Кейс: полезный съезд партнеров-франчайзи для “Додо Пицца”

Внутренние мероприятия могут позволить сотрудникам компании решать специфические проблемы, могут делать партнеров лояльными и вовлеченными в бизнес-процессы, могут открывать для бизнеса неочевидные точки роста. А могут быть душными корпоративами. Это зависит от содержания.

Команда “Додо Пиццы” решила провести масштабный внутренний форум, чтобы показать самые мощные кейсы партнеров-франчайзи, сверить с коллегами ориентиры и ценности, мотивировать возможных инвесторов принять решение в пользу сотрудничества. На пути к этой цели организаторы встретили несколько характерных барьеров, для устранения которых пригласили нас - коммуникационное агентство BEsmart. В этой статье мы расскажем, как готовили отряд спикеров к интересному и полезному событию:

• Базовая пирамидальная структура речи.
• “Дуга истории”: драматическая канва.
• Инсайты и смысловые блоки.
• Поиск главной идеи “сверху” и “снизу”.
• Отделяем лишнее от главного.
• Методология подготовки спикеров.
• Презентация.
• Победа над волнением.
• Генеральная репетиция.
• PROFIT!

Выступить на съезде партнеров “Додо” пригласили франчайзи с незаурядными кейсами - например, рекордными оборотами, ноу-хау в управлении или феноменальным темпом роста локальной сети. Аудиторией стали их коллеги-франчайзи с более скромными результатами, перспективные менеджеры компании, партнеры и потенциальные инвесторы.

Уникальные, выстраданные истории успеха занимают в умах много места - сложно представить, как уложить такое выступление в регламентированные 15 минут, по какому критерию отсеивать лишнее. Это распространенное препятствие для тех, кто хочет поделиться собственным неординарным опытом - кажется, что каждая мелочь ведет к развязке и нельзя поступиться ни одной деталью без ущерба для смысла.

Работу с этой преградой мы начали с большой очной встречи в офисе “Додо”, открытой для всех сотрудников и транслируемой онлайн. На ней мы разобрали несколько подходов к формированию структуры выступления.

1 «Базовая пирамидальная структура» - для сбора и упорядочивания массива информации

2 «Дуга истории» для формирования эмоционального контекста повествования (покажем примеры ниже)

Эти структуры помогают спикерам сфокусироваться на содержании и понять, какого типа контент у них есть, какие детали использовать, как их связать друг с другом. Базовая пирамидальная структура помогает укладывать идеи и решения в общую логику и “приземлять” их, а “дуга истории” дает возможность структурировать личный опыт, правильно расставлять эмоциональные акценты. Мы покажем ниже, как работают эти инструменты с конкретными историями.

После вводной встречи мы провели с каждым спикером онлайн-консультацию: больше часа обсуждали с каждым все идеи, мысли, истории из жизни, принципы в ведении бизнеса и подходы к взаимодействию с людьми, личные переживания, авторские инструменты, о которых хочется рассказать. Все эти инсайты мы группировали в смысловые блоки - специальные для каждого спикера. Например, "Жизнь до Додо" - "Покупка франшизы и жизнь в Додо" - "Новые вызовы и перспективы развития", или "Цель" - "Процесс" - "Результат", или "Как экономить и увеличивать эффективность перед стройкой” - “Как экономить и увеличивать эффективность на старте работы” - “Как экономить и увеличивать эффективность при масштабировании бизнеса".

Когда объем информации сформулирован и взят под контроль, можно разглядеть главную идею всего выступления. Она может появиться “сверху” или “снизу”.

Идея рождается “сверху”, когда вначале спикер предполагает, какую ключевую мысль он хочет донести до слушателей, что они должны запомнить после того, как забудут все, что услышали на встрече. Мы формулируем эту мысль, а затем из озвученных ранее идей и собранных историй подбираем наиболее релевантные и раскрывающие именно ее.

Например, спикер хочет рассказать о том, что важно выбирать правильные локации и оптимизировать их на этапе переговоров - за счет этого можно существенно сэкономить в дальнейшем. Мы подбираем раскрывающие эту мысль идеи:

1. Нужно выбирать дорогие «проходные места» для помещений

2. Не нужно брать избыточную площадь

3. Важно увеличить эффективность кухни

Формирование главной идеи "снизу" происходит, когда спикер анализирует все логические блоки, которые сформировались после обобщения идей и историй, и смотрит, к чему же они ведут. Вместе мы дорабатываем этот вывод и задаем вопрос: станет ли это инсайтом для слушателей? Лежит ли эта идея на пересечении интереса и пользы для аудитории?

Например, спикер оперирует такими тезисами:

1. Мы умеем принимать решения быстро и эффективно

2. Мы знаем, как принимать важные решения

3. Мы знаем, когда можно не тратить время на лишние решения

Что их объединяет? Навык фокусироваться на главном и отсекать все лишнее. Какую пользу несет этот навык? Возможность быстро открывать пиццерии в разных регионах.

За какой главной идеей выстроится это выступление? “Алгоритм быстрой проверки гипотез: если правильно принимать решения, можно расти быстрее рынка”.

Иллюстрацией этой идеи стала шкала принятия решения с градиентом от очень легких и незначительных, стоимость принятия которых выше эффекта от них, до жизненно важных. Так мы нашли первоклассную авторскую методику принятия решений, которая дополнительно драйвила спикера – ему очень хотелось поделиться яркой, простой и полезной идеей с другими, а это всегда помогает отвлечься от волнения и сфокусироваться на содержании спича.

Когда основная идея стала очевидной, а смысловые блоки были собраны, мы вместе с каждым спикером проработали "дугу истории", чтобы наглядно определить наиболее драматичные и эмоциональные моменты, выяснить необходимый уровень детализации и убрать лишние подробности, которые не способствуют ни раскрытию основных смыслов, ни усилению эмоционального контекста.

В результате каждый спикер получил файл с персональной базовой пирамидальной структурой выступления и заполненными смысловыми блоками, а также рисунок "дуги истории", в котором видно, как смысловые блоки расположены во времени и какой эмоциональный фон создает каждый из них.

На этапе доработки структуры и содержания спикеры должны еще раз подумать над материалами, логикой повествования, примерами и личными историями, конкретными цифрами, иллюстрациями. Но из-за того, что все франчайзи погружены с головой в развитие бизнеса и операционную деятельность, подготовка выступления не может быть для них приоритетной задачей. Здесь работают методологические решения для работы со спикерами.

Для тех, кто именно в этот момент увлечен важной задачей или уехал в отпуск, мы на будущее бронируем слот времени для совместной подготовки к выступлению с условием забыть о презентации до этого момента. Это снижает когнитивную нагрузку и давление ("время идет- мне надо делать- не успеваю"), снижает стресс для спикера, и несмотря на то, что часть времени упущена, остается энтузиазм, чтобы приступить к интенсивной подготовке без лишней суеты. Важно, что упущенное время не конвертируется в напряжение и раздражение.

Тем, кто уверен, что отлично подготовится к выступлению самостоятельно, мы верим, но назначаем дедлайны и даты репетиций. Мы не мешаем творческому процессу, но периодически связываемся, чтобы дать обратную связь по раскрытию идей и смыслов выступления - со стороны лучше видно.

Для тех, кто хочет выделить на подготовку время, но зарывается в детали и не может сфокусироваться на главном, сгруппировать свои идеи, разглядеть логику повествования, мы проводим дополнительные встречи онлайн или офлайн, создаем оперативные рабочие чаты или проводим глубинные масштабные интервью. В удобном формате мы вылавливаем из потока мыслей качественный контент и собираем его в общую структуру.

С теми, кто волнуется, не верит в оригинальность и пользу своих идей, лучше всего работают личные встречи с обсуждением общей логики, подходов к изложению, доказательной базы, совместным формированием структуры повествования и конкретной, подробной обратной связью по наполнению этой структуры.

В результате у всех спикеров есть понимание, из чего состоит их выступление, и примерное представление визуализации содержания.

Наконец, мы провели видео-встречи со спикерами, чтобы увидеть подготовленные ими черновики презентаций, и обсудили логику, отсутствие спойлеров, общую стилистику слайдов, сочетание визуальных образов и вербального воспроизведения. Когда все было готово - передали презентации дизайнеру.

Для презентаций франчайзи “Додо” мы выбрали "темную стилистику"- базовые слайды в презентации были на черном или очень темном фоне, потому что их трансляция задумывалась для большого экрана в огромном темном зале. Чтобы подкрепить выступление и запомниться аудитории, презентации должны гармонично интегрироваться в общий вид зала и становиться частью окружающего пространства.

Накануне события все спикеры собрались в московском офисе “Додо” и друг за другом выступали с презентациями, получая обратную связь от нас и от своих коллег. Все получили возможность прогнать выступление нужное количество раз.

Из-за нарастающего волнения и желания рассказать все точно по плану спикеры периодически упирались в какие-то мысли, забывали, что идет дальше, зависали и переживали еще сильнее.

Тогда мы стали дорабатывать презентации на месте, в полевых условиях - меняли местами слайды, убирали лишние элементы, прорабатывали формы взаимодействия с залом и инструменты контроля тайминга. Основная задача была в том, чтобы каждый текущий слайд "тянул" за собой следующий - тогда забыть что-то по ходу выступления стало невозможно.

Последние репетиции проходили на площадке будущего съезда. Этот этап очень важен для того, чтобы привыкнуть к масштабу пространства, прочувствовать сцену, потрогать руками все отвлекающие мелочи: где находятся суфлеры и с какой точки в них удобно подсматривать, как быстро откликается кликер, как цепляется к уху микрофон и так далее.

Обычно застройка площадки и настройка техники проходит накануне события, и это может помешать репетиции: пока техники настраивают трансляцию и звук, не все оборудование сцены работает в штатном режиме. Чтобы не нервничать по этому поводу, мы поставили на сцену ноутбук с режимом докладчика и вручную переключали слайды параллельно речи спикера, чтобы он мог управлять "большой презентацией", но подсматривать в тезисы на экране ноутбука.

Утром перед выступлениями мы проверили всю технику и корректное отображение презентаций. К этому моменту у спикеров остался только приятный мандраж, а у нас - радость побыть частью талантливой команды “Додо” и увидеть впечатляющие результаты совместной работы.