После проведения контрольной процедуры аудитор анализирует выявленные нарушения, определяет сотрудников их совершивших. Во многих организациях применение определенного вида дисциплинарного взыскания зависит от повторяемости и системности выявленных нарушений.
Чтобы сделать вывод о необходимости применения наказания проводится анализ повторяющихся нарушений за последние 12 месяцев. Поскольку анализ в ручном режиме занимал существенное время, было решено оптимизировать этот процесс.
Так, в MС Ассеss мы реализовали алгоритм автоматического поиска повторяющихся нарушений в Базе Данных по табельному номеру сотрудника, допустившего нарушение. Автоматический поиск запрашиваемых данных осуществляется при помощи запроса SQL. В результате формируется отчет за последние 12 месяцев с перечнем сотрудников, допустивших нарушения, указанием количества повторных случаев, видов нарушений и вида ответственности.
Итак, предлагаем вашему вниманию практический инструмент, который позволит вам существенно сэкономить время для данной процедуры.
— Выбираем необходимые столбцы из базы данных: в нашем случае это столбцы, содержащие информацию о номере контрольной процедуры, дате акта, подразделении, ФИО сотрудника, табельном номере, должности сотрудника, пункте акта, номере бизнес-процесса, типе нарушения, количестве случаев, виде ответственности.
— форматирование столбца «табельный номер1» до 8 знаков. Этот шаг необходим чтобы соблюсти размерность поля в соответствии с форматом базы данных
— выбор подразделения
— получение даты акта от текущей даты за минусом 365 дней
При помощи данного скрипта из базы данных формируется выгрузка с указанием сотрудников, допустивших нарушения, указанием количества случаев повторяемости нарушений, вида нарушений, вида ответственности.
Данный пример наглядно демонстрирует, как можно с помощью простого запроса SQL оптимизировать процедуру по анализу повторяющихся нарушений, и, в дальнейшем, оценить систему внутреннего контроля в подразделении.