Сколько стоит провести мероприятие онлайн. Из чего складывается цена?

Кроме сервиса для онлайн нетворкинга, о котором я рассказываю в предыдущих статьях, мы также продолжаем развивать платформу для онлайн мероприятий.

Дело потихоньку, но всё же движется, на сегодняшний день у нас уже есть несколько проведенных мероприятий и мы видим что рынок начинает оживляться. Совершить продажи нам наконец-то удалось после того, как в середине мая мы сделали демо, а потом я сам присоединился к переговорам. И, вместо игры в глухой телефон с постоянными вопросами, я начал более активно участвовать в продажах. Ведь лучший способ выйти из зоны комфорта, начать продавать то что там сам создаешь.

При этом у нас возникло затруднение с тем, чтобы объяснить клиентам, почему стоимость проведения онлайн мероприятия по итогу выйдет больше, чем просто цена нашей платформы. И это понятно, ~400 тысяч вместо 90 — звучит как не очень приятный сюрприз.

Это общая проблема что организаторы думают: мы вот проводили в офлайне мероприятия, снимали помещение, нанимали команду, был кейтеринг, использовали те же сервисы для работы с аудиторией. Это стоит денег. А онлайн это же должно быть просто и дёшево всё. Но, это не так. Особенно если мероприятие это не однодневное однопоточное событие, которое можно провести в Zoom без проблем.

А дело в том, что одной платформы, того же Zoom, не всегда бывает достаточно, особенно в случае с крупными мероприятиями, с которыми мы чаще всего работаем. Но не все организаторы уже успели поработать с онлайном и изучить, как здесь всё устроено.

Поэтому в этой статье я расскажу, из чего складывается стоимость проведения онлайн мероприятия, как её можно сократить и на чём не стоит экономить.

В качестве примера я возьму мероприятие одного из наших клиентов.

Технические задачи:

1. Закрытый доступ к материалам конференции, необходима авторизация.
2. Наличие чата для общения с возможностью модерировать чат.
3. Размещение информации о лекторах и их материалов: текста, видео, презентаций.
4. Возможность для зрителей переключаться между потоками трансляций.
5. Доступ для 1000 пользователей.
6. Русский и английский язык меню на платформе для проведения конференции.
7. Индивидуальный дизайн платформы.
8. Необходимо обеспечить трансляцию и запись видео и звука на оборудовании подрядчика.
9. Обеспечение возможности для интерактива между ведущим и лектором.
10. Возможность выбора звуковой дорожки в первый день: русской или английской.
11. Возможность показа презентации.
12. Вставка в трансляцию дополнительных роликов и презентаций в перерывах между докладами.
13. Нарезка записей потоков на отдельные доклады.

Сразу поясню, что наша платформа специализируется на управлении контентом мероприятия. То есть используется для удобной публикации материалов и обеспечения легкого доступа к ним для посетителей. Это нужно крупным мероприятиям, чтобы людям не приходилось изучать расписание конференции на одном сервисе, трансляцию смотреть на втором, писать вопросы на третьем, а потом ждать рассылку презентаций на емэйл. Всё удобно расположено в одном месте с единой авторизацией. Это внешняя сторона платформы для гостей мероприятия.

Для организатора же дело обстоит чуть сложнее. Одним сервисом здесь не обойтись, поскольку таких универсальных платформ пока не существует.

Для работы с трансляциями мы интегрируемся со сторонними сервисами. На данный момент, большинство онлайн трансляций организуются с помощью сервиса видеоконференцсвязи (сокращённо ВКС) и сервиса трансляций. В России себя зарекомендовала связка Zoom + Facecast. Или более серьезный вариант — команда режиссеров и операторов с собственными сервисами + Facecast.

1, 2, 3, 4. Первые 4 позиции доступны на нашей платформе и входят в базовую стоимость: 90 000 ₽.

5. В базовую стоимость сервиса входит доступ для 500 пользователей. Конференция клиента предполагает 1000 пользователей. Доступ для дополнительных 500 гостей стоит 10 000 ₽.

6. Внесение контента на одном языке входит в исходную стоимость платформы, внесение контента на втором языке обойдется заказчику в 15 000 ₽.

7. Доплата за дизайн составит 10 000 ₽.

8. Для выполнения этого пункта, то есть обеспечения трансляции с записью и размещением у нас на домене, без возможности доступа третьих лиц, нам нужен будет сервис трансляции. Оценим стоимость на примере тарифов Facecast. На сегодняшний день трансляция на аудиторию от 500 до 2000 зрителей + 6 месяцев хранения видеозаписей стоит у них 5 000 р. На самом деле 4 990, но для удобства подсчёта здесь и далее я буду немного округлять суммы. На мероприятии планируется 1 трансляция в первый день, а затем 4 дня по 5 потоков, то есть ещё 20 трансляций. Итого, 21 трансляция по 5 000 р = 105 000 ₽.

9, 10, 11, 12. Обеспечение возможностей для интерактива между ведущим и лектором, показа презентаций внутри видео, вставки рекламных роликов, выбора звуковой дорожки реализуется с помощью сервиса ВКС или команды режиссёров. В случае этого клиента была выбрана команда. Далее приведём расценки для Новосибирска, т.к. мероприятие проходит в этом городе. Один день работы одного видеорежиссёра стоит 7 000 ₽. Он работает вместе с аудиорежиссёром, день которого стоит 4 000 ₽. На каждый поток трансляции необходим свой видеорежиссёр, аудиорежиссёр при этом может быть один на несколько трансляций. У нас есть первый день с 1 трансляцией и ещё 4 дня с 5 трансляциями в каждом, итого 21 трансляция. 7 000 * 21 = 147 000 ₽ за работу видеорежиссёров. К этому прибавляется 5 дней работы аудиорежиссёра, то есть ещё 20 000 ₽. Кроме того, будут ещё дополнительные мелкие расходы на перевозку и монтаж/демонтаж оборудования, питание команды на площадке и предварительное тестирование. Всё это вместе обойдётся клиенту в 16 000 ₽. Итого за работу команды: 183 000 ₽.

Если бы в команде клиента были люди, умеющие работать с ВКС, вышло бы дешевле. Для оценки стоимости возьмём тарифы Zoom: Профессиональный тариф на одного организатора при общем количестве организаторов от 1 до 10 стоит 15$, затем увеличивается до 20$. В данном случае нужно решение на 5 организаторов, так как необходимо запустить пять одновременных трансляций, итого 75$. По текущему курсу это около 5 000 ₽.

Есть ещё один вариант ВКС, сервис TrueConf, мы рекомендуем его клиентам, для которых важна безопасность данных во время трансляции, или если клиент планирует проведение серии мероприятий и имеет запрос на хранение данных на собственных серверах. Это хороший отечественный аналог Zoom, который легко интегрируется в контур безопасности клиента и с нашей платформой. Цены на сервис TrueConf начинаются от 1 000 ₽ в сутки и зависит от количества спикеров, которым нужно общаться друг с другом одновременно в прямом эфире. В нашем случае стоимость решения составила бы 21 000 ₽ (21 трансляция по 1 000 ₽, если в каждой общаются до 10 спикеров).

13. Нарезкой видео занимается та же команда, обработка всех видео с конференции будет стоить 15 000 ₽.

Итак, общая стоимость технического обеспечения для удалённой конференции такого плана составит: от 250 000 ₽ до 428 000 ₽.

Ещё раз напомню, что цены приведены для Новосибирска, на примере конкретного примера, в других регионах стоимость работы специалистов может отличаться. Например, если мероприятие проходит в Москве, то цены могут быть выше в несколько раз. А в других городах могут быть как выше, так и ниже. В стоимости также не учтена техподдержка платформы специалистом на самой площадке мероприятия, некоторые клиенты предпочитают такой вариант, и эта стоимость также сильно зависит от региона проведения трансляции. Также я тут не беру в учёт стоимость хранения нарезанных видеозаписей докладов, поскольку этому клиенту не нужна была такая опция. А хранение полных записей полгода входит в выбранный тариф Facecast. В другом случае мы бы порекомендовали клиенту хранение видео на сервисе с защищённым доступом. С использованием Vimeo это стоило бы от 16 до 60 тысяч рублей в год в зависимости от объёма видео.

Как видите, стоимость программного и технического обеспечения онлайн конференции зависит от многих параметров. А наша компания внезапно, кроме своей основной функции, теперь ещё и консультирует клиентов по сервисам, которые стоит использовать для проведения мероприятия онлайн.

Так что, если вы планируете мероприятие, можете написать мне, и мы подберём для вас подходящую конфигурацию.