Как привозить иностранных спикеров на конференции в Россию

В статье поделюсь советами по хантингу иностранных экспертов: где и как искать, как убеждать, на что обращать внимание. Материал будет полезен тем, кто тоже хочет видеть у себя на конференции ребят из таких компаний, как Netflix, Uber, Shazam, Facebook.

Лайнап решает. Аудитория идёт за контентом и нетворкингом. И если с нетворкингом всё вполне понятно, то вот контент — одна из самых сложных задач продюсера ивента.

Я провожу мероприятия девять лет. Последние три года работаю в e-Legion и организовываю конференции для мобильного сообщества — MBLT и MBLT DEV. Когда-то мы решили, что статус наших конференций будет международным. Это значит, что нужно привозить крутых экспертов со всего мира. В этом году мы везём спикеров из Google, Coca-Cola, Huawei и других компаний на MBLT19.

Для начала определитесь с темами. Изучите конкурирующие мероприятия, соберите отзывы от тех, кто их посещал, — какие спикеры и темы понравились. Составьте список.

• Посмотрите на международный рынок: начните с масштабных ивентов по вашей тематике — изучив их, сможете определиться с основными трендами. Посмотрите видеозаписи докладов и презентации, если они есть в открытом доступе. Составьте список киноутов, которые релевантны вам.
  

• Наверняка будут встречаться спикеры, которые выступают на многих конференциях. Если у вас нет бюджетов на оплату дорогостоящих гонораров за выступления, то вероятно, это не ваш вариант. Обращайте внимание на тех экспертов, которые выступают раз в полгода, таких киноутов проще привезти и без оплаты гонорара: скорее всего, у потенциального спикера не такой загруженный календарь выступлений, больше шансов, что у него есть энергия, чтобы добраться до России.
• Изучите узкие отраслевые мероприятия: как правило, там выступают хорошо подготовленные докладчики. Менее известные, но более уникальные — их доклады и подход к выступлениям могут стать очень ценными в вашем лайнапе.
  
• Изучите локальные ивенты. Там вы можете отыскать совсем неизвестных спикеров, но прокаченных профессионалов. Они ещё не дошли до регионального или международного уровня, но такие амбиции у них явно есть. Поэтому участие в вашем ивенте может стать отличной возможностью для них.
  
• Ведите базу ивентов, в будущем будет проще и быстрее мониторить. Составьте график международных конференций — вы сможете сориентироваться, в какие даты будет сложнее привезти крутанов.
  
• Подпишитесь на тематические Telegram-каналы и рассылки, российские и международные. Вы сможете определиться, кто сейчас лидеры мнений. Узнать, кто чаще всего пишет или выступает на актуальную для вас тему. Важно — вы постоянно будете в курсе новостей отрасли, и разные инфоповоды смогут стать хорошей отправной точкой для начала общения с интересным экспертом.
  

Сейчас есть много полезных инструментов — от CRM и Notion до миллионов вариаций планировщиков. Я пользуюсь простой Google-таблицей, потому что это самый наглядный инструмент, если работаешь один или в небольшой команде. Даже в команде, где поиском спикеров занимались восемь человек, таблица оказалась самым удобным вариантом.

Неважно, где вы будете собирать информацию. Важно помнить, что стоит зафиксировать помимо имён и почты:

• Текущая компания и предыдущие компании, где работал спикер.

• Позиция.
  

• Ключевые экспертизы.
• Линки на соцсети: Facebook, Twitter, Linkedin.

• Аккаунты в тематических сообществах: GitHub, Moz, Hubspot и так далее.

• Линки на публикации.

• Линки на предыдущие выступления.

• Блок с историей вашей коммуникации — фиксируем даты и главные поинты.
• Город проживания и часовой пояс.

К каждому нужен индивидуальный подход, но есть несколько общих советов, которые сделают вашу жизнь проще.

Изучите профили вашего спикера. Посмотрите его выступления, прочитайте тексты. Так вы сможете составить портрет человека. Это нужно не только для того, чтобы понять, подходит вам эксперт или нет в контексте тематики и уровня экспертизы. Вы сможете увидеть, чем живёт спикер, что его волнует, интересует и радует. Это поможет писать живые письма, а не бездушные инвайты. Пригодится всё — информация о любимой собаке, путешествиях, сериалах, технологиях, недавно прочитанной книжке и так далее.

Вся эта информация должна быть под рукой, когда вы начнёте общение.

Не всегда получается сразу достать электронный адрес спикера. Проще всего спросить напрямую у самого человека. Сделать это можно в Linkedin или в Twitter, в Facebook чаще всего не отвечают. Напишите короткое сообщение и установите первый контакт. Важно заполнить и свой профиль в соцсети, чтобы сразу было понятно, чем вы занимаетесь.

Скорее всего, вы будете не первым и даже не пятым за неделю, кто позвал крутана выступить у себя на ивенте. Возможно, такие инвайты пачками падают в его ящик. Важно выделиться, и начать стоит с темы письма. “Please join us as a speaker :)” работает гораздо лучше, чем “Invitation to give a talk at our amazing conference”. Можно креативить, главное — не сильно выпендриваться, но и не быть скучным.

Само письмо должно быть адресным. Эксперт не должен видеть, что вы просто скопировали кусок текста из заранее приготовленного шаблона.

Добавляйте детали. Я всегда в начале рассказываю о нашем мероприятии и его целях, а затем приглашаю у нас выступить, аргументируя это разными пойнтами:

• Экспертиза.
• Недавний доклад, с которым спикер выступал — кажется, это то, что нам нужно!
  
• Статья: видно, что знания глубинные, и наш русский рынок будет рад, если ими с ними поделятся.
  
• Ваш продукт обожают в нашей стране: мы все смотрим Netflix, было бы классно узнать о ваших процессах.
  

Если у вашего мероприятия уже есть история — делитесь ей. Кидайте линки на фотоотчёты, скидывайте видеозаписи прошлых докладов, которые могут быть интересны потенциальному спикеру.

В приглашении должна быть великая цель. Звучит пафосно, но это так.

Я работаю с очень небольшими бюджетами на привоз иностранных гостей. Поэтому важно объяснить себе и спикеру, в чём ценность его выступления и приезда в Россию для него самого, для аудитории и комьюнити в целом.

На самом деле всё просто — обмен опытом. Мы хотим делиться своими знаниями, кейсами, успехами и фэйлами, а также узнавать о том, что происходит в мире — не из статей и новостей, а в живом общении.

Digital и ИТ хороши тем, что эту ценность разделяют многие. Поэтому она зачастую понятна и близка человеку из любой точки мира. Опираясь на неё, добавляем конкретики: спикер познакомится с ребятами из таких-то компаний и городов, сможет узнать, как работают у нас, ну и приятный бонус — посмотреть кусочек красивой и загадочной России.

А они всегда есть.

С Россией часто возникают проблемы. Есть спикеры, которые не хотят приезжать из-за следующих факторов:

• Политическая ситуация.
• Отсутствие толерантности к разным группам людей.
  
• Банальный страх страны.
  
• «О, да у вас тут в спикерах одни мужчины».
  

С этим можно работать. Создайте страницу на сайте — Code of Conduct. Это покажет, что вы — социально ответственный организатор.

По поводу политической ситуации: тема сложная, я обычно просто говорю, что мы вне политики, мы за развитие технологий и обмен знаниями и опытом. Люди — профессионалы, которые хотят делиться и узнавать. Как мы обретём мир во всём мире, если не будем общаться? Зачастую этот аргумент становится голосом разума и добавляет великую миссию.

Боязнь страны: отправляйте классные фотки, запишите видос из офиса, предложите сделать видеозвонок и познакомиться. Живой человек и реальные картинки помогают бороться с такими штуками.

Если вам говорят: «Чувак, да у вас тут вообще-то нет ни одной женщины! Я не готов в такое вписываться», — отвечайте следующее: «Да, меня тоже это беспокоит. Я отчаянно ищу и приглашаю женщин-экспертов (перечисляем имена), но пока что они не готовы к нам присоединиться. Пожалуйста, посоветуйте кого-то. У вас наверняка есть коллеги, которым может быть интересно у нас поучаствовать».

Это работает. Вам начинают рекомендовать экспертов, знакомят вас в почте, становятся участником подбора вашего лайнапа. Это классно. Ваш спикер уже с вами, даже если он не приедет в этом году. Вероятно, он приедет в следующем или будет и дальше вашим адвокатом, что тоже хорошо.

«Окей, ничего страшного, я буду очень рад(а), если вы присоединитесь к нам в следующем году. Может быть, есть кто-то из друзей или коллег, кому будет интересно приехать к нам в этот раз?»

Всегда отвечайте так. Это будет хорошим поводом продолжить коммуникацию накануне следующего мероприятия. И конечно, вам наверняка посоветуют кого-то из коллег.

Кажется, придётся стать второй мамой. Или папой. Спикеры-иностранцы — как дети. Неважно, сколько им лет.

Есть несколько простых правил:

• Будьте всегда на связи.

• Если у вас есть трэвел-агент, всё равно помогайте вашему спикеру с любыми организационными вопросами. Вы — главный человек для гостя. Да, иногда приходится проснуться в три часа ночи для созвона по Skype. Или ответить на три миллиона вопросов, в которых вы сами не очень-то разбираетесь.

• Пишите чёткие индивидуальные инструкции: тайминг выступления, дедлайн для предоставления слайдов, пример хорошей фотографии для сайта, как подать документы на визу, как получить визу и так далее.

• Напишите общую инструкцию для всех спикеров. Познакомьте их в почте заранее.

Выполняйте маленькие капризы и просьбы: вместе выбирайте самый удобный перелёт, подарок для мамы, подарок для лучшего друга, где купить магнитик и так далее.

Как-то раз спикер попросил меня найти редкое издание каталога выставки Серова, очень нужно было подарить подарок для его мамы. Я потратила много времени, нашла книгу, спикер рад, мама счастлива и передаёт мне приветы. А спикер подгоняет своих коллег для выступлений.

Помните, что комфорт спикера = хорошее выступление = довольная аудитория и довольный спикер = новые спикеры на следующий ивент.

Если вы всё сделали хорошо, спикер доволен конференцией и всем, что с ней связано, — используйте это. Поддерживайте с ним связь и обязательно просите его о помощи в поиске спикеров на следующее событие. Личная рекомендация — самый эффективный способ собрать качественный лайнап.

На MBLT DEV 2018 приехали крутые ребята, когда я их вживую спросила, почему они всё-таки поехали, то получила ответ, который греет мою душу до сих пор: «Мы поспрашивали тех, кто выступал в прошлом году, и они сказали, что нужно обязательно ехать. Они сказали, что ты всё сделаешь по высшему классу, и публика у вас крутая».

Не бойтесь писать классным ребятам. Показывайте, что вы профессионал и знаете, что именно этот эксперт станет важной частью программы, а вы сможете дать ему полезный опыт и знакомства.

Не бойтесь привозить неизвестных спикеров. Часто именно они выступают с самыми полезными докладами.

Будьте человеком. Не пишите бездушные письма. Делитесь информацией, которая помогает понять атмосферу вашего мероприятия. Будьте заботливы и внимательны. И да прибудет с вами классный отель, который поможет сделать визы.