают у нас, ну и приятный бонус — посмотреть кусочек красивой и загадочной России.

Как работать с отказами

А они всегда есть.

Нет, я к вам не поеду

С Россией часто возникают проблемы. Есть спикеры, которые не хотят приезжать из-за следующих факторов:

  • Политическая ситуация.
  • Отсутствие толерантности к разным группам людей.
  • Банальный страх страны.
  • «О, да у вас тут в спикерах одни мужчины».

С этим можно работать. Создайте страницу на сайте — Code of Conduct. Это покажет, что вы — социально ответственный организатор.

По поводу политической ситуации: тема сложная, я обычно просто говорю, что мы вне политики, мы за развитие технологий и обмен знаниями и опытом. Люди — профессионалы, которые хотят делиться и узнавать. Как мы обретём мир во всём мире, если не будем общаться? Зачастую этот аргумент становится голосом разума и добавляет великую миссию.

Боязнь страны: отправляйте классные фотки, запишите видос из офиса, предложите сделать видеозвонок и познакомиться. Живой человек и реальные картинки помогают бороться с такими штуками.

Если вам говорят: «Чувак, да у вас тут вообще-то нет ни одной женщины! Я не готов в такое вписываться», — отвечайте следующее: «Да, меня тоже это беспокоит. Я отчаянно ищу и приглашаю женщин-экспертов (перечисляем имена), но пока что они не готовы к нам присоединиться. Пожалуйста, посоветуйте кого-то. У вас наверняка есть коллеги, которым может быть интересно у нас поучаствовать».

Это работает. Вам начинают рекомендовать экспертов, знакомят вас в почте, становятся участником подбора вашего лайнапа. Это классно. Ваш спикер уже с вами, даже если он не приедет в этом году. Вероятно, он приедет в следующем или будет и дальше вашим адвокатом, что тоже хорошо.

В этом году приехать не получится

«Окей, ничего страшного, я буду очень рад(а), если вы присоединитесь к нам в следующем году. Может быть, есть кто-то из друзей или коллег, кому будет интересно приехать к нам в этот раз?»

Всегда отвечайте так. Это будет хорошим поводом продолжить коммуникацию накануне следующего мероприятия. И конечно, вам наверняка посоветуют кого-то из коллег.

Как построить хорошие отношения

Кажется, придётся стать второй мамой. Или папой. Спикеры-иностранцы — как дети. Неважно, сколько им лет.

Все вопросы к вам

Есть несколько простых правил:

  • Будьте всегда на связи.
  • Если у вас есть трэвел-агент, всё равно помогайте вашему спикеру с любыми организационными вопросами. Вы — главный человек для гостя. Да, иногда приходится проснуться в три часа ночи для созвона по Skype. Или ответить на три миллиона вопросов, в которых вы сами не очень-то разбираетесь.

Составляйте инструкции

  • Пишите чёткие индивидуальные инструкции: тайминг выступления, дедлайн для предоставления слайдов, пример хорошей фотографии для сайта, как подать документы на визу, как получить визу и так далее.
  • Напишите общую инструкцию для всех спикеров. Познакомьте их в почте заранее.

Делайте больше, чем должны

Выполняйте маленькие капризы и просьбы: вместе выбирайте самый удобный перелёт, подарок для мамы, подарок для лучшего друга, где купить магнитик и так далее.

Как-то раз спикер попросил меня найти редкое издание каталога выставки Серова, очень нужно было подарить подарок для его мамы. Я потратила много времени, нашла книгу, спикер рад, мама счастлива и передаёт мне приветы. А спикер подгоняет своих коллег для выступлений.

Помните, что комфорт спикера = хорошее выступление = довольная аудитория и довольный спикер = новые спикеры на следующий ивент.

Сделайте спикера своим евангелистом

Если вы всё сделали хорошо, спикер доволен конференцией и всем, что с ней связано, — используйте это. Поддерживайте с ним связь и обязательно просите его о помощи в поиске спикеров на следующее событие. Личная рекомендация — самый эффективный способ собрать качественный лайнап.

На MBLT DEV 2018 приехали крутые ребята, когда я их вживую спросила, почему они всё-таки поехали, то получила ответ, который греет мою душу до сих пор: «Мы поспрашивали тех, кто выступал в прошлом году, и они сказали, что нужно обязательно ехать. Они сказали, что ты всё сделаешь по высшему классу, и публика у вас крутая».

Файнали

Не бойтесь писать классным ребятам. Показывайте, что вы профессионал и знаете, что именно этот эксперт станет важной частью программы, а вы сможете дать ему полезный опыт и знакомства.

Не бойтесь привозить неизвестных спикеров. Часто именно они выступают с самыми полезными докладами.

Будьте человеком. Не пишите бездушные письма. Делитесь информацией, которая помогает понять атмосферу вашего мероприятия. Будьте заботливы и внимательны. И да прибудет с вами классный отель, который поможет сделать визы.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Katya Moskalyova", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 3, "likes": 31, "favorites": 37, "is_advertisement": false, "subsite_label": "marketing", "id": 80602, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 27 Aug 2019 13:02:46 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 80602, "author_id": 93485, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/80602\/get","add":"\/comments\/80602\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/80602"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199113, "last_count_and_date": null }
3 комментария
Популярные
По порядку
2

Хорошая и дельная статья, делай свою работу с душой и всё обязательно получится.
Спасибо, Екатерина.

Ответить
0

Какой может быть бюджет на спикера, кому за что платить/не платить - билеты, проживание и т.д.? Им это оплачивает компания? Какая у них может быть мотивация, кроме "потенциальных" сделок?

Ответить
1

Всё бывает по-разному и зависит от формата мероприятия. Есть, конечно, спикеры, которые ездят по конференциям как евангелисты от своих компаний и их задача — продать свой продукт и повысить его узнаваемость. В таких случаях действительно часто все косты покрывает сама компания. Если у нас есть такой спикер, то мы тщательно мониторим контент доклада — никто не любит слушать рекламные выступления.

Вторая история — человек действительно любит делиться опытом, ему интересно пообщаться с сообществом в России. У разработчиков это сильная мотивация. Часто она подкрепляется желанием развивать личный бренд и прокачиваться в выступлениях. Плюс есть те, кто хочет побывать в России и посмотреть в нашем случае Москву.

Есть крутые эксперты, которые выступают за гонорар. Есть среди них и такие, которые убирают требование гонорара, если им понравилась концепция мероприятия. Мы всегда покрываем косты на перелёты, визы, трансферы, отель и питание. Но бывают истории, когда спикер хочет остаться подольше, или привык летать определённой авиакомпанией, или собирается потом ещё куда-то полететь — если мы выходим за рамки бюджета, то бывают случаи, что разницу спикер доплачивает сам. Или его компания.

Поэтому я рекомендую действительно хорошо изучить спикера, побольше с ним пообщаться, чтобы понять, как с ним общаться и какие аргументы, мотивацию выбирать.

Про бюджет: ну тут уже зависит от того, какой вы себе можете позволить. В среднем хороший отель в Москве за ночь будет стоить в районе 8000 рублей. Трансфер — 2000 рублей. Виза — от 3000 до 10000 рублей. Перелёт — смотря откуда летит эксперт и насколько заранее покупаете билет.

Ответить

Комментарий удален

{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ] { "page_type": "default" }