Когда пандемия начала стихать (или мы все к ней просто адаптировались) и стало можно вернуться в офис, многие обнаружили, что работать из дома удобнее. Перед сложным выбором встали компании, арендующие офисы: невозможно полностью отказаться от помещения для сбора команды и встреч с клиентами, но и платить за пустые стулья не хочется.
Мы – digital-агентство Deasign родом из Швеции. У наших основателей мы взяли всё лучшее: чёткие процессы, готовность к изменениям и ответственность каждого члена команды за свою работу.
Реализуя шведский подход к работе digital-агентств в России, мы решили узнать, как обстоят дела с организацией офисного пространства у наших коллег из Стокгольма. Мария Бендрик, бизнес юнит менеджер агентства Fröjd, рассказала про выбор нового помещения для команды со свободным графиком и обустройство офиса под новые реалии.
Внутренний бриф для будущего офиса включал несколько ключевых моментов, которые важно было учесть:
· Хорошее состояние офиса, не требующее большого количества переделок и вложений.
· Центральное расположение, чтобы коллегам и клиентам было удобно добираться на встречи.
· Многофункциональность и адаптивность под любую задачу.
· Сохранение творческой среды для ежедневного вдохновения.
«До начала пандемии мы снимали офис почти в 800 метров на команду из 40 человек. К осени договор истекал, и мы решили искать новое помещение. Им стал свежеотремонтированный офис в историческом центре, но меньше в три раза: его площадь – 260 метров».
Еще во время поиска помещения, среди сотрудников провели опрос о необходимости наличия офиса и пожеланий по его устройству. По результатам оказалось, что для всех оптимально посещать офис 2-3 раза в неделю. Полностью отказаться от поездок в офис не готов никто: команда отметила, что дома не всегда есть подходящее место для работы, тишина, нужная техника и, конечно, недостает живого общения с коллегами.
График каждого члена команды стал гибким: кто-то продолжил работать из дома и приходить только на внутренние собрания или встречи с клиентами, а кому-то оказалось комфортным приезжать ежедневно.
В итоге в новом офисе рассадка стала свободной, что позволило сэкономить пространство. Мебель, оставшуюся после переезда, использовали для обустройства рабочих мест тем, кто остается дома.
«Ни у кого из нас нет закрепленного рабочего места. Каждый может сесть там, где ему будет комфортнее: в лобби, в небольшой переговорной, в конференц-зале или даже в холле. Мы сделали все пространство практичным и уютным, поэтому ни у кого нет желания обживать какой-то конкретный стол».
Всего в офисе 6 комнат и холл: каждое помещение продумывалось таким образом, чтобы помимо его основной функции здесь можно было комфортно работать.
Составляющие офиса
Лобби – любимое место команды. Здесь находится мини-кухня, несколько диванов и шкафчики для хранения вещей. Основные функции этой зоны – отдых и проведение внутренних неформальных встреч.
Есть два помещения, напоминающие классический офис с длинными столами и перегородками, – сюда приходят для большего погружения в работу.
Важным моментом в планировании офиса было создание конференц-зала: встречи с клиентами и переговоры все чаще проходят в онлайн-режиме, поэтому к привычному прямоугольному столу для переговоров добавилась система видеоконференцсвязи с камерой Ultra-HD.
Две небольшие комнаты для переговоров самые минималистичные. Они рассчитаны на 4-6 человек одновременно и часто используются теми, кому важно сосредоточиться на каком-то рабочем процессе и уединиться.
«Мы хотели задействовать каждый метр, поэтому даже в холле есть переговорная будка и небольшой стол с креслами. Также здесь мы разместили шкафчики для хранения техники и канцелярии».
Детали
Глобально прошлый год принес два главных тренда. Тенденция цифровизации усилилась благодаря всеобщему карантину, поэтому помимо уже таких обыденных вещей для современного офиса, как быстрый интернет, встроенные умные розетки и высокое качество веб-камер, появились нововведения.
«Новым для нас стало появление PodBooth – небольших прозрачных капсул со звукоизоляцией. Они занимают мало место, и мы расположили их в нескольких помещениях. Теперь проблема zoom-созвонов в тишине решена навсегда».
Вторым важным акцентов в работе стало большее внимание здоровью, которая не ограничивается увеличенным личным пространством и частым мытьем рук. В новом офисе Fröjd практически все столы в офисе высокие, а стулья с подъемным механизмом, чтобы можно было работать не только сидя, но и в более полезном положении – стоя.
Что в итоге?
После ремонта не все сотрудники смогли оценить удобство и красоту нового офиса: для них подготовили презентацию с подробным рассказом о функционале и дизайнерских решениях пространства.
Сделав ставку на адаптивность небольшого пространства, наши шведские коллеги в очередной раз продемонстрировали гениальность философии «lagom», подразумевающей, что всего должно быть в меру.
Не нужно отказываться от просторных помещений и не иметь возможности собирать всю команду одновременно, как и жестко делить помещения по функциям – такой подход устарел. Конференц-зал или небольшая переговорка не должны пустовать в дни свободные от встреч, а легко превращаться в комфортное место для ежедневной работы.
Практичный офис в 2021 году – это офис-конструктор, который можно пересобирать под любой формат.