В последнее время мы часто слышим, что метод Process Mining позволит нам находить интересные отклонения и нарушения в процессах при проведении наших аудиторских проверок.Что это такое и как его применять на практике? Мы с коллегами решили разобраться, пройдя дистанционное обучение, проводимое PwC.
Один из участников обучения делится своим опытом:
В феврале этого года вместе с коллегами из Иркутска, Новосибирска и Екатеринбурга я проходила обучение Process Mining.
К моменту обучения у меня уже были некоторые представления о РМ, т.к. процесс ещё с прошлого года активно внедрялся в нашем банке.
Несмотря на короткий срок прохождения обучения – тренинг проводился в течение одного дня – мы смогли пройти не только теоретическую часть курса, но и попрактиковаться при самостоятельном решении небольшого кейса.
В ходе обучения были подробно разобраны 6 основных цикличных шагов процесса:
— Планирование:
На данном этапе рассматривались такие вехи, как выбор бизнес-процесса, постановка вопросов для его исследования и формирование команды;
— Извлечение данных:
На этапе извлечения данных производится выгрузка данных, сбор и консолидация сведений об исследуемом процессе;
— Обработка данных:
В ходе следующего этапа создается журнал событий для дальнейшего анализа;
— Моделирование и анализ:
Название данного этапа говорит само за себя, основной целью его является формирование выводов касательно эффективности исследуемого процесса и определения соответствия его внутренним нормативным документам. Также на данном этапе ознакомились с тем, какие существуют инструменты для моделирования;
— Оценка результатов:
В ходе предпоследнего этапа PM производится анализ и проверка результатов с целью выработки идей по оптимизации процесса;
— Оптимизация процесса и мониторинг:
На завершающем этапе на основании выводов, полученных на предшествующих шагах исследования, выносятся решения по изменению исследуемого бизнес-процесса с целью его оптимизации.
Также на обучении было разобрано небольшое практическое задание. Участники тренинга смогли на реальном кейсе ознакомиться с инструментом моделирования Celonis для интерпретации результатов анализа. Был рассмотрен небольшой этап банковского процесса. На практике мы смогли увидеть все цепочки отклонений и путь оптимального решения.
После прохождении тренинга я сделала для себя 3 небольших открытия:
- До начала проведения анализа методами РМ необходимо встретиться и обсудить тему исследования с владельцем процесса.
- РМ применяется не для интересной статистики, должен быть результат.
- РМ – не быстрый процесс, может занять около 3 месяцев.
При применении полученных знаний на практике и столкнувшись с рядом проблем, я придумала для себя несколько «вредных советов» для дальнейшей эффективной работы:
Во-первых, быть ленивой. Помню, как несколько лет назад, во время получения высшего образования в математическом институте преподаватели любили повторять «математики должны быть ленивыми», что говорило о необходимости придумать максимально короткое решение задачи. Так и в случае с РМ до выгрузки логов мы должны определиться, какие данные нам нужны, чтобы впоследствии не возвращаться к первоначальным этапам процесса и не делать дополнительные выгрузки.
Во-вторых, не пугаться запутанных диаграмм процесса. После обработки логов мы получаем графическую интерпретацию исследуемого бизнес-процесса – диаграмму процесса. Сама диаграмма может напоминать рисунок моего двухлетнего ребенка – сложные запутанные линии, этакая графическая абракадабра. При том, что как правило, этап исследуемого бизнес-процесса, описанный в ВНД имеет четкую структуру и последовательность. Благодаря диаграмме процесса можно увидеть идеальную картину, а также выделить отдельные аномалии.
В-третьих, взаимодействовать с экспертом в предметной области, в основном, с практиком. Лучше всего обратиться к сотруднику, непосредственно сопровождающему исследуемый бизнес-процесс и на практике понять, как проходит интересуемый этап. В частности, мы ходили в профильное подразделение и вместе с сотрудником проводили выдачу кредитного продукта юридическому лицу. И в заключение, хочется сказать, что хорошее начало – половина успеха!