RPA в автоматизации бухгалтерии и финансов: 9 кейсов

RPA, или роботизированная автоматизация процессов, часто рассматривается как идеальное решение для повышения операционной эффективности и сокращения затрат. Но стоит ли игра свеч, если речь заходит о финансовых и бухгалтерских бизнес-процессах? Мы говорим ДА и подготовили для доказательства 9 кейсов использования.

Что такое RPA в финансах и бухгалтерском учёте? В действительности, это то же самое, что и RPA для любой другой отрасли: это автоматизация монотонных, объёмных и повторяющихся задач, выполняемых в цифровой среде. Независимо от процесса, отдела или бизнеса RPA - автоматизация возможна только в следующих случаях:

• RPA - автоматизация полезна для процессов, где есть некоторый объём повторяющихся операций, которые необходимо автоматизировать. В этом случае вы достигните экономии времени и денежных средств.
• Автоматизируемые процессы должны быть стандартизированы и подчиняться правилам и инструкциям. В противном случае, при роботизации хаоса вы получите лишь роботизированный хаос.

Финансовый отдел и отдел бухгалтерии соответствуют обоим критериям. Их работа состоит их повторяющихся и отнимающих много времени задач, таких как ввод данных, отчетность, сверки и ведение различных журналов и книг. Всё это идеальные задачи для роботов RPA. С другой стороны, большинство процессов более или менее структурировано и основано на правилах - в них нет исключений или человеческого фактора принятия решений. Самое лучшее в роботизированной автоматизации процессов – это то, что вы получите окупаемость инвестиций почти сразу после внедрения RPA. Учитывая относительно простую настройку, RPA является лёгким способом автоматизации, поскольку роботы физически не интегрируются в ваши информационные системы.

Рассмотрим основные преимущества применения RPA - автоматизации в бухгалтерии и финансах.

• Увеличение производительности: Ваша команда будет тратить меньше времени на рутинные операции, экономя до 80% времени, которое можно посвятить разработке стратегий и решению сложных задач.
• Оптимизация затрат: И дело даже не в сокращении штата: у вас будет меньше текучка кадров, связанная с выгоранием сотрудников и, как следствие, меньшие затрат на поиск и найм новых сотрудников.
• Меньше ошибок и больше соответствия: Роботы RPA не делают ошибок во внесении и обработке данных, работая при этом 24/7 и без выходных и праздников.
• Больше прозрачности, меньше рисков: RPA оптимизирует основные финансовые процессы, снижает риски, связанные с безопасностью данных и гос.регулированием.
• Легкий расчет показателей и метрик: RPA - боты могут легко рассчитывать любые показатели для финансового контроля вашего бизнеса, что поможет избежать огромного количества ошибок в планировании и контроле финансов.

Однако несмотря на громадные преимущества, вы должны быть готовы столкнуться с некоторыми возможными трудностями. Одна из них заключается в том, что большая часть бухгалтерской документации по-прежнему оформляется на бумаге или не стандартизирована. Другая проблема - это использование устаревших ERP-систем, которая может нести некоторые сложности для RPA-автоматизации. К счастью, эти проблемы возможны только в том случае, если вы решите создавать программные комплексы RPA собственными силами. Платформа RPA ElectroNeek, которую мы предлагаем для автоматизации бизнеса, содержит программные комплексы, которые решают проблемы как извлечения данных с бумажных носителей, так и системной интеграции, даже с устаревшими системами учёта. Итак, давайте рассмотрим 9 самых популярных примеров использования

1. Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженность – хорошая точка старта автоматизации в финансах, поскольку она меньше зависит от внешних документов, в отличие от кредиторской задолженности. Основной показатель, который RPA может улучшить – срок погашения дебиторской задолженности (DSO).DSO сильно зависит от человеческого фактора как со стороны получателя платежа, так со стороны дебитора. Например, бухгалтер может забыть отправить счёт, особенно если мы имеем дело с повторяющими услугами или поставками товаров.Если вы используете ботов RPA в качестве своей цифровой рабочей силы, они будут автоматически выставлять счета и отправлять их по электронной почте. Автоматизируя эту задачу, вы получите стабильное движение денежных средств без кассовых разрывов.Помимо устранения кассовых разрывов, RPA может помочь в занесении информации, избавляя бухгалтеров от манипуляций с несколькими информационными системами. И это еще не все! Вот список возможных задач и процессов, связанных с дебиторской задолженностью, которые могут быть улучшены благодаря интеллектуальной автоматизации:

• настройка и управление данными клиентов;
• извлечение информации о клиентах из разных источников;
• создание коммерческих предложений;
• формирование и рассылка счетов;
• привязка платежей к счетам на оплату;
• мониторинг задолженности клиентов;
• урегулирование спорных вопросов;
• письма клиентам с напоминанием о сроках, письма с напоминаниями об уплате долгов;
• управление кредитными рисками.

2. Управление кредиторской задолженностью

RPA - автоматизация поможет улучшить срок погашения кредиторской задолженности (DPO). Хотя высокий DPO обладает своими преимуществами, поскольку вы располагаете ликвидными средствами для совершения текущих операций, он может создать и определённые сложности, например несёт репутационные риски. Высокий DPO допустим, когда он обусловлено дружественными условиями кредитования, и не допустим, если причина в том, что вы не можете вовремя оплачивать счета из-за неэффективности. Операционные задержки в оплате кредиторской задолженности обычно возникают при обработке счетов. Счета поставщиков не стандартизированы, поэтому их необходимо сверять с заказами на поставку и утверждать. Интеллектуальная автоматизация может оптимизировать этот процесс от начала до конца, даже если входящие документы на бумаге, благодаря технологии оптического распознавания символов (OCR).Роботы RPA могут направлять счета сотруднику, ответственному за их утверждение, и устанавливать напоминания о задолженности. Они также могут сопоставить заказ на поставку со счётом, сравнить 2 документа и пометить несоответствия (если таковые имеются) для проверки. Вот несколько примеров того, что RPA может сделать с кредиторской задолженностью и процессом от закупки до оплаты:

• верификация поставщика;
• создание заказов на закупку;
• извлечение данных из счетов и заказов на поставку;
• обработка счетов поставщика;
• сверка счетов и заказов на поставку;
• подготовка и/или выполнение платежей;
• проверка и согласование платежей;
• аудит соответствия расходов;
• мониторинг дубликатов;
• ответы на запросы поставщиков.

3. Проведение сверок с контрагентами

Еще одна многообещающая область применения RPA в финансовом и бухгалтерском учёте – это акты сверки. Само по себе проведение постоянных сверок с контрагентами является источником стресса для бухгалтера из-за ручной обработки и перекрестной проверки данных. Бот RPA может упростить этот процесс, легко получая и проверяя данные транзакций из любого источника, автоматически утверждая все совпадающие записи и уведомляя о несоответствиях. С помощью RPA вы можете автоматизировать и оптимизировать следующие задачи и операции:

• извлечение или получение данных из файлов;
• формирование или поиск актов сверок в ERP-системах;
• сравнение данных своей системы и данных контрагента;
• поиск недостающих документов и отправка клиентам электронных писем;
• отчётность о несоответствиях;
• создание бухгалтерских проводок.

4. Управление запасами

Этот бизнес-процесс заключается в постоянном мониторинге остатков на складах всех позиций товарно-материальных ценностей и поддержании оптимального размера остатка. Боты RPA могут выполнять всю трудоемкую работу, сокращая низколиквидные запасы, а также во время закупая ходовые позиции. Всё это поможет существенно сократить затраты на хранение товаров и комплектующих. Вот задачи, с которыми RPA - роботы могут очень быстро справиться:

• мониторинг остатков;
• уведомление о низком уровне товарно-материальные запасов;
• заказ товаров при достижении порогового уровня запасов;
• размещение и утверждение заказов на склад;
• прогнозирование оптимального уровня запасов;
• обновление данных в ERP и WMS (Warehouse Management System, система управления складом);
• составление отчётности;
• отслеживание отправлений.

5. Командировочные расходы

Когда дело доходит до командировок, роботы RPA могут облегчить выполнение большого количества ручной работы как путешественникам, так и бухгалтерам, делая процесс удобным для каждой из сторон. Роботы могут извлекать и считывать данные из всех типов чеков, проверять, соответствуют ли они плановым расходам, создавать на основе этих данных авансовые отчёты – и все это с нулевым временными затратами вовлеченных сотрудников! Робот RPA может обеспечить выполнение следующих операций:

• ввод записей о расходах и проверка на соответствие с политикой компании и законодательством;
• агрегирование данных в виде авансовых отчётов;
• управление выплатами и организация компенсаций;
• оповещение в случае нарушения политики или несоответствия данных.

6. Расчёт заработной платы

В случае с начислением заработной платы RPA - боты помогают избежать задержек и неточностей платежей, беря на себя ввод данных, учёт рабочего времени и расчёты премий и удержаний. Они даже могут извлекать данные из бумажных больничных листов и автоматически рассчитывать компенсацию в случае болезни.RPA - автоматизация может помочь вам в следующих случаях:

• извлечение данных о сотрудниках из различных систем;
• проверка подлинности данных в информационных системах (больничные, командировки, табели учёта рабочего времени);
• создание и утверждение табелей учёта рабочего времени.

7. Налоговый учёт

Хотя основная часть этого бизнес-процесса выполняется в программном обеспечении для соблюдения требований налогового законодательства, бухгалтеры по-прежнему выполняют некоторые промежуточные калькуляции, и на это требуется время. Разрозненные системы часто создают проблемы при сборе и согласовании налоговых данных. Роботы RPA могут автоматизировать эту часть, взяв на себя:

• сбор данных по налоговым обязательствам;
• расчет налоговой базы;
• подготовку отчётов;
• сдачу отчётов в налоговые органы.

8. Финансовая отчётность

Любой финансист знает, как важно контролировать финансовые показатели: и самое лучшее решение здесь - это ежедневно отслеживать прибыли и убытки компании. Однако ручное обновление отчётов о прибылях и убытках требует очень много времени, поэтому редкий финансист делает это ежедневно. RPA может избавить вас от этой задачи и позволит создавать безупречные отчёты о ваших финансовых результатах в режиме реального времени. Такая интеллектуальная автоматизация сделает ваши бизнес-процессы более прозрачными и обеспечит точность финансовых прогнозов. RPA - роботы с легкостью сделают:

• предварительные и окончательные балансовые отчёты;
• отчёты о результатах финансовой деятельности;
• отчёты о прибылях и убытках;
• отчет о движении денежных средств;
• проведут анализ отклонений и факторный анализ;
• составят другие управленческие отчёты.

9. Финансовое планирование и прогнозирование

Что касается планирования и прогнозирования, то боты RPA могут помочь с такими задачами, как загрузка балансов в системы планирования и создание отчётов об отклонениях. На основе этой информации и данных за прошлые годы современные платформы RPA также предоставят прогнозы и помогут улучшить финансовое планирование.