Сегодня из дома: гайд по дистанционной работе от Студии Олега Чулакова

Самоизоляция и продленные на месяц выходные настойчиво убеждают: работа может и должна быть эффективной не только из офиса. Мы объединили свой опыт в полноценный гайд с советами, которые помогут безболезненно перейти на «удаленку», эффективно выстроить онлайн-взаимодействия, избежать ошибок в организации процессов и повысить результативность.

За последние две недели тысячи компаний по всему миру перешли на удаленный формат работы, чтобы минимизировать риск заражения коронавирусом. Apple перевела 12 тыс. сотрудников на дистанционную работу. Microsoft и Expedia отправили на удаленку более 80% сотрудников, около 76% специалистов трудятся удаленно для таких компаний как Amazon, Google, Twitter и Uber.

В России тоже каждый день появляются новости о переходе компаний на удаленный режим работы. Ростелеком перевел 40 тыс. сотрудников в онлайн, «Почта России» — более 30% специалистов, Газпромбанк — более 60%. Среди компаний, которые частично перешли на удаленный режим работы есть «Яндекс», Сбербанк, Mail.ru Group и Тинькофф Банк. Сервис такси Ситимобил перевел на удаленку всех офисных сотрудников.

Студия Олега Чулакова является крупным игроком на рынке digital-услуг. Компания входит в ТОП-10 digital-агентств, работающих с крупнейшими компаниями по версии «Рейтинг Рунета». Многие удаленные процессы выстроены в Студии давно. Поэтому к моменту полного перехода на удаленку компания была готова на 99%.

До того, как отправить всех сотрудников по домам, мы подготовили для них большой документ с принципами работы.

В таком документе описывается:

• Рабочий распорядок: график работы и регулярные утренние планерки
• Правила коммуникации с коллегами
• Основные каналы, где будут проходить встречи и ежедневное общение
• Дресс-код сотрудников
• Правила организации рабочего места

Мы понимали, что дома у людей будет множество отвлекающих факторов. А регламент помог нам построить дисциплину и донести до людей, что работа не изменилась от того, что они теперь сидят дома, нужно также «приходить» на встречи для обсуждения проектов, отвечать на сообщения коллег в течение дня, делать работу в оговоренные сроки.

Кроме того, мы заключили с каждым сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на удаленную работу.

В документ включаются пункты Регламента, а также обязательно прописываются правила о соблюдении сотрудником во время удалённой работы требований по охране труда и пожарной безопасности. Этот документ подтверждает, что на период удаленной работы сотрудник несет полную ответственность за свою личную безопасность и вверенное ему имущество компании. Это помогает сотрудникам более ответственно подходить к рабочему процессу.

Наш набор программ и сервисов такой:

Google Hangouts, Skype и Zoom — для видеосовещаний. Google-Календарь чтобы назначать встречи. В качестве базы знаний и хранилища документов используем Confluence. Для планирования задач и фиксирования затрат времени на каждую, а также для автоматизации бизнес-процессов используем Jira.

Но главное во всех наших сервисах — это их интеграция между собой. Внедрена единая и уникальная экосистема. Почти все системы взаимосвязано работают друг с другом. Например, 1С у нас интегрирован с amoCRM, поэтому полностью налажена система получения доступа к списку контрагентов и списку номенклатуры, отлажена синхронизация счетов и их статусов. В свою очередь, amoCRM, 1С и таск-трекер выгружают данные в единую СУБД, где алгоритмы работают с данными и выводят все ключевые показатели в виде графиков и отчётов в Google Data Studio.

Легче всего перейти полностью на удаленный режим оказалось дизайнерам и разработчикам. Дизайнеры изначально работают в сервисе Figma — который позволяет совместно работать над дизайном проекта в реальном времени. Реже используем Sketch и программы Adobe, потому что с ними тяжелее синхронизировать процесс.

А разработчики были готовы перейти на «удаленку» в любой момент. Проекты они загружают на удалённые сервера через автоматизированные инструменты CI/CD. Свои проекты разворачиваем и масштабируем по технологии контейнеризации на основе Docker. CI/CD процессы реализуются через сконфигурированный Jenkins для тестового окружения и GitLab CI для промышленной доставки. Поэтому для дизайнеров и разработчиков было совершенно неважно, из какого места это всё делать — сидя в офисе или дома.

Всю работу, с клиентами в том числе, мы обсуждаем через мессенджеры и электронную почту. Чтобы работа не простаивала из-за того, что кто-то поздно увидел сообщение, среди сотрудников установили правило, что в рабочее время на сообщения в чатах надо отвечать в течение 15 минут. Так мы еще решаем проблему дискоммуникации. Когда менеджер ставит задачу, ему не ответили, а он по умолчанию думает, что раз написал, значит взяли в работу. Сейчас — если написал, значит тебе должны ответить.

Раньше все вопросы решались в офисе за 2-3 минуты при личном контакте. Теперь этот процесс намного сложнее: вы пишете коллеге, ждете ответ и объясняете проблему. Затем уточняете, правильно ли он все понял. После этого вы планируете созвон, чтобы обсудить тонкости, которые сложно и долго передавать текстом. От такого формата страдает и обратная связь. Удаленный сотрудник не так часто получает комментарии и рекомендации, как от команды, так и от менеджеров.

Решение

Ежедневные 15-минутные обсуждения с командой с помощью сервисов Hangouts Meet или Zoom. В Студии мы проводим утренние онлайн совещания в начале рабочего дня — стендапы, на которых фиксируем задачи на день и корректируем процессы. Специалисты Студии уже оценили утренние стендапы, потому что каждый чувствует свою значимость в общем процессе и получает необходимое внимание.

Также мы разработали регламент коммуникации во время дня. Специалисты должны быть на связи с начала и до конца рабочего дня, отвечать на сообщения и запросы не дольше 15 минут, а также выглядеть опрятно, потому что в любой момент может возникнуть необходимость выйти на связь с клиентом или командой в формате видеочата.

Сотрудники на удаленке часто лишены неформального общения, которое обычно происходит в офисе, а ведь оно сильно укрепляет межличностные отношения и взаимопонимание в команде. Вдобавок есть люди, которые тяжело переносят социальную изоляцию.

Решение

Воссоздать офисную обстановку онлайн. Специалисты Студии привыкли работать в опенспейсе, где все могут общаться друг с другом, не покидая рабочих мест. Наш рекламный юнит предложил воссоздать привычную атмосферу в условиях карантина. В этом помог сервис Discord, который помогает смоделировать виртуальный офис. В нем можно настраивать приватные и общие голосовые и видеочаты, создавать комнаты для общения и демонстрировать свой экран, при необходимости.С помощью Discord сотрудники Студии общаются с коллегами так же комфортно, как в офисе. Как говорят сами сотрудники, это помогает воссоздать атмосферу будто все по прежнему работают за одним столом.

Чтобы избежать хаоса в голосовых чатах, мы создали отдельные каналы по клиентам, а для неформального общения в перерывах настроили специальную переговорную комнату.

В удаленном режиме тяжело получать актуальные статусы по проектам, над которыми трудится большое количество людей.

Решение

Использовать инструменты для регулярной постановки задач, а также для отслеживания их выполнения. В Студии все специалисты фиксируют техзадания и ход выполнения задач в удобных таск-менеджерах Jira и AmoCRM. Доступ всех участников команды к единой базе помогает легко оценить статус проекта и затраченное время.

Раньше можно было подойти к сотруднику и быстро узнать необходимое. Теперь нужно связаться с несколькими людьми и выяснить, кто владеет нужной информацией. Затем спланировать созвон и узнать детали. Или с ужасом обнаружить, что коллега не в курсе ситуации.

Решение

Использовать единую платформу совместного пользования информацией. Для этого специалисты Студии пользуются сервисами — Confluence, Figma, Jira. В Confluence хранится большая база руководств для специалистов, Figma — удобный сервис для совместных работ по дизайну и макетам сайтов, а Jira — функциональный таск-менеджер.

Зачастую во время работы из дома сложно сосредоточиться: специалистов постоянно отвлекают, график сдвигается и работа переезжает на вечер. В итоге почти вся команда работает сутками напролет.

Решение

Специалисту следует организовать рабочее пространство дома и взять за правило: работать только там, и там — только работать. Некоторые надевают одежду для офиса или обувь, а в перерывах меняют их на домашние. Кто-то меняет не только обувь и экраны рабочего стола, но даже кружку и другие бытовые мелочи. Словом, проводит четкую границу между рабочим и личным.

Привычные рабочие процессы в условиях офиса теперь нужно воссоздавать с помощью большого количества новых программ, в которых сложно разобраться и легко запутаться.

Решение

Наверняка вы заметили, что сервисы для решений различных задач часто повторяются. Мы считаем, что использование ограниченного числа программ помогает сэкономить силы и правильно организовать рабочий процесс. Попытка внедрить множество разных сервисов просто деморализует сотрудников и замедляет рабочий процесс, а с ним и его эффективность.

Не паниковать и проявить гибкость при переходе на новый формат. Определить плюсы и минусы работы на удаленке и донести их до сотрудников. Ведь далеко не все привыкли работать удаленно, и у многих специалистов могут возникнуть сложности в адаптации.

Прежде всего следует принять и освоить новую систему, чтобы вдохновить личным примером. Основная цель специалистов HR — усилить компетенции сотрудников во времена резких изменений в рабочих процессах и помочь в адаптации к новым форматам.

Следить за ситуацией и быстро реагировать на изменения в процессах. Поддерживать специалистов и оптимизировать онлайн-коммуникацию. Далеко не для всех сотрудников работа в удаленном режиме — знакомый опыт. Также следует регулярно проводить опросы и корректировать некоторые процессы в зависимости от пожеланий и тенденций в команде.

Сейчас время возможностей и бесплатной полезной информации. Пора заняться образованием, на которое не хватало времени. Руководители юнитов Студии помогают всестороннему развитию своих команд, ведь в свободное время занимаются прокачкой скилов: посещают бесплатные конференции, проходят курсы по повышению квалификации, и все это — не выходя из дома.

Когда в коллективе дружеская атмосфера, сложно резко перейти на самоизоляцию. Людям не хватает общения и новых знакомств, ведь Студия не прекращает принимать на работу новых специалистов. В этом случае нам помогают программы, объединяющие коллектив.

Раз в неделю в Студии проводятся тимбилдинги для всей команды: от джунов до руководителей. Наша HR-служба готовит интересные задания, в которых каждый может проявить себя. Здесь большую роль играют софт-скилз: креативность, скорость и внимательность. Каждый участник получает один балл за правильно выполненное задание. Первые три участника с максимальным количеством баллов получают подарки от Студии. Мы, например, решили поддержать бизнесы из сферы HoReCa, поэтому в качестве призов коллеги получают пиццу из Додо Пицца и.т.д. Тимбилдинги помогают сплотить команду и формируют навыки решения задач сообща.

Мы сейчас понимаем, что благодаря тому, что изначально подготовили почву для удалённой работы, переход для нас оказался практически безболезненным. Более того, по словам самих сотрудников, они даже сплотились, стали чаще общаться и регулярно показывать статусы своих задач, чтобы не потерять связь с проектом.

Будем рады, если наши советы помогут сформировать эффективный процесс удаленной работы в ваших компаний и вы, также как и мы, вместо плана на выживания будете ставить перед собой амбициозные цели по росту и развитию.