И как это препятствует автоматизации
В бизнес-сообществе только ленивый̆ не рассуждает о важности общей идеологии, которую разделяли бы все члены коллектива. Но большинство компаний устроено сложнее, и иногда внутри отдельно взятых компаний могут соседствовать сторонники самоуправления, консерваторы и даже радикалы.
Рассказываем, почему сотрудники разных отделов могут быть похожи на политических оппонентов, как это может стать препятствием на пути важных преобразований и автоматизации процессов, и как работать с каждой̆ из групп, чтобы повысить эффективность.
Консерваторы
Традиционно самые консервативные отделы в компаниях – юридический̆ и бухгалтерия. Именно их работа максимально зарегламентирована, они взаимодействуют с госорганами и во многом отвечают за благополучие всего предприятия и его «лицо» перед государством. Неудивительно, что любые попытки отойти от уже проверенных процедур воспринимаются ими в штыки. Например, юристу иногда проще иметь дело с бумажными, а не электронными документами, несмотря на всеобщую цифровизацию и автоматизацию. Всё потому, что бумажные документы суд гарантированно примет как материалы дела, тогда как с электронными не всегда есть такая уверенность (несмотря на то, что закон это разрешает). Похожая история с бухгалтерией̆: почти все формы отчетности в госорганы давно модернизированы и автоматизированы, но с некоторыми документами бухгалтеру удобнее работать «по-старинке», потому что это гарантирует, что ни с кем из контрагентов не будет недопонимания и все документы будут в порядке. Кроме того, даже если в компании уже вводятся элементы цифровизации, юристы и бухгалтеры на всякий̆ случай могут дублировать документы в бумажном виде. Разумеется, эффекта от такой̆ автоматизации вы не заметите, а время и ресурсы будут потрачены.
Как проводить реформы?
Отталкиваться от того, что бухгалтеры и юристы – люди крайне практичные. И они заинтересованы в любой̆ возможности сократить количество рутинной̆ работы, ошибок, вызванных человеческим фактором и прочих издержек. Поэтому расскажите им о сути планируемых преобразований с акцентом на выгоды для них самих. Например, о плюсах автоматизации и цифровизации: автозаполнение документов, их упорядоченное хранение и классификация, скорость согласования и подписания и многое другое. Многие операторы ЭДО предоставляют своим клиентам тестовый̆ период для оценки функционала, в нашей системе Documentolog и Doculite, например, на ознакомление дается бесплатно 30 дней. За это время юристы и бухгалтеры, для которых крайне важна безопасность данных, могут протестировать систему и убедиться, что документы защищены надежным шифрованием. А если использовать встроенный текстовый редактор Documentolog Office, то система сообщает обо всех скриншотах и копированиях документов.
Либералы
Маркетологов, пиарщиков и отдел продаж можно назвать внутрикорпоративными либералами. Специфика работы делает их максимально открытыми к изменениям, а любое реформирование рутинных процессов они приветствуют. Эти отделы чаще других контактируют с клиентами и с потребителями информации о компании, поэтому для них особенно важно, чтобы бренд ассоциировался с технологичностью, удобством и открытостью. Кроме того, в погоне за новыми клиентами и KPI они ратуют за гибкий̆ подход к ценообразованию. Они же будут предлагать более открыто говорить о своих проблемах на профильных конференциях, ввести систему обратной̆ связи и отказаться от архаичных процессов в компании. Могут быть и вовсе радикальные идеи – вспомним маркетологов сети Burger King, которые сделали эпатаж стратегией̆ позиционирования себя на рынке фаст-фуда.
Как проводить реформы?
Нужно учитывать: если в компании идут долгие структурные преобразования, на какое-то время рабочие процессы могут не только не ускориться, а, напротив, усложниться. Первыми, кто почувствует изменения, станут маркетологи и отдел продаж, которым станет труднее реагировать на вызовы рынка. Поэтому, планируя реформы, важно искать готовые решения, которые легко внедряются и дают быстрый̆ эффект. Для этих целей мы добавили удобные готовые конфигурации в наши системы. А вся адаптация идет через BPM, без программирования, что тоже экономит время. Также желательно выбрать решение, которое имеет инструменты анализа данных. Чем больше данных переходит в цифру, тем больше инструментов для анализа получают аналитики и маркетологи. Как пример – в нашей системе Doculite можно автоматизировать взаимодействие с клиентами и анализировать эти данные для оптимизации бизнеса.
Социалисты
Поскольку мы говорим о коммерческом предприятии, то понятие социализма в нашем контексте - условное. Точнее, есть элементы рыночного социализма, которые используют кадровики и HR-специалисты в своей̆ работе. Это те сотрудники, которые оценивают преобразования в компании с точки зрения коллективного блага и нацелены на то, чтобы доступ к нему был равен для всех. В их круг обязанностей̆ входит создание благоприятных для работы условий, разработка систем премирований и мотиваций, дополнительное обучение сотрудников, направленное на выявление их способностей̆, и тому подобное.
Отдельные идеи социализма может разделять и топ-менеджмент компании. Вспомним хотя бы «заявление о предназначении корпораций» руководителей̆ 180 американских компаний, входящих в группу Business Roundtable. В нем миллионеры, в числе которых глава Amazon и самый богатый человек планеты Джефф Безос, руководитель самого большого банка США JPMorgan Chase Джеймс Даймон и исполнительный̆ директор крупнейшей в мире авиакомпании American Airlines Даг Паркер заявили, что получение максимальной̆ прибыли перестало быть главной̆ целью предприятия, а крупный̆ бизнес должен работать не только на благо его инвесторов и акционеров, но и общества в целом. По словам авторов письма, инвестиции в дополнительное образование сотрудников, честная работа с контрагентами, поддержка профильных сообществ и окружающей̆ среды важнее, чем увеличение акционерной̆ стоимости компании.
Как проводить реформы?
Конечно, современные «социалисты» не отрицают пользу новых технологий, автоматизации и передовых подходов к управлению. Напротив, избавление сотрудников от рутинных задач и возможность открывать в них новые таланты вполне соотносятся с социалистическими принципами. Но, внедряя любые инновации, нужно убедиться, что облегчение работы для одних не ведет к загрузке новыми задачами сверх нормы для других. Многие системы автоматизации бизнеса уже научились оценивать нагрузку на каждый̆ отдел компании, скорость работы, исполнения поручений, количество входящих и исходящих писем на сотрудника и другие параметры. Мы для этих целей внедрили модуль искусственного интеллекта Ai.Sulu, который отслеживает занятость отделов и сотрудников, может составлять рейтинг по скорости и качеству работы и другие подобные отчеты. Тем самым обеспечиваются равные условия для работы всех сотрудников: специальные программы проанализируют, где работают сверх нормы, а где, наоборот, ресурс простаивает, и перераспределят нагрузку. Важно заранее просчитать, не приведут ли инновации к сокращению сотрудников и правильно к ним подготовиться.
В заключение:
Насколько это возможно, позвольте своим сотрудникам принимать участие в важных реформах. Как правило, идеи по улучшению работы своего отдела есть у многих, главное, правильно их применить. Интересный̆ опыт - создать из ответственных сотрудников временную рабочую группу, которая будет высказывать идеи и помогать разным отделам сообща работать над их внедрением. Такой̆ подход не только позволит получить больше полезной̆ информации для инновационного развития компании, но и поможет сотрудникам почувствовать, что к ним прислушиваются и что они вместе с руководством преследуют общую цель – сделать работу эффективнее для всех.