А вы красите деньги? Или — как всё-таки разделить деньги личные и бизнеса раз и навсегда

Каждый предприниматель открывает свой бизнес, чтобы получать прибыль и жить жизнью мечты. И почти каждый допускает одну и ту же фатальную ошибку: не делит деньги на личные и бизнесовые.

И сегодня я помогу вам ответить на пять вопросов:

• Почему это, собственно, является ошибкой
• В чем причина этой ошибки
• Как не допустить ошибки
• Что делать, если уже допустил
• Как выстроить удобную систему

Почему эта ошибка может стать роковой? Есть минимум два последствия, способных привести бизнес к краху.

• Кассовый разрыв. Вывел деньги на покупку новенького BMW, но на зарплату сотрудникам, на налоги, или на оплату поставщику «внезапно» не хватило. Команда разбегается, растут штрафы и пени. Закладываем BMW под кредит в банке, чтоб свести концы с концами. Знакомо? Конечно, кассовые разрывы случаются не исключительно по этой причине, но она довольно частая. И это проблема не только начинающих «голодных» предпринимателей. Опытные товарищи тоже грешат этим. Иногда у успешного собственника может сложиться ложное ощущение, что всё так успешно будет и дальше, и можно тратить без оглядки. Нет, нельзя. Кризисы, политическая ситуация, расторопные конкуренты не станут вас предупреждать заранее о своем появлении.
• Отсутствие средств на развитие. Эта опасность подстерегает более «осмотрительных» и «аккуратных» предпринимателей. У них точно хватает на зарплату и налоги. Они тратят только «то, что осталось». Но зато подчистую. Вся прибыль идёт в личный кошелёк. И когда подворачивается удобный случай сделать закупки со скидкой или открыть новое направление бизнеса, резерва нет. Кредиты – дорого, инвесторы не стоят в очереди. Всё, ты отстал от конкурентов!

Почему почти каждый предприниматель допускает «смешивание» денег. Причин две:

• Мышление «собственника». В кавычках слово написано потому что в данном случае проявляется его «темная сторона»: деньги мои, бизнес мой, что хочу, то и делаю, сколько хочу, столько и забираю. Этот риск весьма распространён, когда у предпринимателя нет никого в подчинении; однако, я работала с собственником большой компании с миллионными оборотами и штатом в 100+ человек, который в какой-то момент начал выводить на квартиры/дома/виллы деньги из оборотки бизнеса, словно фирма – его большой кошелёк. С момента начала такого «хозяйствования» бизнес протянул меньше 5 лет.
• Простота получения денег. У индивидуальных предпринимателей практически нет границ, разделяющих его личные деньги и деньги бизнеса: можно принимать средства от клиентов на собственную карту/счёт, можно оплачивать что угодно кому угодно с карты/счета ИП. В итоге не понятно: остаток на счете твой или бизнеса? У организаций тоже всё просто: завёл пластиковую бизнес-карту и под видом представительских расходов трать, почти на всё что хочешь. Квартиры, машины покупаем на организацию, почему нет. И масса прочих способов «вывести» средства. Где мера?

Как не допускать этой ошибки и выводить деньги из бизнеса правильно?

Правило номер ноль: ведите финансовый учёт! Вроде тема очевидная, и предприниматели даже ведут «какие-то записи и таблички», но чаще всего это ограничивается учетом долгов: он должен/ему должны. Грамотный управленческий учёт состоит минимум из трёх отчётов (о них напишу ниже) и должен вестись непрерывно. При этом, по каждому типу отчётов обязательно составлять план и фиксировать факт.

И ещё три правила:

• Формируйте фонды. То есть с каждого поступления денег откладывайте долю на каждый тип расходов: закупки, зарплата, налоги, резерв. (Такой же принцип рекомендуется и в личных финансах, кстати.)
• Определите необходимый «прожиточный минимум» и оплачивайте его себе (собственнику) в форме зарплаты. Это может быть как официальная зарплата по должности, так и условная сумма, которую предприниматель переводит с карточки предприятия на свою.
• Мышление. Снова про него. Если мы уподобим бизнес курице, которая несет золотые яица, то становится очевидным: предприниматель прежде всего должен заботиться о своем бизнесе (курице) и забирать только яица (чистую прибыль) . Дисциплина и понимание: интересы бизнеса выше личных «хотелок».

А если я уже смешал?! Учимся “красить” деньги.

Всё поправимо. Нужно:

1. Сегодня же выделить (покрасить) счета: личные и бизнесовые. Особенно это актуально для ИП. Условно назовем личные – красными, бизнеса – зелёными.
2. Все входящие потоки денег от клиентов/покупателей/банков и пр. по бизнесу с сегодняшнего дня зачислять строго на «зелёные» счета/карты бизнеса (если на пересогласование условий с клиентом требуется время просто транзитом переводить деньги со своей карты на бизнесовую) .
3. Все личные траты проводить только с личных «красных» карт.
4. В организации определить месячный лимит на перевод собственнику (как представительских расходов, так и зарплаты) .
5. Начать планировать доходы, расходы и движение денег.
6. Начать фиксировать каждое поступление, платёж, и другие операции.
7. По итогам периода (месяц/квартал/года) сравнивать план и факт, определять величину прибыли, а также, оплачена ли эта прибыть (то есть поступили ли фактически деньги, по прибыльной сделке) .
8. С чистой совестью выводим прибыль с зелёного счета на красный.

Что, где, когда и как фиксировать?

Есть три базовых отчёта, которые должны быть у каждого предпринимателя:

• Отчёт/план по доходам и расходам
• Обчет/план по движению денег
• Баланс, план/факт

В первом предприниматель оценивает прибыльность сделок; второй помогает управлять денежными потоками, избегать кассовых разрывов; третий помогает понять где «зависли» деньги (в дебиторке, в товаре, на счетах и др.) и насколько бизнес обеспечен собственными деньгами и насколько заемными (большой объем последних сулит риски разориться) .

Ну и кто всё это будет делать?

В общем-то, кто угодно, кто умеет считать, пользоваться таблицами и здравым смыслом. Правила учёта достаточно логичны и просты. Один раз запомнил, дальше всё на автомате.

При этом, крайне не рекомендую заниматься финансовым учётом лично предпринимателю. Почему?

Учёт – это рутина, которая занимает достаточно времени и требует непрерывного внимания. А дело предпринимателя – генерировать идеи, проводить встречи, задавать «генеральную линию партии». Предпринимателю просто по его природе не свойственна такая работа, да и время его стоит гораздо дороже.

Так что если ваш доход превышает хотя бы 200-300К, немедленно нанимайте ассистента, который будет заниматься, помимо прочего, учётом финансов. (Кстати, многие предприниматели не допускают к учету «чужих» как раз по причине, что у них смешаны денежные потоки. Как только вы разведёте их в разные стороны, эта проблема отпадёт сама собой). Обучить ассистента может как сам собственник, так и наёмный консультант.

Если у вас в команде более 50 человек и/или доход превышает 50 млн. и/или большое количество операций, то имеет смысл нанять экономиста. Поскольку речь может идти не о простом фиксировании доходов/расходов и движения денег, а об анализе финансовых показателей и прогнозировании успеха бизнеса на месяцы и годы вперед. А тут требуется специальное образование.

Есть и альтернатива: обязанности экономиста могут быть «по кусочкам» распределены на разных сотрудников: менеджеров, администраторов, руководителей отделов. Но, чтобы это сделать грамотно, нужно точно знать, кому что делегировать. Я, как консультант, изучаю все процессы в бизнесе и помогаю предпринимателю «раздать» все функции финансового учета и анализа по соответствующим исполнителям.

• Денежные потоки бизнеса необходимо отделять от личных и сделать это надо как можно раньше
• Разделение нужно, чтобы избежать кассовых разрывов, иметь запасы для развития бизнеса, видеть актуальную финансовую картину иметь возможность делегировать учёт
• Удобную систему учёта можно выстроить как самостоятельно, так и с привлечением грамотного эксперта по финансам

Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать, как поступить в вашей конкретной ситуации, буду рада ответить на любые вопросы: https://t.me/mashoostick