📉Отчет тормозит и зависает? Как уменьшить размер документа и ускорить его работу? 5 рабочих способов

Есть у моих коллег такой рабочий файл с годовым бюджетом, который грузится несколько минут перед тем, как откроется😬 из-за большого количества формул, вкладок, сводных таблиц, условных форматов и пр. Он много весит, тормозит и медленно работает, жуть.

Какие есть варианты уменьшения размера документа и ускорения его работы?

5 рабочих способов:

1Уменьшим размер диапазона на листе.

Самая частая проблема увеличения размера файла и его торможения - это большой диапазон данных, который, возможно, вами даже и не используется.

Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+End», и вы попадете на последнюю ячейку, которую использует Excel. Если она явно за пределами ваших данных, то лишние строки и столбцы можно удалить.

Для этого:

✔Встаем на пустую ячейку ниже вашей таблицы и нажимаем «Ctrl+Shift+End».

Excel выделит все лишние строки. Удаляем эти строки «Ctrl+знак минус».

✔То же самое повторяем и для столбцов. Сохраняем документ.

2 Проверим наличие лишних объектов.

Когда вы копируете данные их разных программ, вместе с нужными данными копируются объекты (фигуры, картинки).

✔Проверить наличие лишних объектов можно так: нажимаем кнопку "Найти и выделить», далее "Область выделения». Вы увидите список всех фигур и картинок.

✔Для удаления всех объектов нажимаем на пункт "Выделить группу ячеек" и выбираем «Объекты».

3Не увлекаться условным форматированием.

Я очень положительно отношусь к условному форматированию, часто использую в своих отчетах для наглядности и акцента на важные цифры.

Но не стоит заниматься слишком сильным «украшательством» ячеек. Т.к. излишнее УФ и формулы в нем, которые часто пересчитываются, негативно влияют на скорость работы файла. Поэтому смело удаляем все лишние условные форматы.

✔Для просмотра всех правил УФ на листе и их удаления нажимаем на вкладке "Главная" кнопку "Условное форматирование" далее "Управление правилами».

✔Выбираем весь лист, отмечаем лишнее правило и удаляем его.

4В файле много сводных таблиц? Уменьшим их размер.

Неплохой вариант для уменьшения размера файла - отключить в нем хранение данных для сводных таблиц.

✔Для отключения встаем на любую ячейку сводной таблицы, правой копкой мыши выбираем «Параметры сводной таблицы» и на вкладке «Данные» снимаем галочку с пункта «Сохранять исходные данные вместе с файлом».

5Файл тормозит из-за формул.

Если много формул в вашем отчете, и он ужасно тормозит и даже зависает, когда все эти формулы постоянно пересчитываются, то имеет смысл отключить автоматический расчет формул.

✔Для отключения на вкладке «Формулы» нажимаем «Параметры вычислений» и выбираем пункт «Вручную».

Для обновления вручную необходимо будем нажимать кнопку F9.

✔А некоторые лишние формулы, если это возможно, стоит и вовсе заменить на значения, что сразу уменьшит размер всего файла.

✅Но имейте в виду, что если в вашем отчете много диаграмм, условного форматирования, сложных сводных таблиц и формул, то после этих операций ваш документ все равно может много весить и медленно работать.

В этом случае имеет смысл подумать над оптимизацией и упрощением вашего рабочего файла⤵