На своей волне: наш опыт организации корпоратива в формате онлайн-видео-радио

Впереди праздник влюблённых, День защитника Отечества, 8 марта, а это значит, что большинству компаний снова придется придумывать активности для сотрудников. Конечно, можно обойтись доставкой вина и digital-валентинкой. Можно устроить онлайн-мастер-класс по изготовлению носков и мыла ручной работы. Но что делать тем, кому это всё уже приелось?

В этой статье мы хотим рассказать, как делали новогодний онлайн-корпоратив. Не будем скромничать — у нас получилось действительно крутое мероприятие, которое отлично «зашло» сотрудникам. И возможно, наш опыт будет полезен другим компаниям в преддверии февральско-мартовской праздничной горячки. А тех, кто вдохновится идеей, в конце ждёт приятный бонус: заготовки для конкурсов, которые сэкономят вам время и нервы :)

Но вначале — предыстория, которая объяснит, почему у каждого из организаторов новогоднего корпората была настоящая паника. Все предыдущие мероприятия (а их было как минимум четыре в год) мы отмечали с размахом. Катались на лыжах на курорте «Игора», приглашали IOWA и группу «Звери», устраивали костюмированные вечеринки и файер-шоу. А потом случилось сами знаете что...

Но мы-то помнили, как было круто, и поэтому в сентябре 2020 года, на дне рождения компании, решили не опускать планку и снова пригласили звёзд. Познакомили их с компанией и её деятельностью, вместе разработали сценарий «онлайн-движухи». Всем сотрудникам мы развезли мерч и наборы «отпраздновать и закусить за просмотром шоу».

Но такой формат совсем не зашёл нашим ребятам. Ошибка была в том, что мы пригласили ведущих, которые ничего не понимают в разработке, не знают, чем живёт наша компания, не умеют шутить на специфичные темы и не понимают смысла внутренних мемасиков.

Стоимость корпоратива обошлась нам почти в двадцать тысяч рублей на человека, позитивных отзывов было катастрофически мало, а карму HR и админ команд пришлось чистить ещё пару месяцев. И дело не в том, что гости не такие, просто наши сотрудники соскучились по коллегам и inside jokes, а мы вынудили их смотреть на селебрити, которые уже завтра забудут, какую именно компанию поздравляли с днём рождения.

Памятуя об этом негативном опыте, на Новый год мы не планировали устраивать ничего кроме онлайн-мастер-класса по изготовлению ёлки. Однако душа требовала движухи и ламповости, и мы всё же решили рискнуть.

Итак, 25 декабря 2020 года мы провели онлайн-корпоратив без бюджета. «Без бюджета» — это не потому, что нашей целью было сэкономить, а просто так вышло. Вы всегда можете добавить «бюджета», если захотите :)

Учитывая опыт предыдущего корпоратива, нашими задачами было:

• Сделать ламповый и добрый корпорат, которым не хочется делиться с посторонними.
• Избежать формата «только просмотр», вовлечь как можно больше сотрудников, организовать движ и коммуникацию.
• Использовать по максимуму всё, что нас объединяет: шутки, традиции, легенды компании.

Исходя из задач, мы решили, что наш новогодний корпоратив:

• Будут вести Саша и Маша, позитивные, открытые и знакомые всем сотрудники-старожилы.
• Будет проходить в прямом эфире, закрыто, на нашей внутренней самописной платформе, которая позволяет чатиться и передавать приветы в студию и «забирает» видеострим из YouTube.
• Будет содержать множество конкурсов, шуток и активностей, ориентированных на сотрудников.

Мы решили, что самый подходящий под все вводные формат — радио. Точнее, радио с видеотрансляцией, потому что так можно дать людям больше эмоций.

Приступили к реализации: начали продумывать программу и рубрики. После парочки Zoom-созвонов программа нашего новогоднего онлайн-радио выглядела так:

Теперь расскажем, как это всё реализовать.

Мы договорились с подрядчиками о производстве финального ролика, в котором собрали все самые яркие моменты 2020 года. Также подготовили короткий зацикленный анимированный ролик, на который затем наложили музыку, и включали его в эфире во время музыкальной паузы.

В одной из предшествующих активностей мы попросили коллег снять видеопоздравление для компании. Поэтому у нас в запасе имелось 3 крутых видео, которые мы также включали во время эфира.

Наша коллега Яна вместе со своей бандой подготовила джинглы для каждой рубрики и основной джингл нашего радио: его можно послушать прямо здесь и сейчас :)

Одной из рубрик нашего радио была «Новости компании». Чтобы собрать контент, мы запустили анкету (Google-форму), в которой попросили наших ребят рассказать, что интересного у них произошло за 2020 год.

В этой же анкете мы попросили их рассказать о самом ужасном и самом крутом подарке на Новый год. С авторами самых интересных историй мы заранее связались и договорились о том, что они расскажут свои истории в прямом эфире в рубрике Girls and Boys Time.

Чтобы стимулировать сотрудников отвечать, мы пообещали 2 маны (2 единицы нашей корпоративной валюты) за самые интересные ответы. В итоге удалось собрать более 50 ответов, так что контент для двух рубрик был обеспечен.

Помимо этого в анкете мы попросили ребят поделиться самыми любимыми новогодними треками и выбрали самые популярные для использования в качестве музыкальных пауз на нашем радио.

Мы продумали и подготовили наполнение конкурсов: слова для «Шляпы», десятисекундные нарезки фильмов и треков для «Угадайки», цитаты и варианты ответов для «Угадай автора» (да, мы не сильно запаривались с названием конкурсов).

Просчитали количество участников для каждого конкурса и сумму вознаграждения победителям в виде маны.

Расписали тексты для ведущих: примерные диалоги, шутки, переходы по рубрикам.

Для рубрик с приглашёнными «гостями» мы тоже подготовили тексты, но некоторые гости пришли со своим, а другие переписали тексты под себя. И итоге получилось даже круче, чем было задумано.

Подготовили фоны для приглашённых гостей, аватарки организаторов для Zoom-конференции и анонс события.

Подготовили страничку под мероприятие на нашей собственной платформе, которую мы обычно используем для онлайн-активностей вроде хакатонов и марафонов. На страничке располагались: трансляция эфира, чат, и две кнопки: «Передать привет» и ZOOM.

«Передать привет» — для тех, кто хочет передать привет коллеге в эфире через ведущих. Сообщения падали в отдельный чатик в Slack и передавались организаторами ведущим. ZOOM — подключение к Zoom-конференции для участия в конкурсах.

Протестировали трансляцию Zoom-конференции на YouTube: всё работало. Видеотрансляция на нашей платформе, которая «забирала» видео с YouTube, тоже работала — с небольшой задержкой, но нас это не очень беспокоило.

Провели тестовый эфир из переговорки в офисе, настроили камеру и микрофоны, облагородили пространство. Пришли к такой схеме:

• Один компьютер нужен для трансляции конференции на YouTube (дальше происходит магия, и видео появляется на нашей платформе).
• Второй — у ведущих, с подключенной камерой и микрофоном.
• Третий — для включения звуков: джинглов, нарезки для конкурса «Угадайка», сигналов правильного и неправильного ответа. Это было реализовано через трансляцию аудио в Zoom.
• Четвёртый — для включения видео: музыкальных пауз, видеопоздравлений, финального ролика.
• Пятый — для закрепления нужных окошек в конференции.

Таким образом, помимо ведущих в нашей конференции сидели: включатель звуков, включатель видео, закрепитель окошек и стример на YouTube.

Ещё один человек должен был считать результаты конкурсов и оперативно передавать их ведущим (хотя наши и сами справлялись с подсчётами). И ещё один — отвечать на вопросы в чатах, следить за эфиром и таймингом.

Наверное, эту схему можно было бы как-то оптимизировать, но мы решили подумать об этом в следующий раз. К тому же получился классный тимбилдинг для команды организаторов, которые с момента начала карантина ни разу не собирались в таком составе! Было круто, и мы в очередной раз проверили на себе мудрость кота Матроскина о том, что «совместный труд объединяет».

И мы провели эфир.

Нашим сотрудникам очень понравилось мероприятие:

А мы вдохновились на ещё один заход в феврале.

Напоследок хотим кратко рассказать, где мы облажались, а где были молодцами — чтобы вы не повторяли наших ошибок и были во всеоружии.

Ну а если вам понравилась идея, и вы пока не придумали, как праздновать предстоящие праздники, — у нас для вас кое-что есть :) По ссылке вы найдёте то, что сможет сэкономить вам несколько часов — наши заготовки для конкурсов: нарезки из фильмов, джинглы для различных рубрик, треки и цитаты с вариантами ответов.

Будем рады советам и свежим идеям и с удовольствием ответим на вопросы! :)