Цифровой детокс офиса или что сделать с ненужной техникой с пользой и по закону

Каждый российский стартап рано или поздно сталкивается с операционной деятельностью. Молодая российская компания, создающая Smart Workspace для государства и корпоративного бизнеса, поделилась своим опытом по грамотной утилизации офисной техники. Какие существуют варианты и какова их стоимость для организации рассказала руководитель направления стратегических коммуникаций Гетмобит Екатерина Маркова.

С началом рабочей недели, жители бизнес-центров! Многие начинают новый год «с чистого листа». Вот и мы решили поделиться собственным опытом, как начать новый рабочий год с «чистого офиса». Средний срок эксплуатации ПК и офисной техники - 1-5 лет, поэтому в компаниях процесс избавления от старого оборудования и приобретения нового идет постоянно. Раз уж мы в Гетмобит говорим о детоксе рабочего пространства, то нужно показывать пример.

Предыстория: пару лет назад мы проводили пилотный проект для одного из наших заказчиков и закупили для него партию МФУ. После проведения выборов и завершения пилота техника для печати оказалась не нужна и лишь занимала лишнее пространство.

Первая попытка – продать технику на сайтах объявлений, провалилась. Объявление регулярно снимали за сроком давности, а купили лишь один МФУ. Брать сложную технику с рук, даже бывшую в использовании 1 день, официально и по договору, не желали ни юр. лица, ни обычные граждане.

У крупных компаний даже есть целые разделы на сайтах по продаже оборудования, которые на самом деле не особенно помогают избавляться от старой техники.

Под конец года мы провели инвентаризацию техники, в ходе которой несколько принтеров оказались нерабочими. Стоимость ремонта была необоснованно высокой, а идеи, что делать даже с рабочими – отсутствовали. Так возникла новая задача – утилизация техники. В случае юридического лица такая инициатива имеет ряд тонкостей. О своем опыте и набитых шишках мы и хотели рассказать.

Если стоимость оборудования – свыше 40 тыс. руб (а это обычная цена для простого офисного ПК), то техника становится на баланс организации, как основное средство и все ее перемещения и состояния должны отслеживаться на бумаге. Даже если стоимость ниже – просто отправить МФУ в мусорку по-человечески неправильно и юридически незаконно.

Неточности в бухгалтерских расчетах и списании оборудования рассматриваются нормами законодательства об утилизации оргтехники как административное нарушение. Несоблюдение процесса списания может повлечь наложение штрафов.

Причины: риски вредного воздействия на окружающую среду (при производстве любой техники используются токсичные вещества), составные элементы и материалы могут повторно использоваться.

Юр. лицо и его руководителя скорее всего оштрафуют за оставленную технику в контейнере возле бизнес-центра. Основные санкции прописаны в ст.8.2 КоАП РФ. Генеральный директор может быть оштрафован до 30 тыс. руб, а сама фирма – на сумму до 250 тыс. руб, а в случае вынесения решения о приостановлении деятельности в административном порядке, организация может быть закрыта на срок до 3 месяцев. Согласитесь, для любого бизнеса это крайне неприятные последствия. Кроме того, штраф в размере 6 тыс. руб с должностного лица и 100 тыс. руб с организации налагается за выявление негативного воздействия на окружающую среду. Если же суд постановит, что имеет место сокрытие экологических сведений о процессе утилизации компьютеров и оргтехники, добавляется штраф в размере 2 тыс. рублей для должностных лиц и взыскание в 10 раз больше для фирмы.

Итого, цена лени сотрудников организации в вопросе утилизации:

· 550 тыс. руб с риском приостановки деятельности на 3 мес для юр. лица;

· 38 тыс. руб с генерального директора, которого признают виновным в нарушениях.

Легальная утилизация оргтехники предполагает заключение договора со специальными организациями, которые обладают лицензией для проведения перевозки, обезвреживания и распределения отходов. Так мы заключили договор с компанией Чистый Мир в сфере управления отходами и провели утилизацию нерабочих устройств. Стоимость утилизации невысока – она составит несколько тысяч рублей за партию офисной техники, но сохранит рабочее время и нервы ваших сотрудников.

И уже непосредственно в горячую пору декабря, у нас возникла идея подарить рабочие МФУ как пожертвование.

С мая 2019 г. мы дружим с Фондом и Детским хосписом «Дом с маяком» и в первую очередь мы решили обратиться к ним. Связались с менеджером и нам подтвердили, что с радостью заберут 5 устройств в лечебный корпус.

Как оказалось, благая идея оказалась достаточно сложной в реализации. Прежде всего, с юридической точки зрения при заключении договора пожертвования. Наши юрист и бухгалтер долго обсуждали трактовку законодательства в вопросе целевого назначения передаваемого имущества. Т. е. использование передаваемых принтеров может не относиться к целевому назначению (ухода за пациентами), и в нашем случае, нужно было правильно прописать условия, чтобы не попасть на доначисление НДС от налоговой. Соответственно, это дополнительная нагрузка на организацию-дарителя, даже если принтеры, как и мы, передают безвозмездно.

Пришлось изучить много документов, но в итоге мнения сошлись, что согласно пп.3 п.3 ст.39 НК РФ передача основных средств, нематериальных активов и (или) иного имущества некоммерческим организациям на осуществление основной уставной деятельности, не связанной с предпринимательской деятельностью - не признается реализацией товаров, работ или услуг.

Устав организации, которой мы передавали пожертвование, в число целей деятельности включал осуществление организационно-методической деятельности для подготовки специалистов паллиативной медицины, среди видов деятельности указаны также были издание методических и информационных материалов, издательская, полиграфическая деятельность, организация и проведение мероприятий. Таким образом, что связь предмета дарения и видов деятельности в целом усматривается. Следовательно, НДС такое пожертвование не облагается и договор был наконец заключен.

Со стороны юристов фонда был резонный комментарий о состоянии техники, бывшей в использовании. Напомним, даже если техника эксплуатировалась всего 1 раз, надо прописывать, что объект дарения не новый. В данном случае даритель должен прописать, что несет ответственность, что передаваемое оборудование находится в исправном состоянии. В случае обнаружения дефектов получатель имеет право вернуть пожертвование или списать с баланса организации.

Передача принтеров совпала с порой детских новогодних утренников, а мы, к сожалению, не могли взять доставку техники на себя. Поэтому принтеры забирали на последней рабочей неделе. Но всё-таки мы это сделали!

Учитывая наш опыт, при наличии возможности советуем делать пожертвования денежными средствами, а не оборудованием. В этом случае всем участникам процесса будет проще и комфортнее, а благотворительная помощь быстрее дойдет до адресатов!

Под конец года, еще 2 МФУ нашли хозяев среди знакомых и друзей сотрудников. Еще один неплохой вариант пополнить бюджет на офисный кофе и печенье, но также требует дотошности и соблюдения юридических нюансов.

Подведем итоги, какие варианты цифрового детокса возможны для вашего офиса в Новом году:

1) Передать технику по договору купли-продажи юр. или физ. лицу, разместив объявление на сайтах и рассказав сотрудникам. Приготовьтесь снижать стоимость оборудования в разы, но даже у физ. лиц больше шансов продать, чем у компании, у которой оно находится на балансе;

2) Утилизировать оборудование, заключив договор со специальной уполномоченной организацией;

3) Передать технику, как пожертвование некоммерческим организациям (непростое, но благое дело). Будьте готовы тесно общаться с юристами и бухгалтерией.

Мы проводим на работе большую часть времени, неважно, работаем мы в офисе или удаленно, дома или в коворкинге. Порядок в нашем рабочем пространстве не менее важен, чем порядок дома. Он помогает навести порядок в голове и структурировать задачу для ее дальнейшего решения. Использовать ценные метры офиса под хранение неиспользуемой техники - нерационально и убыточно. Поэтому своевременно наводите порядок и убирайте лишнее на рабочем столе и в офисе - это залог успеха и сотрудников, и бизнеса.