Офисная жизнь во время и после пандемии: ненаучная фантастика и смелые предположения

Пришла беда, откуда не ждали — еще месяц назад мало кто мог представить, что будет происходить в мире из-за коронавируса.

Пока производители консервов, круп, защитных средств и туалетной бумаги подсчитывают прибыли, остальные бизнесмены уходят в онлайн, перепрофилируются, отпускают сотрудников на удаленку и со страхом думают о будущем.

Поговорил со своим клиентом Александром Менжулиным, генеральным директором студии дизайна общественных пространств Designic, и его партнером Светланой Прониной, региональным операционным директором Colliers International, о том, какой будет офисная жизнь во время пандемии и как она изменится после.

Нужно ли переводить сотрудников на удаленку?

Александр: Да, в качестве эксперимента стоит попробовать удаленную работу — может оказаться, что для некоторых сотрудников такой режим оптимален. Главное, чтобы на дому можно было организовать рабочий процесс и контролировать результаты. Благо для этого сейчас существует множество инструментов — Bitrix, Trello, TeamViewer, Skype…

Сотрудники нашего отдела развития, например, уже год в режиме home office, их работа стала эффективнее. Сейчас на удаленку временно перешли и остальные — при необходимости они могут приходить в офис, но мы рекомендовали минимизировать посещения, потому что болезнь проще предотвратить. Студия выглядит так:

Светлана: Вопрос скорее в оперативной реакции на вызовы существующей реальности. Можно, конечно, настаивать на офисной работе и получить в ответ если не коронавирус, то сезонный грипп у половины офиса, плюс стресс от информационного потока с естественным снижением эффективности работы из-за влияния отвлекающих факторов. А можно объективно оценить характер работы всех сотрудников и, при наличии технической возможности, позволить им выбрать между работой в офисе и дома. И тут вопрос уже в эффективности руководителей и их умении организовать работу таким образом, чтобы это не повлияло на эффективность, скорость и качество работы сотрудников.

Мы предложили всем линейным руководителям определить возможность удаленной работы сотрудников их департамента, порядок ежедневного уведомления о графике работы департамента и контактных лиц по взаимодействию со смежными департаментами. Рассказали и о мерах профилактики коронавируса, и о правильной организации удаленной работы. Удаленная работа — это прежде всего работа. Сотрудники находятся на связи, мы удаленно фиксируем время начала и окончания работы, через Skype for business проводим множество видеозвонков.

Часть сотрудников осталась в офисе по разным причинам — кому-то так комфортнее (более продуктивно или более спокойно, лучше организовано рабочее место), у кого-то много внешних встреч, которые не перевести в skype-режим.

Мое мнение — здоровые и спокойные сотрудники на удаленке или со свободным графиком гораздо лучше паникующих и работающих в стрессе сотрудников в офисе.

А вдруг никто не захочет возвращаться в офис?

Есть мнение, что после вынужденного перехода в дистанционный формат большинство специалистов не захочет возвращаться в офисы, а компании, оценив экономию на аренде, канцтоварах и коммунальных услугах, урежут штат до необходимого минимума. Что думаете по этому поводу?

Александр: Технологии уже давно позволяют работать не в офисе, и работа воспринимается нами не как место, куда приходим изо дня в день, а как деятельность. При этом по сей день офисы востребованы. Человек — социальное существо, ему важно общение оффлайн и физические встречи. Не зря в последнее время стали набирать популярность коворкинги, в которых можно не только поработать, но и пообщаться с единомышленниками.

Считаю, что удаленная работа на время пандемии — временная мера. Когда ситуация стабилизируется, большинство с радостью вернется в офисы. Этот формат не для всех подходит, потому что:

• не позволяют условия: нет отдельного кабинета, дома жена с маленьким ребёнком или больная бабушка, медленный интернет, соседи, сверлящие стены 365 дней в году или слушающие тяжелый рок на полную громкость — список можно продолжать бесконечно. Если человек — счастливый обладатель квартиры в новостройке, слышно каждый звук от соседей, что тоже сосредоточению не способствует;
• проблемы с самоорганизацией. Многим сложно работать, когда никто не смотрит, рядом любимый диван, ноут с сериалами и полный холодильник. Эффективность работы таких людей вне офиса обычно резко снижается;
• сложно разделить работу и личную жизнь, когда все проходит в одном помещении (это тоже про самоменеджмент, кстати). Люди начинают сидеть над задачами по ночам в ущерб здоровью и отношениям и, поработав в таком режиме пару месяцев, решают, что больше никогда;
• не хватает общения. Лишившись возможности поболтать с коллегами за чашкой кофе или на перекуре, многие сохнут, грустят и работу работают из рук вон плохо;
• сложно поддерживать коммуникацию. Если в офисе можно зайти в соседний кабинет и уточнить у коллеги, что он имел в виду, при удаленной работе на это может уйти некоторое время. Пока не наладится процесс обмена информацией в команде, что-то неизбежно будет теряться, забываться и пониматься превратно, это бесит.

Минусов хватает, поэтому бояться нечего — многие вернутся в любимый офис, как только будет можно. Тех, кто пригреется дома и не захочет ничего менять, можно оставить там или предложить гибридный формат — работать удаленно, но приезжать в офис на регулярные командные встречи, или часть недели проводить дома, часть в офисе. На них отшлифуется схема дистанционного сотрудничества, после чего бизнес получит доступ к специалистам из других городов, которые в чисто офисном формате были бы недоступны: в регионах и цены приятнее, и предложение больше.

Светлана: Не думаю, что удаленка может стать заменой офису. Скорее она заставит по-другому взглянуть на организацию работы и эффективность рабочего пространства. Многие задумаются о возможностях индивидуального планирования рабочего времени сотрудников, над размещением и количеством рабочих мест, возможностью организации hot desk, «гибкого» зонирования.

В последние годы мы наблюдаем рост спроса на услуги оценки эффективности использования офисного пространства. Думаю тенденция продолжится и увеличится. Аренда офиса — большой cost, который любой работодатель будет стремиться снижать, но не отказываясь от офиса, а более гибко подходя к организации пространства.

В тренде эргономика, «умные» офисы. Не зря офис Google стал эталонным примером организации рабочего пространства. Все стремятся к развитию творческого потенциала и креативного мышления сотрудников. Также такой офис служит дополнительной нематериальной мотивацией для работы в компании, что особенно важно для молодых сотрудников, формирования их лояльности к компании и бренду. Важно, чтобы пребывание в офисе было не только эффективным для работодателя, но и комфортным для сотрудников.

Второй тренд — рациональное потребление, в том числе — природных ресурсов. Различного рода энергосберегающие технологии, нестандартные технические решения, позволяющие экономить энергоресурсы — это и мода на «зеленые» технологии и реальная экономия на эксплуатации такого офиса. Сейчас оба тренда прослеживаются даже у самых консервативных компаний.

Наблюдаю рост интереса к коворкингам, особенно у стартапов и небольших команд. Такой вариант выбрал и мой клиент Константин Комаров, основатель сервиса по продаже билетов на мероприятия Qtickets. По его словам плюсы такие:

• не нужно снимать большое помещение, берешь столько кабинетов, сколько нужно — экономия;
• получаешь юридический адрес;
• можно дополнительно оплатить услуги секретаря, обработку корреспонденции, приём звонков на ресепшене и т.п.;
• не нужно делать ремонт, закупать мебель и проводить интернет, все готово.

Как скажется на спросе кризис?

Александр: Предполагаю, что интерес к коворкингам после кризиса будет расти. Многие компании предпочтут их привычным офисам, потому что вынуждены будут экономить. Те, кому дистанционный формат придется по душе, могут урезать штат до минимума или перевести бизнес в онлайн — потребность в аренде большого офиса в таком случае отпадет.

Мои мысли по этому поводу с комментариями Александра.

Будь готов в любой момент уйти в онлайн

Да, не в любой сфере это возможно, но нужно стремиться максимально оцифровать свои услуги и отработать схему быстрого перевода команды на дистанционную работу. Важно иметь план действий на такой случай: кто за что отвечает, какое ПО должно быть на рабочих машинах, как взаимодействовать с коллегами удаленно, как минимизировать риск утечки данных и так далее, зависит от специфики бизнеса. На vc уже много статей о том, как организовать переход на дистанционный формат работы, вот одна из наиболее полных.

Сопливым в офисе не место

В России люди идут на работу с насморком, кашлем и даже температурой. Нашел интересное исследование, поясняющее причины. Опрос был проведен порталом HeadHunter в 2016 году — боюсь, с тех пор ничего не изменилось.

Александр: В первую очередь стоит завести в компании правило «болеешь-сиди дома». Или грубее, как в книге «45 татуировок продавана»: «Сопли — это не геройство». Если пренебрегать этим правилом, никакие дополнительные средства в борьбе с распространением вирусов не помогут.

Это значит, что в нем:

• регулярно убирают, а сотрудники поддерживают чистоту: не копят хлам на столах и не едят на рабочем месте;
• продуманная система кондиционирования;
• во время сезонных эпидемий поверхности, которых часто касаются, регулярно дезинфицируются, в свободном доступе есть антибактериальные гели для рук.

Александр: Хорошо, если в помещении предусмотрена приточно-вытяжная система вентиляции. Если вентиляции нет, как можно чаще делайте перерывы, открывайте окна и проветривайте помещение. Еще можно купить очиститель воздуха. У Dyson, например, есть прибор, мощный HEPA фильтр которого (по заявлению производителя) кроме вредных летучих соединений способен удерживать и вирусы.

В период эпидемий стоит чаще делать влажную уборку в помещении и дезинфицировать поверхности, к которым постоянно прикасаются.

Не болейте. Не паникуйте. Все будет иначе, но все равно хорошо.