Как мы перевели всю компанию на удалёнку. Советы на будущее

Когда грянул коронавирус, и стало понятно, что ситуация серьёзная, вся компания Arenadata в полном составе и в кратчайшие сроки перешла на удалённую работу. Делимся опытом: возможно, после того, как Covid-19 перестанет сотрясать мир, наши советы окажутся вам полезны. Особенно, если ваша компания из ИТ.

Поскольку Arenadata by design распределённая компания, у нас уже давно были эффективно отработаны методики и инструменты удалённой работы. Поэтому мы воспользовались превентивными мерами в целях заботы о здоровье сотрудников: за неделю до того, как большинство компаний начало переходить на удалённую работу, стали работать из дома. Первыми на этот формат перешли подразделения технической поддержки и разработки. За тестовую неделю нам стало понятно, что решение о дистанционной организации труда было принято верно, поэтому на удалённую работу перешли и все остальные сотрудники Arenadata.

А теперь давайте рассмотрим подробнее, как проходил процесс по подразделениям, кому организация работы из дома далась проще, а кого, при первой же возможности, мы постараемся вернуть в офис.

Arenadata, как передовая ИТ-компания, всегда была лояльна к дистанционной работе. Этому способствовал как гибкий график — кто-то может начать рабочий день в 9 утра, кто-то приехать в офис к полудню, а кто-то и вовсе день-два в неделю трудиться из дома, так и наличие сотрудников, работающих удалённо из регионов, расположенных в разных часовых поясах.

Например, в компании существует практика тестового задания, которое получает специалист в рамках прохождения собеседования. Помимо оценки качества его исполнения, внимание уделяется и тому, насколько самостоятельно соискатель его выполняет, как много и какие вопросы задаёт.

После успешного прохождения собеседования начинается процесс адаптации, который построен таким образом, что сотруднику не требуется постоянного присутствия в офисе. Так, даже команда может познакомиться с новым коллегой удалённо: в этом помогает мини-интервью, которое мы обязательно проводим с каждым пришедшим в Arenadata человеком. Кроме того, на протяжении испытательного срока новый сотрудник, его руководитель и HR-менеджер участвуют в ежемесячных чекапах. В их рамках анализируется, на каком этапе находятся поставленные задачи, успешно ли они выполняются, возникают ли какие-то трудности. Комфортной адаптации способствует и то, что у каждого нового сотрудника есть чёткий список заданий на испытательный срок, а также понимание, как его будут оценивать.

Общение один на один с руководителем продолжается и на протяжении всей работы в компании. Даже если человек работает удалённо, он регулярно созванивается с лидером своей команды для снятия каких-то рисков, понимания приоритетных задач, обсуждение около рабочих вопросов.

Также мы стараемся сохранять командный дух с помощью нерабочих коммуникаций:

• В нашем корпоративном мессенджере созданы как рабочие, так и тематические каналы, где можно просто поболтать, посмеяться, поделиться чем-то полезным;
• Мы организуем quiz-турниры — это такая интеллектуальная командная викторина. Их легко проводить удалённо, используя сервисы видеоконференций;
  
• Очень многие наши коллеги интересуются компьютерными играми. До введения режима самоизоляции они собирались в компьютерном клубе, а теперь к их команде может подключиться каждый желающий сотрудник и в нерабочее время поучаствовать в совместных забегах.
  

Разработка продуктов Arenadata изначально при создании компании подразумевала возможность удалённой работы. В целом специфику такого подхода можно разделить на несколько факторов:

• Физическая возможность сотрудника работать из дома. Здесь речь идёт о личных обстоятельствах, повлиять на которые мы никак не можем. Например, отдельное помещение, стационарное место, отсутствие отвлекающих факторов. Как показывает практика, лишь у 50% людей созданы условия, позволяющие работать удалённо.
• Характер сотрудника. Далеко не каждый человек готов работать из дома. Некоторые люди воспринимают такой формат как расслабляющий фактор, и им нужно находиться в офисе, чтобы держать себя в тонусе. На этот пункт мы тоже повлиять никак не можем. Именно поэтому для компании, которая осуществляет деятельность только удалённо, требуется специальный подход в наборе людей.
  
• Личное оборудование и удалённые сервисы. Arenadata никогда не использовала системные блоки и подобное тяжёлое оборудование. Даже те сотрудники, которые до введения самоизоляции работали только из офиса, используют ноутбуки. И когда нам потребовалось максимально быстро перевести всех на удалённую работу, это очень помогло. А если учитывать современную цену на ноутбуки и комплектующие, использование именно их оправдано для любой компании. Мы активно применяем разнообразные удалённые и облачные сервисы (виртуалки, CI/CD, удалённые площадки с оборудованием). Поэтому рабочее место разработчика не требует сверхвысокой производительности и появляется возможность использовать ноутбук как лёгкий терминал.
  
• Техническая доступность сервисов. Для любой ИТ-компании сейчас уже считается нормой использовать облачные сервисы, особенно коммуникационные. Для нас это было особенно важно, так как Arenadata — распределённая компания, у которой есть сотрудники, работающие удалённо из разных регионов. Мы предпочли для себя G Suite, содержащий систему для удалённых телеконференций Google Hangouts Meet. Этот сервис не подойдёт для больших компаний, так как содержит ограничение на 100+ человек. Но они могут воспользоваться Cisco Webex, Zoom. Ещё одну важную роль для нас играет чат: мы используем Slack.
  
• Внутренние ресурсы. У ИТ-компании обязательно должны быть сервисы, воспользоваться которыми невозможно с улицы. В нашем случае это разнообразные виртуальные машины, многочисленные виртуальные кластеры, железо, CI/CD системы и другие сервисы. Для того, чтобы пользоваться ими удалённо, мы используем VPN. Подобные технологии существуют, например, на базе продуктов Microsoft, Cisco. Но мы предпочли OpenVPN. Это бесплатная технология, она легко масштабируется, отсутствует проблема лицензирования. И перевод всех сотрудников на удалённую работу — лишь вопрос использования вычислительных ресурсов. Нам даже не пришлось их увеличивать. Но для больших компаний этот сервис неудобен, обычно они предпочитают технологии от Cisco.
  

Отметим, что для удалённой работы системы разработки должны быть максимально автоматизированы. Поэтому CI/CD-система в этом случае носит критичный характер. Плюс потребуется единая система управления исходным кодом, желательно, чтобы она была облачной. Например, мы используем GitHub, поэтому каждый наш сотрудник из любой точки мира может писать код и отправлять его в GitHub. В целом, любая современная ИТ-компания легко переходит на удалёную работу.

Техподдержка Arenadata и раньше частично функционировала удалённо. Это касалось дежурной смены, работающей по установленному графику. Она взаимодействует с клиентами через специальную систему, в которой те круглосуточно размещают свои обращения. Вторая линия поддержки, постоянно работавшая в офисе, перешла на дистанционный формат.

Раньше специалисты техподдержки собирались для формирования еженедельного статуса по работе над обращениями, а вся остальная коммуникация происходила или очно в офисе, или в корпоративном мессенджере, или по видеосвязи. В рамках удалённой работы такие обсуждения стали ежедневными для поддержания единого информационного пространства в режиме физической изолированности друг от друга. Кроме того, происходит операционный созвон по критическим ситуациям. Аналогично оперативно сотрудники общаются с заказчиками.

Обычно считается, что менеджер по продажам должен быть в поле, проводя свой день не в офисе, а на встречах с потенциальными и действующим клиентами. Однако наши сотрудники отдела продаж перестроились на удалённую работу молниеносно, и она не сказалась на их эффективности.

Если говорить про общение с потенциальными клиентами, то тут всё зависит не от фактических неудобств, а от стереотипов. Например, некоторые люди уверены, что нужно обязательно встретиться очно, чтобы друг на друга посмотреть. Но это вопрос времени: когда-то пугал телефон, теперь опасения вызывают онлайн-встречи.

Продакт-менеджеры продолжают активно работать с клиентами: ведь именно они являются связующим звеном между заказчиками и разработкой. Задачи эти специалисты получают либо от техподдержки, либо по итогам личного общения с клиентами, которое стало вестись удалённо.

Сотрудники отдела маркетинга без проблем перешли на удалённый формат работы. Поддерживая постоянную коммуникацию в корпоративном мессенджере, они создали доску на сервисе Trello, которая помогает отслеживать статус выполняемых задач. Если нужна информация от коллег из других отделов, маркетологи и пиарщики связываются с ними посредством аудио- или видеоконференций.

Заботясь как о здоровье собственных сотрудников, так и о клиентах, мы перевели обучение по нашим продуктам на дистанционный формат. В программе ничего не изменилось: сохранилось общение с преподавателем, проведение лабораторных работ, прохождение финального экзамена. Слушатели получают знания в полном объёме, но могут сделать это в удалённом режиме с рабочего или домашнего компьютера.

Единственным отделом в нашей компании, который столкнулся со значительными неудобствами при переходе на удалённую работу, оказался финансовый департамент. Причинами стала завязка сотрудников на бэк-офис и большое количество первичных документов, проходящих через них.

В рамках нашей компании пришлось построить сложную цепочку аккумуляции и передачи документов лицам, имеющим право подписи. Но всё равно не удалось полностью перевести сотрудников финансового отдела на удалённую работу: им приходится по очереди приезжать в офис, чтобы получить нужные документы и организовать их дальнейшее включение в процесс.

Мы подготовили несколько советов для компаний, которые в перспективе хотели бы перевести всю или часть работы на удалённый формат.

• Поддерживайте командный дух и организовывайте возможность живой коммуникации как по рабочим, так и вне рабочим вопросам. Это важно для того, чтобы не возникало чувство разобщённости и сохранялось прозрачное эмоциональное подкрепление. Например, если вы организуете видеоконференции или даже небольшие созвоны, то лучше, чтобы собеседники могли видеть друг друга.
• Важно набирать в команду людей с высокими навыками самоорганизации и умением планировать своё рабочее время.
  
• Заблаговременно решите проблемы в части эффективности встреч и коммуникаций, так как они крайне обостряются в рамках удалённой работы. Вам понадобится либо руководитель проектов, либо человек, который будет направлять коллег во время встречи, фиксировать её результаты.
  
• Проводите ежедневные коммуникации внутри одного отдела и еженедельные meet-up между отделами. В таком случае сохранится осведомлённость всех сотрудников о текущих и планируемых проектах.