Офис
Школа ИКРА
1343

Удалёнка — не отпуск. Как оставаться эффективным?

Команда школы инноваций и креативного мышления ИКРА делится своими опытом тотальной удалёнки без потери эффективности. В конце ищите чеклист, чтобы быстрее перейти к эффективной работе.

В закладки

Как выглядел рабочий день обычной компании до марта 2020?

  • Утренний кофе с коллегами
  • Просмотр и актуализация задач на день и неделю, планирование
  • Статусы, митинги или совещания в рабочих группах
  • Брейнштормы, креативные и стратегические сессии
  • Бизнес-ланчи, да, вы ходили вместе поесть
  • Встречи с клиентами у вас в офисе
  • Встречи с клиентами у них в офисе
  • Встречи с клиентами на нейтральной территории
  • Выполнение проектных задач
  • Мемы
  • Повышение квалификации и образовательные программы
  • Вечерние посиделки после работы

Теперь мы всего этого лишились. Как не паниковать?

Мы спокойно перенесли всё в онлайн. Ну или почти всё. На каждую из форм взаимоотношений мы советуем сервисы и методики, которые сами используем очень давно. Выбирайте формы, которые вам нужны в вашем процессе, и постройте из них свой удалённый день.

Утренний кофе с коллегами

До рабочего дня мы созваниваемся на 10-15 минут и болтаем о новостях, щедрости образовательных платформ и консервированном тунце. Это можно сделать через Zoom, Hangouts, Whereby и другие сервисы. Приветствуем друг друга и желаем классного дня.

Утренний удалённый кофе сотрудников Школы инноваций ИКРА​ через сервис whereby.com

Задачи на неделю и на день

Расписываем всё, что нам предстоит сделать в течение недели и дня. Мы пользуемся для этого Trello и Матрицей Эйзенхауэра: делим задачи на 4 типа по их срочности и важности:

  • Категория А — срочные и важные. В идеале эта категория должна вообще пустовать: если вы в срок выполняете все задачи из остальных категорий, то вам удается избежать завала.
  • Категория В — срочные, но не важные. Чаще всего это те самые уведомления из телеграма: побочные задачи, которые требуют вашего времени, но являются наименее полезными для развития.
  • Категория С — не срочные, но важные. Если их не выполнить вовремя, перейдут в категорию А. Можно делегировать и контролировать выполнение.
  • Категория D — не срочные и не важные. Задачи, которые чаще всего не несут за собой никакой пользы, но по-прежнему мозолят глаз в вашем таскменеджере. Если грамотно распределить все задачи в предыдущих категориях, то у вас останется свободное время, которое при желании можно посвятить на выполнение задач из этой категории.
​Матрица Эйзенхауэра Школа инноваций и креативного мышления ИКРА

Прежде чем приступить к расчистке писем и задач, стараемся спрашивать себя: является ли это важным или срочным? Отвечаем на эти вопросы и расписываем задачи по принципу Эйзенхауэра. Приступаем к выполнению задачи в той последовательности, которую предварительно расписали.

Статусы, митинги, совещания в рабочих группах

На созвонах каждый рассказывает о текущих процессах по системе ППП: прогресс, планы, проблемы. Получается, что все начинают в приподнятом настроении, намечают себе и другим, что будут делать в течение недели, и обозначают, что сейчас вызывает трудности. Услышав последнее, коллеги могут прийти на помощь и дать совет, о котором вы даже не догадывались.

Ведём трек задач, чтобы не распыляться: в Trello и Active Collab, или просто фиксируем в календаре или заметках. Ставим реалистичное количество задач на день, учитывая, что будут прилетать мелкие задачи в течение дня.

Брейнштормы, креативные и стратегические сессии

Для мозгового штурма параллельно с созвонами мы используем Miro. Там очень удобно быстро визуализировать идеи и стоить майндмепы. Вот готовые шаблоны от их команды.

Есть формы взаимодействия, которые без приглашения фасилитаторов и модераторов могут быть сложными для реализации. Стратегические сессии, воркауты, воркшопы. Мы уже перенесли их в онлайн, подготовили наших кураторов и многих клиентов к проведению сессий в новом формате.

Бизнес-ланчи

Время побыть без связи. Бронируем себе час в середине дня, когда не созваниваемся с коллегами, а спокойно обедаем. Лучше всего без компьютера и телефона. Повод попробовать новые рецепты и просто отдохнуть.

Встречи с клиентами

Кажется, самый знакомый блок плана на день. Спокойно созваниваемся, как и раньше, когда не было возможности физически присутствовать на встрече.

Выполнение задач и концентрация

Выделите себе часы для выполнения конкретных задач, когда никто не будет вас дёргать на созвоны. Лучше всего забить себе время в календаре лотом «не бронировать». А чтобы сфокусироваться на задаче, посмотрите 7 советов по повышению концентрации из блога Креативность 101.

Мемы

Мы стали отводить себе специальное время на отдых: 5 минут каждого часа, 10 минут каждых двух часов. В это время делаем зарядку, читаем статьи, бродим по сайтам, смотрим мемы.

Повышение квалификации и образовательные программы

Мы в ИКРЕ перевели все оффлайновые образовательные программы для компаний в онлайн. А сами активно продолжаем проходить курсы на удалёнке. Тем более, что сейчас столько курсов и сервисов сделали обучение доступнее.

Вечерние посиделки и конец рабочего дня

Теперь вместо тимбилдинга мы параллельно смотрим TED и фильмы, потом созваниваемся и обмениваемся мнениями. А вечером идём в удалённый бар.

Сейчас каждый из нас придумывает привычки, знаменующие конец работы. Написать в чат «до завтра», встать и пройтись до балкона, подышать, приготовить ужин и тд. Иначе разграничения работа/жизнь как бы нет.

Чек-лист по удалённой работе

Этот чек-лист не будет новинкой для тех, кто уже давно работает удалённо, но тем, для кого это сюрприз, он поможет настроить процессы на начальном этапе.

{ "author_name": "Школа ИКРА", "author_type": "self", "tags": ["\u0448\u043a\u043e\u043b\u0430_\u0438\u043d\u043d\u043e\u0432\u0430\u0446\u0438\u0439_\u0438\u043a\u0440\u0430","\u0448\u043a\u043e\u043b\u0430_\u0438\u043a\u0440\u0430","\u0443\u0434\u0430\u043b\u0435\u043d\u043d\u0430\u044f_\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430","\u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435","\u043a\u043e\u0440\u043e\u043d\u0430\u0432\u0438\u0440\u0443\u0441"], "comments": 3, "likes": 4, "favorites": 32, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 113289, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Wed, 18 Mar 2020 19:44:38 +0300", "is_special": false }
Разработка
Почему мобильное приложение на Flutter — хорошая идея для бизнеса в 2020 году
В условиях кризиса компании стремятся сократить расходы, ускорить выход на рынок и усилить присутствие в онлайне с…
Объявление на vc.ru
0
3 комментария
Популярные
По порядку
2

Да хватит уже!

Ответить
1

Вечерние посиделки - очень кстати в сегодняшнюю пятницу)) Онлайн корпорат 

Ответить

Блоги компаний

Комментарии