Как оптимизировать расходы на оплату труда: временные исполнители или постоянный штат

Делимся основными приемами, которые помогут компании снизить затраты на оплату труда без ущерба производительности и нарушения закона.

Рано или поздно компании задумываются о том, как снизить расходы на оплату труда. Никто от этого не застрахован. Причины могут быть разные — влияние внешних факторов: пандемия, политические решений и т.д., или то, что на определенном этапе компании нужно сфокусироваться не только на развитии, но и на повышении эффективности и прибыльности. Единой системы нет, потому что у каждой сферы бизнеса есть свои особенности.

Трудовые

Для нормального функционирования в компании должен быть штат сотрудников, которые выполняют работу по коммерческим договорам и обслуживают операционный процесс. На это смотрят как налоговые органы, так и заказчики, особенно, когда компания участвует в торгах и аукционах — как правило, для подтверждения возможности выполнить необходимый объем работ необходимо предоставить штатное расписание.

При заключении трудового договора работодатель обязан платить налоги на фонд оплаты труда. Нагрузка достаточно велика несмотря на льготы:

• субъекты МСП с части выплат физическим лицам, превышающей МРОТ, платят страховые взносы по пониженным тарифам (пп. 17 п. 1 и п. 13.1 ст. 427 НК РФ). Общий процент отчислений свыше МРОТ составляет 15% страховые взносы + от 0,2 % до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска взносы в ФСС. В пределах МРОТ страховые взносы составляют 30% + от 0,2% до 8,5 % в зависимости от класса профессионального риска взносы в ФСС;
• для IT-компаний страховые взносы составляют 7,6%.

При заключении трудового договора есть ряд преимуществ. Во-первых, сотрудник вовлечен в работу и знает ее детали, а во-вторых, его проще контролировать в части качества работы и сроков исполнения задач. Но есть и минусы — изменить оклад в меньшую сторону, применить дисциплинарные взыскания или расторгнуть договор будет сложно и дорого при условии соблюдения ТК РФ.

Как можно сэкономить, заключая трудовой договор

1. Сдельная оплата труда для сотрудников, которые выполняют нерегулярную работу — зарплата зависит от его производительности, или повременная оплата труда — зарплата зависит от количества отработанного времени. Однажды, чтобы минимизировать убытки, мы открывали кафе в несезон на час позже и закрывали на час раньше, часть кафе закрывали в будние дни.
2. Минимальная оплата труда для отдела продаж. Остальное выплачивается согласно системе мотивации по результатам работы за месяц. Таким образом, при сокращении объемов продаж зарплата тоже будет снижаться.
3. Разделить зарплату на постоянную и переменную для бэк офиса. Переменную выплачивать при отсутствии замечаний руководителя и выполнении должностной инструкции. В кризис можно отменить переменную часть, но есть риск увольнения сотрудников.
4. Использовать простой по вине работодателя, если компания вынуждена остановить свою деятельность по причине внешних факторов — например, пандемия, или внутренних: сломалось оборудование, отключили свет в офисе и т.д. Согласно статье 157 ТК РФ, это время оплачивается в размере двух третей от средней заработной платы сотрудника. Нужно выпустить приказ с указанием причин простоя и информацией о том, кто из сотрудников уходит в простой.
5. На период простоя отправить работника в отпуск по соглашению сторон. Лучше предлагать это лояльным сотрудниками, так как есть риск жалобы в трудовую инспекцию о том, что сотрудника заставили уйти в отпуск. Так в случае увольнения можно сэкономить на выплате неотгуленного отпуска.
6. Установить ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников. Это позволит оплачивать переработку не деньгами, а днями отпуска.
7. Сделать шестидневную рабочую неделю с сокращением на 1 час рабочего времени в будние дни, если сотрудникам приходится часто выходить в субботу. Тогда не придется платить в выходные по повышенному тарифу.
8. Выявить дублирующие функции и недозагруженные участки с помощью анализа бизнес-процессов и мониторинга времени каждого сотрудника. Возможно, где-то стоит ввести совмещение должностей — например, завхоз может быть и администратором, и товароведом, и решать хозяйственные задачи. У нас HR директор на какое-то время брала на себя функции подбора персонала.
9. Автоматизировать процессы, сократив человеческие ресурсы. Здесь важен правильный расчет, чтобы затраты на внедрение и поддержку ПО не превышали использование сотрудников на том же функционале в краткосрочной перспективе (не более года). Это может быть внедрение систем документооборота, CRM, систем биллинга, финансово-учетных программ.
10. Привлекать стажеров для выполнения рутинных задач. Также можно взять сотрудника с более низкой квалификацией и «вырастить» его.
11. Заключить временный трудовой договор для сезонных работ или разовых, но продолжительных работ. Это позволит минимизировать затраты при расторжении договора. Предупредить о расторжении такого договора нужно за 3 дня, оплачивать выходное пособие не нужно.

Штат сотрудников должен соответствовать объемам работ компании. Если они резко падают, а восстановить их быстро не предоставляется возможным, то нужно срочно сокращать затраты на персонал. Но важно помнить, что любое сокращение связано с большими затратами: сотруднику выплачивают сумму за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (обычно в размере двух окладов).

Увольнять сотрудника безопаснее «по соглашению сторон». Как показывает судебная практика по трудовым спорам, в этом случае суд встает на сторону работодателя. А вот при увольнении по собственному желанию часто бывает, что сотрудник через суд восстанавливается на рабочем месте. Если бывший сотрудник в течение трех месяцев не устраивается на новую работу, прошлый работодатель выплачивает ему дополнительно до двух средних заработков. Это действует только при официальном сокращении.

Несмотря на видимую экономию при работе с самозанятыми и ИП в качестве подрядчиков — вместо налогов в 30% стоимость работ увеличивается всего на 6%, есть определенные налоговые риски. Например, переквалификация таких договоров в трудовые с доначислением соответствующих налогов со штрафами и пенями. Тогда вся экономия становиться бессмысленной.

На что обратить внимание:

Договора с ИП

Перед заключением договора с индивидуальным предпринимателем, как и с любым другим подрядчиком, необходимо проверить его на наличие:

• Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или Лист записи ЕГРИП о государственной регистрации физического в качестве индивидуального предпринимателя с номером ОГРНИП. Проверяется наличие синей печати налогового органа, а также соответствие наименования контрагента и номера ОГРНИП, указанного в договоре.
• Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе с номером ИНН. Проверяется соответствие номера данным, указанным в договоре.
• Выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Проверяется, не прекратил ли индивидуальный предприниматель деятельность, является ли он действующим ИП. А также соответствие кода по ОКВЭД виду деятельности, который контрагент обязуется осуществлять по условиям договора.
• Паспорт гражданина Российской Федерации, второй и третий лист с фотографией и лист с пропиской. В случае отсутствия штампа в паспорте о регистрации по месту жительства необходимо запросить свидетельство о регистрации по месту пребывания. Данные, указанные на второй, третьей странице паспорта и прописки, проверяются на соответствие сведений, прописанных в договоре.
• Согласия на обработку персональных данных. Проверяется наличие согласия и подписи лица, которое его даёт.
• Ресурсов для выполнения необходимого объема работ.

Для минимизации рисков при переквалификации договора с ИП в трудовой нужно, чтобы:

1. ИП не был аффилированным лицом компании/группы компаний, а также родственником кого-то из сотрудников.
2. У ИП были договора не только с вашей организацией.
3. Привлечение ИП было экономически целесообразным для компании.
4. Выполненная по заданию заказчика работа носила разовый характер — ИП подтверждает это не только актом, но и отчетом.
5. Оплата работы определялась объемом, а не временем ее исполнения. Лучше избегать таких фраз как оплата «за месяц», «оклад» и т.д. И не устанавливать ежемесячную гарантированную сумму оплаты труда.
6. В договоре не было предусмотрено систематическое оказание услуг с их регулярной оплатой в одни и те же даты каждого месяца.
7. В договоре не было четкого указания на специальности и профессии, а также на конкретный вид поручаемой работы.
8. В договоре не было информации о привлечении исполнителей к материальной ответственности за недостачу вверенного им имущества, а также за ущерб, возникший у заказчика в результате возмещения им ущерба иными лицами.
9. В договоре с ИП отсутствовал график работы, подчинение какому-либо сотруднику, наличие премий и штрафов.
10. В договоре не было социальных гарантий — исполнитель по договору не имеет права на оплачиваемый отпуск, различные компенсации, оплату времени болезни.
11. В договоре не фигурировали характерные для трудовых договоров термины: «должность», «профессия», «дата начала работы», «место работы», «испытательный срок», «заработная плата».
12. В договоре был указан личный, а не корпоративный телефон и эл.почта.

При переквалификации гражданско-правового договора организации придется заплатить налоги и страховые взносы, плюс штрафы и пени в соответствии с налоговым законодательством. А также нести ответственность за нарушение норм трудового права.

Согласно ч. 4 ст. 5.27 ­КоАП РФ уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, либо заключение гражданско-правового договора, который регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа:

• для должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 рублей;
• для юридических лиц — в размере от 50 000 до 100 000 рублей.

Договора с СМЗ

Ситуация такая же, как с ИП. Важно отметить, что уволенный работник в течение 2 лет не имеет права сотрудничать с бывшим работодателем как самозанятый. Об этом говорится в Федеральном законе номер 422. Но вы можете работать с ним как с физлицом без статуса — по гражданско-правовому договору.

Что нужно проверить у физ лица при заключении договора:

• Паспорт гражданина Российской Федерации, второй и третий лист с фотографией и лист с пропиской. В случае отсутствия штампа в паспорте о регистрации по месту жительства необходимо запросить свидетельство о регистрации по месту пребывания.
• Согласие на обработку персональных данных. Проверяется наличие согласия и подписи лица, которое его даёт.
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с номером ИНН. Договор проверяется на соответствие данных, указанных в вышеперечисленных документах.
• Справка о постановке на учёт физического лица в качестве плательщика налога на профессиональный доход.
• Соответствие номера справки данным, указанным в договоре.

Кроме основных положений, которые должны быть учтены при составлении договора с СМЗ, важно учесть, что:

1. Налоговая может придраться, если СМЗ набирает служба HR. Лучше передать эту функцию специалисту, который занимается подбором поставщиков работ/услуг.
2. У СМЗ не может быть графика, смен, вахт и дежурств. Выход на дополнительные часы регулируется только повышенными тарифами за выполнение перечисленных в договоре услуг.
3. Компания может предоставлять СМЗ оборудование или материалы для выполнения заказа на возмездной основе с оформлением документов. Оформить с СМЗ договор материальной ответственности не получится, так как это будет характерным признаком трудового договора. Можно сдать СМЗ оборудование в аренду / субаренду на возмездной основе и подписать акт приема-передачи.
4. В актах СМЗ должен детально описать услуги с указанием их объема, результата, цены за единицу и общей суммы оплаты. Хорошим дополнением будет отчет о выполненных работах, подтверждающий сдельный характер работы.
5. При оплате услуг СМЗ нужно проверить его статус. В случае утраты статуса есть риск стать налоговым агентом с доначислением НДФЛ, социальных взносов и пеней за просрочку.
6. Периоды выплат СМЗ не должны совпадать с зарплатными. Даты оплаты привязываются к услугам и подписанию актов, а не к календарным срокам. Важно учесть, что повторяющиеся в каждой выплате суммы тоже признак трудовых отношений. Для ИФНС необходимо подготовить объяснение. Повторяющийся объем одинаковых работ — например, уборка офиса, может послужить обоснованием для таких платежей.

Таким образом, заключение трудового договора достаточно дорого для компании, но помогает избежать существенных налоговых рисков и доначислений, которые могут оказаться выше экономии при заключении договоров с Индивидуальными предпринимателями и Самозанятыми. Если воспользоваться описанными выше приемами по оптимизации, то реально сократить затраты на ФОТ до 20%.

Договора с СМЗ и ИП хоть и приносят в моменте выгоду с точки зрения налогов, но связаны с высокими налоговыми рисками. Поэтому прежде чем их использовать, нужно взвесить все «за» и «против», юридически правильно составить договора и организовать бизнес процесс так, чтобы избежать переквалификации договора с СМЗ и ИП в трудовой.