В финансовом учете под консолидацией понимают процесс сведения данных в итоговую отчетность по бизнесу. Логично, что среда консолидации – это система или программа, в которой эти данные сводят. Для того, чтобы формировать консолидированную отчетность создано достаточно инструментов, и в этой статье мы обсудим их основные отличия.
Классика, которая всегда под рукой
Классической средой консолидации данных справедливо считать Excel. Во многих компаниях управленческий учет ведут именно в электронных таблицах, куда заносят агрегированные данные из бухгалтерской программы. Для большинства Excel – это самый доступный инструмент для консолидации отчетности, несмотря на ряд недостатков, в том числе трудоемкость.
И все же главный недостаток электронных таблиц заключается в работе с агрегированными данными. Итоговые суммы, на основе которых рассчитывают консолидированные показатели, обычно берут из нескольких баз 1С:Бухгалтерии. Из-за того, что в таблицу заносят готовые цифры, оперативно проверить откуда эти цифры появились не получится. А это важно, когда в отчетах не сходятся суммы. Перепроверка данных в 1С:Бухгалтерии занимает много времени, но и это не всегда спасает от ошибок в учете из-за человеческого фактора.
1С:Консолидация. Больше автоматизации
Возможно многие вспомнят программу 1С:Консолидация, в которой холдинги и группы компаний могли формировать итоговую отчетность по всему бизнесу. Программа не прижилась и сейчас она снята с продаж. Подход к консолидации здесь изменился, но во многом остался похож на Excel. В программу тоже нужно было вносить агрегированные данные, только процессы их сбора и занесения в систему были автоматизированы. В программе создавались шаблоны для заполнения и рассылались по подразделениям компании. После возврата заполненных форм, данные оттуда загружали в 1С:Консолидацию и затем формировали отчетность.
1С:Управляющий. Новый подход к консолидации
Более современной средой консолидации можно считать программу 1С:Управляющий. Это инструмент, специально предназначенный для ведения управленческого финансового учета, и подход к консолидированию отчетности здесь совершенно иной. В программу не нужно заносить итоговые суммы ни вручную, ни автоматически. Вместо этого в нее импортируют хозяйственные операции из других учетных систем. На основе данных из этих операций программа автоматически формирует отчеты с нужными итоговыми показателями.
Программа для финансового директора
Благодаря 1С:Управляющему у финансового директора появилась своя программа, в которой можно организовать среду консолидации. Импорт позволяет собрать в системе все хозяйственные операции, а информация о них хранится в программе в том виде, в котором она нужна именно финансовому директору. Консолидация в 1С:Управляющем открывает новые возможности работы с номенклатурой, аналитикой и данными из хозяйственных операций. Обо всем этом мы расскажем ниже, а подробнее про остальной функционал 1С:Управляющего можно прочитать здесь.
Сворачивание номенклатуры
Очевидно, что финансовый директор стремится экономить время и не тратить его на учет каждой гайки на складе. Тем более, что для контроля за итоговыми финансовыми показателями этого обычно не требуется. Поэтому, чтобы упростить процесс учета товаров и материалов, при импорте в 1С:Управляющий создана возможность укрупнения номенклатуры. Например, для кондитерской обширную номенклатуру продукции можно свернуть по ее видам, допустим «Торты», «Мороженое» «Кофе» и «Чай». А при необходимости можно даже объединить все номенклатурные позиции до всего одной группы «Товар».
Возможность сворачивания номенклатуры доступна, если в 1С:Управляющем включена опция «Суммового учета». В этом случае можно настроить импорт данных таким образом, чтобы сворачивать номенклатуру по ее видам или по номенклатурным группам. Это позволяет избежать ненужной детализации при учете товаров и материалов, так как в финансовом учете зачастую не так важны данные по каждой номенклатурной позиции и при желании эту информацию можно посмотреть в торговой или складской программе.
Автоматическая подмена аналитики
Когда хозяйственные операции выгружают в 1С:Управляющий, появляется возможность подменить аналитику. Такое может понадобиться, к примеру, чтобы объединить несколько статей расходов в одну. Допустим, в 1С:Бухгалтерии командировочные расходы учитываются отдельно от расходов на проживание сотрудников, иными словами это две разные статьи. Но в финансовом учете вполне достаточно отражать эти расходы в рамках одной статьи, поэтому в 1С:Управляющем можно подменить аналитику в специальной форме настройки соответствий. Так, в процессе импорта программа автоматически подменит две предыдущие статьи на одну, например «Командировочные расходы».
Корректировки после импорта
Даже если в бухгалтерском учете компании все «по-белому», могут возникать случаи, когда импортированные операции нужно скорректировать для управленческого финансового учета. Например, когда в программе консолидируют данные по бизнесу, где юридические лица совершают друг с другом операции купли-продажи. В этом случае у бизнеса появятся внутригрупповые операции, которые надо скорректировать, чтобы в Отчете о финансовых результатах не было лишних доходов и расходов. Так как с точки зрения холдинга деньги и товары перемещаются внутри группы компаний, внутригрупповые операции элиминируют после импорта. Здесь 1С:Управляющий позволит вручную отредактировать любые хозяйственные операции.