Что такое RPA?
Начнем непосредственно с определения технологии RPA.
RPA расшифровывается как Robotic process automation и представляет собой приложение имитирующее действие пользователя в существующей автоматизированной системе или иных ПО, к примеру в комплексе приложений MS Office.
Главным отличием RPA от других инструментов автоматизации является принцип взаимодействия между программами не на уровне интеграционной шины или API, а на уровне уже существующего пользовательского интерфейса. Как следствие, RPA-алгоритм использует те же элементы управления, что и живой человек (только виртуально), то есть клавиатуру и мышь. Роботу не требуется экран для работы, алгоритм, как правило, сам интерпретирует экран и изменения на нем в электронном виде на отдельной виртуальной рабочей станции.
Возможности RPA обширны, робот может выполнять множество задач, обычно выполняемых сотрудниками:
- Заполнять информацию в формах;
- Выполнять любые действия с файлами и папками;
- Взаимодействовать с различными автоматизированными системами, почтой, интернет ресурсами и т.п.;
- Работать с несколькими приложениями одновременно;
- Сравнивать и проверять полученные данные, проводить математические расчеты;
- Распознавать текст в различных типах файлов;
- Импортировать данные напрямую в базы данных;
- Осуществлять автоматизированную проверку информации, вводимой человеком.
И это неполный список задач, который может выполнять алгоритм. Широкий функционал технологии RPA является неоспоримым плюсом данного инструмента автоматизации и не единственным.
Почему RPA?
Технология RPA имеет целый ряд весомых преимуществ:
- Программные роботы позволяют перенаправить высвободившихся сотрудников на другие процессы, тем самым сокращая расходы;
- Освобождает сотрудников от рутинных и скучных задач, что позволяет работнику сфокусироваться на выполнении более интеллектуальных функций;
- Алгоритм может работать 24 часа в сутки, ему не требуется сон, отпуск, робот не устает;
- Порядок работы RPA алгоритма предсказуем и не может меняться сам по себе;
- Робот не допускает ошибок, вызванных «человеческим фактором»;
- Алгоритм, как правило, выполняет операции быстрее, чем сотрудник-человек;
- Внедрение RPA робота происходит сравнительно быстро, так как он может работать с существующими автоматизированными системами, тем самым, не изменяя существующий IT ландшафт кампании;
- Программные роботы могут обеспечить связь с «legacy-системами», то есть RPA-алгоритмы позволяют автоматизировать взаимодействие с устаревшими системами, участвующими в бизнес-процессе, что, в свою очередь, устраняет необходимость в немедленной замене автоматизированных систем или программ;
- Программный робот позволяет вести стопроцентное логирование своих действий и, тем самым, облегчает мониторинг свое производительности и эффективности;
В теории все смотрится многообещающе, а что же на практике?
RPA на практике
Разберем один пример внедрения RPA-алгоритма, с которым автор сталкивался на личном опыте.
В подразделении, обрабатывающем запросы клиентов и контролирующих органов на предоставление оригиналов или электронных копий документов, был внедрен программный робот в процесс загрузки отсканированных сотрудником файлов в профильную автоматизированную систему.
При внедрении робота процесс был фактически разделен на две части, сотрудник производил сканирование документов и выкладывал на файловый ресурс, робот выполнял остальные действия:
- Вход в профильную АС;
- Выбор обрабатываемого PDF-файла;
- Поиск в системе целевого досье клиента;
- Вход в подсистему хранения электронных копий документов;
- Загрузка файла;
- Сохранение изменений;
- Запись логов работы.
Спустя месяц после ввода в промышленную эксплуатацию шести роботов на отдельных виртуальных машинах были собраны данные, которые показали интересные результаты.
До внедрения алгоритма сотрудник сканировал и загружал в систему за 8 рабочих часов от 50 до 300 файлов. Робот снял с сотрудников обязанности по загрузке файлов в систему, тем самым производительность сканирования увеличилась на величину от 20 до 400%, такой «разлет» полезного эффекта обуславливается тем, что комплекты документов различны и скорость сканирования напрямую зависит от количества страниц в документах, наличия сшитых листов, защищенных опломбированной печатью и т.д.
Робот за 8 рабочих часов загружал в систему от 300 до 450 документов, в зависимости от объема PDF-файла, но, как было описано ранее, программный робот способен работать 24 часа в сутки и загружать в систему от 1200 до 1800 файлов, сотрудника за рабочий день загрузил бы от 200 до 280 документов. Путем нехитрых расчетов получаем увеличение операционной производительности за рабочий день на 50-60%, а за сутки алгоритм обрабатывал в 5 – 5,5 раз больше файлов, относительно человека.
В результате ускорение процесса привязки файлов и сканирования документов позволило усовершенствовать основной бизнес-процесс подразделения, а именно уменьшить время обработки запросов на документы в среднем на 40%.
Внедрение RPA-технологии на одном участке процесса позволило добиться отличных положительных результатов, но в бочке меда будет своя ложка дегтя, и данный пример внедрения программного робота не исключение.
Так как RPA не использует API, а копирует действия пользователя и взаимодействует непосредственно с интерфейсом систем, то робот напрямую зависит от быстродействия и стабильности целевой системы. Другими словами, алгоритм не может работать быстрее автоматизированной системы, при снижении быстродействия АС скорость работы робота так же снижается. В случае полного отказа систем, алгоритм так же прекращает свою работу. Изменение интерфейса системы повлечет за собой необходимость срочной доработки алгоритма, без которой робот либо станет неработоспособным, либо начнет выполнять действия, ранее не закладываемые в алгоритм.
Теперь мы подходим к самому интересному для аудита вопросу: как совместить RPA и аудит?
RPA и аудит
Ознакомившись с RPA-технологией и примером ее внедрения, можно сформировать как минимум две роли RPA в аудите.
RPA как объект аудита.
RPA-алгоритм можно рассматривать как объект проведения аудиторской проверки. А именно провести анализ корректности работы программного робота на основе его логов. Но выше было сказано, что алгоритм не ошибается, а работает согласно прописанным инструкциям. А если инструкции изначально были частично ошибочны? Программный робот обладает высокой производительностью, и одна ошибка в алгоритме способна породить тысячи неверных действий. К примеру, в ранее описанном алгоритме был некорректно прописан блок поиска клиентов, к информации которых будут привязываться сканированные копии документов, в результате робот будет загружать в систему 1200-1800 некорректных документов в сутки. При обнаружении такой ошибки подразделению потребуется остановить всех роботов, обнаружить ошибочные файлы, вручную перепривязать или отсканировать документы заново, переписать алгоритм. Данные мероприятия потребуют больших временных затрат и вынудит вернуться к старой схеме бизнес-процесса, чем, разумеется, будут недовольны клиенты, со всеми вытекающими последствиями.
RPA как инструмент аудита.
Программного робота возможно использовать при проведении стандартных аудиторских проверок. К примеру, раз в квартал проводится аудит конкретного подразделения, по определенному алгоритму, роботу можно поручить сбор, первичный анализ и подготовку данных из нескольких источников для аудитора, или настроить робота на ежедневный мониторинг системы без привлечения человека, например, анализ поступающих жалоб клиентов, их классификацию и подготовку информации о наиболее критических из них. В результате с аудитора будет снята часть монотонной и скучной работы, что позволит уделять больше времени на поиск сложно идентифицируемых нарушений.
Итог
RPA-технологии на сегодняшний день крайне популярны в роли инструмента автоматизации процессов, и поэтому крайне интересны для изучения с точки зрения аудита, так как RPA-алгоритмы внедряются в бизнес-процессы во все больших объемах, что потребует более пристального контроля за результатами их работы или же использования таких алгоритмов в деятельности аудита.