Как управлять ивентом за 1,5 тысячи километров от клиента. Pike Media Lab для международной энергетической компании

Международная энергетическая компания обратилась к нам с запросом провести онлайн-трансляцию внутрикорпоративного мероприятия. Цель мероприятия — обсудить с сотрудниками итоги года и ответить на их вопросы о работе. Сложность организации мероприятия заключалась в том, что руководство компании-заказчика и ведущие сотрудники находились в Челябинске, наша команда — в Москве, а остальные участники мероприятия — на электростанциях в других городах. Нужно было собрать динамичную, красивую трансляцию с эфирной графикой на подготовленном заранее лендинге с интегрированной платформой Nutcracker.

• Создать онлайн-трансляцию, которая будет интересна зрителям. Это конференция, где не будет затянутых перерывов в выступлениях между экспертами и долгих пауз. Заказчик мероприятия предоставил сценарий. Задачей нашей команды было предупреждение возникновения пауз и обыгрывание таких моментов в сценарии.

• Модерировать онлайн-конференцию в Zoom, собирать трансляцию на лендинге, используя конференцию в качестве источника, и следить, чтобы мероприятие проходило без задержек и непредвиденных ситуаций.

• Наложить на трансляцию эфирную графику: титры и заставки.

В данный момент существует несколько видов технологий, позволяющих связать удаленные точки друг с другом в рамках одного онлайн-мероприятия.

В данном случае мы выбрали Zoom по нескольким причинам:

• За время пандемии интерфейс Zoom стал знакомым и привычным большинству людей. Это упрощает подготовку удаленных спикеров к участию в мероприятии — им не нужно устанавливать и осваивать новые приложения, все привычно и понятно.
• Разумная экономия времени и бюджета: к Zoom-конференции можно присоединиться с любого устройства. При наличии устойчивого интернет-соединения сервис предоставляет приемлемое качество звука и картинки. Это снимает с организатора мероприятия необходимость отправлять в удаленную точку корреспондента с камерой (что сильно увеличивает смету мероприятия) и тратить время на согласование прибытия съемочной группы на закрытые режимные объекты (например, на электростанции).
  

Платформа в данном случае служит своеобразным «телевизором», в котором зритель видит уже полностью сформированную режиссером программу, парадную сторону онлайн-мероприятия. Здесь же зрители могут пообщаться между собой в чате и задать вопросы спикерам мероприятия.

Заказчик назначил три репетиции по заранее подготовленному сценарию. На репетициях настраивалась техника: свет, звук, камеры, картинка в каждом окне участника, интернет-соединение на местах. Команда Pike Media Lab подготовила для выступающих в Zoom и для зрителей трансляции на лендинге инструкцию. Поскольку основные спикеры находились в Челябинске, для съемки мероприятия компания наняла местного подрядчика. Наша команда руководила настройкой камер и света дистанционно из Москвы, контролировала построение кадра и планов.

Иногда заказчики для съемки хотят использовать помещение с красивыми видами из окон, поэтому на второй репетиции обнаружилась сложность: в зале были панорамные окна, а мероприятие проводилось в дневное время суток. Из-за того, что солнце в течение дня скрывается за облаками, а интенсивность солнечного света меняется, участники могут выглядеть на видео как черные силуэты. Мы обратили внимание заказчика на эту проблему и предложили запросить у подрядчиков больше светового оборудования, чтобы уравновесить яркий свет из окон и показать лица спикеров в кадре.

Во время репетиции возникла сложность с камерами участников на удаленных точках. Многие сотрудники заходили в Zoom-конференцию с камер для видеоконференцсвязи (ВКС). Это камеры, расположенные на стене в конференц-зале. Из-за этого с их помощью невозможно взять «чистый» план — ВКС дают общий план, и, если спикер сидит далеко от камеры, его плохо видно. На репетициях отдельное время было уделено рассадке участников в удаленных точках таким образом, чтобы всех было хорошо видно. Качество изображения на ВКС ниже, чем в случае использования специализированных камер для видеосъемки, и зависит от скорости интернет-соединения. Система снижает качество изображения, если связь нестабильна. При переключении между камерами видна большая разница. В моменты телемостов режиссер использовал полиэкран: компоновку кадра, когда картинки из двух точек даются «в окошках» и не выводятся в полный кадр. Так менее заметна разница в качестве изображения.

Еще одна сложность заключалась в особенности площадки в Челябинске, где происходило основное действие. В конференц-зале были колонны, а также помимо съемочной зоны располагались фуршетная линия и аппаратная. Ничего из этого не должно было попасть в кадр, поэтому выбирать планы пришлось из ограниченного количества опций. Сложности добавляло и то, что это приходилось делать дистанционно, через третью сторону — подрядчиков по видеосъемке. В итоге обе стороны успешно справились с задачей.

Во время мероприятия наши инженеры использовали приложение Zoom Rooms. С его помощью в видеомикшерный пульт заводится конференция Zoom не как один источник, а как несколько. Это позволяет получать на пульт одновременно два-три сигнала. В результате в трансляции можно делать смену планов между удаленными спикерами, слайдами их презентаций, формировать полиэкраны.

Трансляция конференции проходила на лендинге, а в Zoom обратно возвращали сформированную режиссером программу (эфирный мастер). Спикеры Zoom-конференции могли смотреть трансляцию без задержки. То, как удаленные спикеры будут видеть эфир часто беспокоит организаторов конференций. Удаленным спикерам очень важно наблюдать за происходящим, чтобы ориентироваться в ходе мероприятия, понимать, когда придет время их выступления, видеть, с кем они говорят. Заведение в Zoom-конференцию эфирного мастера позволяет всем удаленным участникам видеть и слышать все, что происходит в ходе мероприятия без задержек, нет необходимости использовать второе устройство, чтобы следить за трансляцией.

Важную роль в трансляциях с участием удаленных спикеров играет эфирная графика. Использование полиэкранов требует создания графического каше, которое, помимо эстетической функции, служит дополнительным элементом брендирования мероприятия. Так в трансляции использовались титры, логотипы, анимированные заставки. Это позволяет сделать трансляцию для зрителя более информативной: обозначить тайминг мероприятия, отразить участие компаний-партнеров мероприятия, напомнить имя спикера, если зритель пропустил представление его ведущим.

Опыт с международной энергетической компанией позволяет выделить следующие ключевые особенности проведения онлайн-мероприятий:

• Тайминг. Лучшая длительность мероприятия в онлайне — час-полтора. За это время зритель не теряет концентрацию, не успевает устать. Максимальная длительность онлайн-мероприятия — два-два с половиной часа. В случае с этим мероприятием мы ориентировались именно на такую продолжительность.

• Технические возможности. Качественная и динамичная конференция получается, когда к трансляции приложена режиссура, спикера хорошо видно и слышно. Для этого важно заранее настроить свет, звук, камеры. Важно, чтобы трансляция проходила без задержек, звук и изображение не пропадали. Динамику такой трансляции обеспечивает смена планов за счет достаточного количества источников.

• Готовность к тому, что Zoom в любой момент может «вылететь». К сожалению, вероятность, что Zoom даст сбой, есть всегда. Надо заранее продумать, что делать, если возникнут проблемы с онлайн-платформой у всех или у отдельных участников конференции. Например, предусмотреть альтернативные площадки, где удаленные спикеры смогут и дальше принимать участие в мероприятии.
  

• Оперативная работа режиссера, сценариста и модератора Zoom-конференции и ясная очередность выступающих. Для мероприятий с удаленными спикерами очень важна предварительная подготовка: брифинг спикеров, тестирование устройств, с которых они присоединяются к конференции, доведение до них формата и сценария конференции. Важно, чтоб каждый спикер знал свою очередь для выступления. Модератор Zoom-конференции должен четко следовать сценарию, следить по программе, когда выступает спикер, и закреплять его изображение в полиэкране, а также оперативно включать слайды презентации. Со стороны Pike Media Lab 6 специалистов управляли реализацией онлайн-мероприятия.