С 30 марта 90 % сотрудников IT-компании и оператора фискальных данных «Такском» работают удалённо. Качество и скорость обслуживания абонентов не снизились. Делимся собственным опытом.
Подготовились заранее
Наблюдая влияние коронавируса на деловую активность в Китае и в Европе, «Такском» начал тестировать и налаживать удалённую деятельность, в первую очередь, IT-специалистов.
Когда 6 марта в России выявили семь первых заражений коронавирусом, компания стала настраивать и проверять дистанционную работу сервисных отделов обслуживания абонентов – действующих и новых.
В середине марта, в режиме повышенной нагрузки тестировались серверы и внутренние IT-системы обработки заявок, линии онлайн- и телефонной поддержки клиентов.
За четыре дня 200 операторов контакт-центра переведены на работу из дома. Качество и скорость обслуживания абонентов не снизились.
Перевод из офиса домой – без ущерба делу
Предвидя возможные ограничения, «Такском» заблаговременно подготовил персонал офисов к работе дома. Системные администраторы написали подробные инструкции по установке и настройке служебных программ на домашних компьютерах. После, по защищённым каналам, подключили сотрудников к локальным серверам и к рабочим базам данных.
Переход на удалённый режим «Такскому» облегчили его собственные IT-продукты – программы электронного документооборота.
Сегодня компания работает в обычном круглосуточном графике. Как прежде, несмотря на режим ограничения перемещений. Услуги и сервисы предоставляются абонентам в полном объёме.
Совещания и летучки идут по расписанию – только в онлайн-режиме.
Совместный труд команд продолжается в общих чатах.
Для защиты здоровья работающих в офисе сотрудников (10 % штата), помещения регулярно дезинфицируются и проветриваются. Систематически протираются ручки дверей и кнопки лифтов.
Забота о клиентах и соблюдение закона
Чтобы абоненты «Такскома» оставались дома и не приезжали в офис, максимум услуг компании стал доступен удалённо. Когда же сверка паспорта и ряда документов необходимы, менеджеры «Такскома» сами едут к клиентам.
Компания перераспределила и обучила часть действующих сотрудников для увеличения состава выездных менеджеров. Для них закупили маски, перчатки, антисептики. Бумажные документы перед отправкой клиентам обеззараживают ультрафиолетом. Чтобы мерить температуру персонала в начале рабочего дня, приобрели бесконтактные термометры.
Выездным менеджерам и немногочисленным сотрудникам офиса оформлены требуемые властями пропуски для передвижения по городу.
Взаимовыручка бизнеса для бизнеса
Для простого перехода на удалённую работу «Такском» выпустил ряд эффективных продуктов электронного документооборота, дистанционного управления бизнесом и онлайн-отчётности в госорганы. Бесплатно пользоваться этими сервисами может каждый – один месяц или до 31 мая – в зависимости от выбранного софта.
Компания продолжает вебинары с участием экспертов. К постоянным темам о бухгалтерии, финансах и отчётности добавились разъяснения об особенностях работы бизнеса в удалённом режиме.
Непрерывное информирование клиентов
Пресс-служба «Такскома» постоянно сообщает абонентам об изменениях работы компании в Москве и регионах. В соцсетях и на сайте публикуются актуальные новости о мерах помощи бизнесу, о сдвигах сроков сдачи отчётности, о свежих изменениях законодательства в части кадрового делопроизводства и системы маркировки товаров.
Перспективы
Новый вирус – не первый в истории планеты. И не самый опасный. После него жизнь и работа продолжатся.
Сейчас компания «Такском» готовится выпускать электронные подписи согласно новым поправкам в закон № 63-ФЗ «Об электронных подписях», вступающим в силу с 1 июля 2020 года.