Внештатные исполнители прочно обосновались в бизнес-процессах каждой второй компании. Если компания хочет быстро реагировать на спрос, изменения рынка и быть конкурентоспособной, приходится учитывать в своей стратегии самозанятых и других временных исполнителей, увеличивая их количество до сотен и даже тысяч.
А бухгалтерии организации приходится лавировать между способами оплаты таким подрядчикам, методом проб и ошибок выбирая оптимальный.
Мы в сервисе "Мои самозанятые" помогаем компаниям делать массовые выплаты исполнителям каждый день и накопили богатый опыт.
Решили сэкономить вам время и сделать обзор способов оплаты исполнителям с рекомендациями, в каких случаях стоит выбирать тот или иной метод.
Наличный расчет
Для оплаты внештатным исполнителям компании и ИП вправе тратить наличные (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У). В случае разовых работ (например, уборка после ремонта в офисе), письменный договор не обязателен — самозанятый сразу получит оплату и должен предоставить чек.
При поэтапных работах рекомендуется письменный договор и акты приема-передачи. При выплате аванса самозанятый должен выдать чек в момент расчета (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
Имейте в виду лимит наличных расчетов до 100 тысяч рублей по одному договору, если исполнитель — ИП (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У).
Вывод:
Наличные — простой, но ограниченный способ оплаты, подходящий для небольших сумм, разовых работ и небольших команд, находящихся в одном городе. Компания должна иметь в наличии достаточно средств для расчета и учитывать более высокую банковскую комиссию за снятие наличности. Если самозанятых сотни, лучше рассмотреть другие варианты оплаты.
Банковская карта
Если ваш исполнитель — ИП с POS-терминалом, вы можете использовать корпоративную банковскую карту для оплаты. Важно, чтобы ИП выдал вам чек при расчете. Этот метод считается безналичным, не подпадая под лимиты для наличных платежей (Указание ЦБ РФ № 5348-У).
Бизнес-карта также позволяет совершать онлайн-переводы по номеру карты исполнителя, но обратите внимание на комиссии банка за такие операции. Оплата с бизнес-карты рассматривается как аналог платежа с расчетного счета, требующего уплаты НДФЛ, страховых взносов и предоставления отчетности.
Бизнес-карты также ограничены лимитами на переводы, которые кумулятивны для всех карт компании.
Вывод:
Этот метод удобен для разовых платежей ИП, но не подходит для массовых выплат из-за лимитов и риска блокировки счета (по Федеральному закону № 115-ФЗ).
Безналичный расчет
На личный банковский счет или карту исполнителя:
Исполнитель предоставляет свои реквизиты, и компания производит оплату через интернет-банк. При оплате самозанятому важно получить чек до 9-го числа месяца, следующего за датой поступления денег.
Через приложение “Мой налог”:
Этот способ удобен для оплаты самозанятым. Исполнитель формирует в приложении “Мой налог” счет, который компания оплачивает онлайн. Средства зачисляются через систему СБП, а комиссия и условия определяются платежными агентами.
Вывод:
Эти способы обеспечивают прозрачность и учет платежей, но с увеличением числа исполнителей следует быть внимательными, чтобы избежать ошибок в банковских реквизитах, а также потенциальной блокировки счета компании при частых массовых выплатах физлицам. Банк может потребовать пояснения и предоставление договора с исполнителем, что может занять несколько дней, и приостановить движение средств компании.
Оплата через систему СБП
СБП позволяет моментально переводить средства внештатным исполнителям по номеру телефона, без ввода реквизитов. Этот способ в 3 раза быстрее, чем обычные банковские переводы на карту или счет.
Однако, стоит помнить, что такие переводы нельзя отменить, поэтому важно внимательно проверять данные получателя (сумму и номер телефона). Также банки отправителя и получателя должны быть участниками СБП для успешных переводов. При наличии сотен исполнителей ручная проверка всех банковских соединений может занять много времени.
Как эффективно платить исполнителям, когда их много
Если исполнителей больше сотни, советуем автоматизировать рутинные процессы, такие как документооборот и выплаты внештатным исполнителям. Лучше всего подключиться к сервису, который работает по принципу "одного окна".
Главное удобство при работе через сервисы - это возможность проводить массовые выплаты безопасно: без блокировки счета банком и ошибок в реквизитах.
Оплата происходит через номинальный счет, который компания пополняет через свой банк. В личном кабинете сервиса заказчик может выбрать метод оплаты, загрузить реестр или подтянуть данные автоматически из анкеты исполнителя для заключения договора.
Также сервисы обычно берут на себя:
- проверку статуса, если исполнитель самозанятый;
- проведение выплат по реквизитам счета, номеру карты или на номер телефона посредством СБП в адрес исполнителя, независимо от их налогового статуса
- передачу чека за самозанятого.